LOS ERRORES MÁS COMUNES A LA HORA DE ORGANIZAR EVENTOS CORPORATIVOS

LOS ERRORES MÁS COMUNES

A LA HORA DE ORGANIZAR EVENTOS CORPORATIVOS

(Argentina) / Por Marcelo Gordín

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Las empresas invierten muchos recursos en eventos para capacitar y motivar a su personal. Pero, al día siguiente, es frecuente que los participantes digan: "nos divertimos, pero nada más que eso". ¿Cuáles son los errores más comunes y cómo evitarlos?.

Las empresas invierten mucho dinero en la organización de toda clase de eventos para capacitar y motivar a su personal. Pero aunque la actividad sea realmente necesaria para alcanzar objetivos del negocio, al día siguiente muchos participantes tienen opiniones como "nos divertimos, pero no aprendimos nada" o "fue una pérdida de tiempo".

Ahora bien, ¿qué fue lo que falló? ¿Cuáles fueron los errores que hicieron que aquella actividad, en lugar de ser realmente productiva, acabara siendo un "día libre"?

No tener claro para qué se hace el evento

En primer lugar, es fundamental establecer cuáles son los objetivos de la gerencia para llevar a cabo el evento. ¿El objetivo es motivar, fidelizar, capacitar, integrar al personal, etc?

Sólo una vez que se tiene en claro estos puntos, podrá evaluarse qué tipo de propuesta satisface mejor la necesidad. Y, en base a eso, podrá determinarse dónde llevarlo a cabo, cómo deberá estructurarse el encuentro, cuál será el catering, etc.

Por ejemplo, hay eventos motivacionales que se concretan mejor en una quinta, al aire libre, y con un catering informal. Otros, pueden aprovecharse mejor en el salón de un hotel y frente a mesas vestidas de manera formal.

Perder la atención en los detalles

A veces, se pone el foco en aspectos secundarios, como la contratación de determinados artistas o de un salón específico, y se descuida el motivo real de la actividad.

Desde luego, no se trata de invitar al personal a ver un show, sino de seleccionar un espectáculo que forme parte de un todo, y que apunte a lograr un objetivo específico y claramente formulado Hay que centrarse en lo que se busca lograr, para que todos los detalles giren alrededor de ese eje. La esencia del evento debe pasar por lo que se quiere transmitir.

Descuidar la relación costo-beneficio

Hay eventos de alto impacto que, más allá de los comentarios elogiosos del momento, no generan en el staff los resultados esperados por la gerencia.

En ocasiones, incluso, una inversión demasiado ostentosa puede resultar contraproducente (algo particularmente cierto en tiempos de crisis). En la mayoría de los casos, con una buena dosis de creatividad, es posible planificar eventos diferentes (quizá más sencillos pero mucho más eficaces).

Descuidar la comunicación interna

Los resultados de un evento pueden potenciarse a través de una buena comunicación con el personal. Todo lo que se haga en forma previa, durante y con posterioridad a la actividad puede optimizar el uso de los recursos, mejorando la relación costo-beneficio.

Para eso, hay que considerar qué quiere comunicar la gerencia y cómo se puede aprovechar ese momento para establecer un canal efectivo de comunicación con el personal.

Descuidar el aspecto logístico

Algunos factores pudieran parecer obvios. Pero es sorprendente la cantidad de empresas que los descuidan.

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