Funciones De Un Administrador Documental

El papel del administrador documental

Se dice que estamos en el siglo de la información y del conocimiento y que, tanto en las empresas privadas como en las instituciones del estado, las tecnologías de la Información y de las Telecomunicaciones deben ocupar un lugar destacado con el fin de brindar servicios eficientes y eficaces. Y dónde se encuentra la información en las instituciones? Pues bien, la información está en los documentos que producimos o recibimos todos los días en el ejercicio de nuestras funciones. Los documentos nos permiten, entre otras cosas, las siguientes: - Conducir los asuntos de una manera ordenada, eficaz y responsable. - Dar coherencia, continuidad y productividad a las labores de la entidad. - Mejorar los resultados de las actividades que se realizan en la entidad. - Suministrar pruebas en caso de litigio. - Proteger los interese y derechos de los colaboradores y de los usuarios. - Proporcionar evidencia de las actividades que se realizan. Por otra parte, los directivos de las instituciones públicas dicen estar de acuerdo con el discurso teórico que concede una gran importancia a la gestión de la información pero en muchos casos no saben cómo abordar los problemas de la información que se dan con soluciones prácticas. En una gran mayoría de casos, se quiere solucionar los problemas de información desde una perspectiva informática, esto debido a la publicidad que constantemente nos bombardea con frases como las siguientes: “cualquier día de estos su empresa podría hundirse en un mar de papeles”, “alivie los requerimientos de bodega, digitalice sus documentos”, “prohibido el papel”, etc.

En esta línea, la administración documental es un factor critico en las entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas, a partir de la ley 594 de 2000 lo cual se refleja en el objeto de la misma enunciado en su articulo 1 que dice: “La presente ley tiene por objeto establecer las reglas que regulan la función archivística del estado”. De igual manera define en su articulo 2 su ámbito de aplicación: “La presente Ley comprende la administración publica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones publicas y demás organismos regulados por la presente Ley”.

Asimismo, en su titulo III, categoriza los archivos y define la obligatoriedad de la creación de los archivos así:

Articulo 10. Obligatoriedad de la creación de los archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos serán de carácter obligatorio.

Lo anterior nos esboza el marco legal y normativo, que aboca a las entidades y organismos públicos y privados a diseñar e implementar programas y sistemas para la gestión documental y archivo que garanticen su conservación, así como su disponibilidad, consulta, manejo y disposición empleando los medios que se requieran para ello.

Asimismo las tendencias y exigencias del mercado actual, conlleva a las entidades privadas y publicas a implementar sistemas de gestión de la calidad, dentro de los cuales, una de sus premisas es precisamente la conservación y preservación del conocimiento, know how, así como su aseguramiento y documentación de todos los procesos y procedimientos, de manera que cualquier individuo nuevo o antiguo dentro de las organizaciones puedan acceder a dichos conocimientos evitando así que estos se vayan con el o los funcionarios que se han desvinculado. Todo esto nos muestra la importancia de la administración documental en de las entidades públicas y privadas en procura de obtener mayor y mejor eficiencia en su desempeño de manera formal, sostenible y continua.

Dentro de este marco el papel del administrador documental en una empresa privada como en la que laboro

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