PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL:

• Facilitar la trazabilidad a los documentos.

• Organizar los documentos de acuerdo a su importancia

• Optimizar el tiempo en el manejo de estos.

• Facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacios.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

INTRODUCCION

El papel del administrador documental en la empresa donde laboro y yo diría que en toda organización es fundamental para mantenerse en el negocio, de la manera como la una compañía controle, conserve, organice, administre, asegure y centralice su documentación estará o no preparada para los retos que tenga que afrontar debido a la competencia ó las necesidades del cliente.

DESARROLLO

En la empresa donde laboro no hay un único administrador documental ya que son procesos independientes pero que llevan a un fin común que es el de hacer un producto con un alto índice de responsabilidad y calidad, ya que nuestros clientes finales muchas veces no tienen la opción de elegir; nuestro producto son bolsas para suero y sangre humana.

En la elaboración de nuestro producto es fundamental el buen manejo que le demos a nuestra documentación, porque esto nos permite conservar la memoria de cada uno de nuestros procesos y de esta manera optimizar los esfuerzos, tiempo, espacios físicos, recurso humano, entre otros.

También nos sirve de material de consulta para futuras tomas de decisiones acertadas, a la vez que incrementa la eficiencia organizacional.

Como ya lo mencione aunque nuestra organización no tiene un único administrador documental si tenemos un proceso identificado como Dirección de Gestión de la Calidad, que es el que se encarga de controlar y verificar los estándares de calidad en cada uno de los procesos que intervienen en la fabricación de nuestro producto, de igual forma es el que suministra las directrices para la organización, con todo lo que tiene que ver con la documentación tales como procedimientos, registros, instructivos, etiquetas, fichas técnicas, entre otros, estas directrices son tomadas a partir de las auditorías internas, auditorias por parte de nuestros clientes, auditorias de entidades certificadoras, y la norma ISO 9001-2008.

Por lo mencionado anteriormente nuestra documentación no solamente debe cumplir y estar al día con los procesos internos sino también con los reglamentarios que exigen las autoridades correspondientes de salud, gubernamentales y extranjeras cuando se exporta, por tal motivo cada persona que labora en nuestra organización e interviene en los procesos de fabricación de la bolsa, es una especie de mini administrador documental ya que debe ser consciente que tiene diligenciar, organizar, proteger y almacenar los documentos que manipula durante su turno de trabajo, esta toma de conciencia al personal se hace a través de capacitaciones y sensibilización del mismo, ya que nuestro producto es utilizado para salvar vidas.

CONCLUSION

Si queremos tener empresas competitivas no solo basta con tener tecnología de punta, infraestructura adecuada, personal capacitado y comprometido en las tareas asignadas, si no que se debe invertir tiempo y recursos en una muy buena administración documental ya que esto nos permite avanzar de una manera eficiente hacia la excelencia y evita que se caiga en errores cometidos en el pasado.

Una buena administración documental le permite tomar en ciertos momentos decisiones cruciales a la organización sin que esto genere grades traumatismos en el desarrollo normal de sus procesos.

La administración Documental permite dar respuesta inmediata a todos los requerimientos de información basada en documentos electrónicos

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