Ensayo "El Papel Del Administrador Documental"

Gestionar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las empresas, y más actualmente, ya que estamos sumergidos en la sociedad de la información, debido a que es un recurso necesario y estratégico. La gestión de toda esta información implica grandes esfuerzos ya que por lo general, toda esta documentación se encuentra dispersa en distintos soportes, muchos no digitalizados, y en distintos departamentos, se hace imprescindible la figura del administrador documental.

El Administrador de Documental es el encargado de guardar los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, con el fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la empresa o persona que lo requiera. La administración documental como tal se sitúa a mediados del siglo XX en Estados Unidos. Una empresa debe disponer de personal capacitado en el manejo de la información, en la administración de documentos. La persona que se encargue de la administración documental primero que todo estar debe estar familiarizada en el uso de los sistemas de información, deberá administrarla confidencialmente. Su papel debe ser rápido, responsable y honesto.

Dentro de la biblioteca donde he trabajado se desarrollan actividades propias del archivo en diferentes áreas, por un lado están los administrativos que se encargan de la planificación, el manejo y la organización de la documentación producida desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación, en este caso se transfiere posteriormente al archivo. En el caso de los técnicos de biblioteca, se encargan de gestionar diferentes tipos de documentos, como es el caso de libros, cd o DVD, etc… y destinado a unos usuarios concretos. La existencia de diferentes clases de documentos e información propia de la biblioteca, cada uno se encarga de realizar el trabajo de administración documental, de acuerdo al cargo que desempeña y que por consiguiente son responsables de seguir las normas establecidas para ello. Las principales funciones que desempeñan son:

1. Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos por la biblioteca.

2. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos, de esta forma los libros, cd o DVD llegara a los técnicos para su posterior catalogación y colocación.

3. Registrar el movimiento de los documentos.

4. Suministrar información sobre la ubicación de los documentos, en el caso de los libros se les asigna un número de registro, aunque su conservación y deposito se efectuará siguiendo la signatura asignada, mientras en el caso de los documentos estos se archivan por fechas y temática.

5. Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda,

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