Papel Del Administrador Documental

ENSAYO SOBRE EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

El administrador documental es la persona encargada de recibir los respectivos documentos de la entidad, organizándola, clasificándola, codificándola y archivándola de forma fácil para su respectiva consulta por parte del personal que la necesite para los diferentes informes y procesos que se realizan en la empresa, además vela por el buen mantenimiento y la respectiva rotación de los archivos en la compañía, entregando así la información solicitada por los diferentes clientes de una manera ágil, precisa y oportuna.

En la actualidad las empresas a nivel mundial han comprendido la vital importancia de la Administración Documental, aprendiendo a maximizar los recursos que se tienen en las entidades ahorrando tiempo, dinero y en especial tener mayor conocimiento de sus clientes tanto internos como externos los cuales son la principal fuente de ingreso de mercado y divisas en las diferentes sociedades.

En la empresa donde laboro se realizan actividades propias de archivo pero en una forma muy descentralizada y sin llevar un respectivo control de los documentos que se tienen archivados, así como los que son retirados para realizar informes o solicitados por alguna de las dependencias de la empresa para una actividad especial.

Los planes que se venden en nuestra empresa corresponden inicialmente a ENCUESTAS a personas mayores entre 30 a 70 años y que tengan como mínimo dos (02) tarjetas de crédito, estas encuestas se califican por parte de nuestro personal con base al perfil solicitado por nuestros jefes o superiores.

Las encuestas que reciben una calificación Q, son enviadas a Tele marketing para su respectiva verificación y seguimiento de los planes entregados a nuestros clientes externos, así como los respectivos planes y tarifas que se vienen generando continuamente en beneficio de ellos.

Las encuestas que reciben una calificación NQ, no son tenidas en cuenta para otorgar o entregar planes y tarifas, así como no son archivadas, estos documentos son reutilizados para fotocopias de nuestra empresa.

Las encuestas que reciben una calificación X LLAMAR, son enviadas a Tele marketing para en un corto plazo ser nuevamente ofrecidos nuestros servicios a estos clientes externos, entregándoles planes y tarifas que se generan continuamente por parte de nuestra empresa.

El supervisor de cada sucursal es el encargado de archivar inicialmente los documentos entregados por nuestros clientes, de esta forma le es más fácil verificar las asistencia a las Salas de Ventas de este personal, al realizar los respectivos contratos de planes se consolidan en una Carpeta con todos los documentos entregados por los socios y estos son enviados a la oficina Central en Bucaramanga, esta a su vez los envía a la ciudad de Santa Fe de Bogotá en donde se encuentra nuestra oficina principal.

Con los documentos en la oficina principal se realiza la respectiva contabilización de los Planes generando las ganancias a la empresa y son archivados estos documentos por parte del personal de archivo de nuestra empresa.

El papel del Administrador documental en cualquier organización es valioso y no debe ser ignorado por los empresarios, porque en base a una buena implementación de esta labor se consiguen insuperables resultados, los cuales redundan en un excelente beneficio de la empresa.

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