INFORMATICA

SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas por orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.

SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente sólo será necesario añadir nuevas carpetas] y las fichas pueden utilizarse para otros fines.

SISTEMA GEOGRÁFICO: Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste es un sistema prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos y otro inconveniente sería que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades.

SISTEMAS POR ASUNTOS O TEMAS: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.

SISTEMAS DE DIGITOS TERMINALES: Consiste en ordenar las carpetas según el último par de dígitos en lugar del estricto orden numérico. Los números se archivan en grupos de dígitos 385.77.12; 568.18.99].Todas las carpetas que terminan en los dos mismos dígitos[12], se archivan juntas detrás de una guía principal. Luego las carpetas se subdividen de acuerdo con el segundo grupo de dígitos y éstas se archivaran juntas. Finalmente, las carpetas se ordenaran numéricamente según los dígitos al principio del número. La ventaja de este sistema, es que resulta más fácil recordar dos dígitos que un número largo.

SISTEMA DECIMAL: Se basa en la división de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le asigna un número del 0 al 9 o bien del 1 al 0. Cada grupo puede dividirse en otros 10 , cada uno con un número de dos cifras , la primera es la que indica el grupo primario y la segunda varía del 0 al 9.

Cada una de las divisiones secundarias, puede dividirse en 10 grupos terciarios que se representan por números de tres cifras, y así sucesivamente.

SISTEMA ALFANUMÉRICO: Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica. A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo , A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente: 1/1, 1/2, 1/3, 1/4, etc. Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia.

ARCHIVADORES: Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el método que elijamos dependerá de factores como: El tipo de negocio de la compañía en que estemos, el tipo y tamaño de papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se necesite el material

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