LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Y EL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES

LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Y EL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES

Hoy en día las organizaciones en el mundo han comprendido que la administración documental es de carácter prioritario ya que por medio del trato de esta, se maximizan los recursos dentro de la organización y permite tener mayor conocimiento del cliente que es parte fundamental dentro del proceso empresarial. Para toda organización, sin importar el tamaño, los archivos son de suma importancia para la administración y la cultura, porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, de aquí que la información en una empresa se convierte en una herramienta de total importancia, y que luego, después de su vigencia, estos son potencialmente patrimonio cultural e identidad de la empresa.

Es por esto, que se desarrolla la Administración Documental, como una herramienta y como un sistema de apoyo a la organización, cuyos objetivos son:

La gestión documental, facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

Conservar la memoria corporativa, de esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

Contribuir a la toma de decisiones, los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

Incrementar la eficiencia organizacional, la información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

Apoyar a las investigaciones y procesos legales, los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

La importancia de la administración documental está plasmada en la preocupación por las mejoras en los archivos públicos y privados. Es aquí donde el administrador documental desempeña un papel muy importante dentro de las organizaciones, debido que desarrolla una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.Es el encargado de dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del archivo, para custodiar y organizar la documentacióndesde su origen hasta el destino final, con la objeto de facilitar la consulta aplicando tecnológicas que garanticen la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la información al propio organismo que la ha generado y también a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a esta.

En las funciones que debe ver, el control de la documentación es muy importante, ya que de ahí se parte para administrar de forma correcta. Los códigos de ética para el recibo, despacho, elaboración, trámite y préstamo de información deben aclararle al administrador documental, como se ha mencionado anteriormente su papel fundamental como administrador de la información. También debe velar por el mantenimiento de los acervos y las instalaciones o deposititos para conservar correctamente al ambiente para los archivos y manipular correctamente la información. Los cuidados que se deben tener en el almacenamiento de archivos, cuidados con los depósitos, unidades de conservación, transferencias para una buena logística aplicada a la organización documental.

En la idea anterior vemos el papel tan importante del administrador documental, para dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta.

En Colombia se toma en segundo plano el rol del administrador documental, por tal motivo algunas empresas no se preocupan por capacitar a sus archiveros

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