La Carta

DESARROLLO

1- La carta

La carta es un texto informativo que se utiliza `para comunicarse de forma escrita entre las personas. Es un texto de uso muy generalizado. Su lenguaje puede variar, de acuerdo al fin que se tiene al escribirla, y a la relación existente entre el emisor y el receptor. El emisor es quien envía el mensaje (la carta) y el receptor es quien la recibe. Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, y el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos).

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

1.1 - Tipos.

Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.

Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe

colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución).

1.2 - Características

Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).

Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.

Posee una actitud cortés y amable.

Busca impresionar positivamente al destinatario.

Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.

Busca dar información completa.

1.3 - Estructura

El encabezado: abarca la parte superior de las cartas. Cumple la función de realizar la presentación. Este identifica el nombre o empresa del que envía. Puede incluir la dirección física, correo, teléfono Asimismo, incluye la fecha y la dirección de la persona que recibe la carta.

La fecha: uno de los elementos más importantes. Todas deben ir con fecha. Su ubicación depende del tamaño de la carta.

Nombre y dirección del destinatario: se escriben al margen izquierdo del papel, a cuatro espacios verticales de la fecha. Incluye el nombre completo del destinatario, dirección, ciudad, país y código postal.

El saludo: se ubica a partir del margen izquierdo y a dos espacios verticales debajo de la dirección del destinatario.

Cuerpo o texto: es la parte más importante de la carta, ya que porta el mensaje. Puede ser de carácter expositivo o argumentativo. Se ubica a dos espacios debajo del saludo. Se divide en introducción (se agradece al destinatario o indica el motivo del escrito), núcleo (se desarrolla la idea principal) y una conclusión (resumen de la carta).

La despedida: cierra el mensaje con una cortesía. Ejemplo: Atentamente, etc.) .

La firma: incluye el nombre y puesto de la persona que firma la carta. Se escribe después de la despedida

2- Memorándum.

Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición. En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.

2.1- Tipos.

Memorando simple. Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades y la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Se usan dentro de una dependencia y entre dependencias

Memorando múltiple. Se utiliza para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinatarios.

2.2 - Características.

Se redacta en tercera persona.

Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

Utiliza la construcción positiva.

No usa rodeos de palabras.

Las oraciones son directas y claras y cortas.

Funcional y práctico.

Es interno porque circula dentro de la institución.

Y sobre todo es de acción inmediata.

Tratar un solo asunto.

Enumerar los aspectos o ítems que se incluyan (tres o más).

2.3- Estructura.

Generalmente, un memorando cuenta con la siguiente estructura:

El nombre de la persona a quien va dirigido.

El nombre del remitente.

La fecha.

El asunto.

El texto.

Y la firma del remitente.

Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

3- La Circular

Es un tipo de comunicación breve, cuyo contenido va dirigido a varias personas, mando o niveles de una organización, empresa o a las empresas mismas, con el fin de transmitirles una información sobre asuntos muy variados.

3.1- Tipos.

De acuerdo con el uso generalizado, existen dos tipos fundamentales de circulares

Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica.(Modelo A)

.b) Cada uno de los avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para informarles sobre un asunto de interés común. (Modelo B)

. A veces, se envía una circular de gran extensión, como la de una carta. En ese caso se denomina carta-circular.

3.2- Características.

Dimensiones del papel generalmente más pequeños que los de la carta corriente.

Remitente: el nombre de la dependencia, organización o empresa correspondiente (la dirección, el Departamento del Personal).

Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.

Debemos tratar de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.

Redacción por lo común en forma impersonal (se les comunica, se informa a todos los trabajadores).

Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

3.3- Estructura.

Membrete: La palabra circular centrada en la parte superior del papel.

Número o clasificación; este elemento se anota inmediatamente después de la palabra circular.

Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto

Fecha.

Dirección; nombre o designación de los destinatarios.

Texto.

Despedida.

Antefirma.

Firma.

Referencias finales.

4- La Minuta.

Borrador o extracto de un documento que se hace anotando los puntos principales que serán utilizados en su redacción final, por lo general lo utilizas en reuniones donde anotas la gente que asistió, el objetivo que se va tratar, el punto al que llegaron y las acciones que se van a realizar y quien está a cargo y la realización de la próxima junta.

4.1- Tipos.

Hay dos tipos principales de minutas:

Las notas que se toman de lo dicho en una reunión, para redactar posteriormente el acta.

Esquema que el funcionario entrega al secretario para que este le redacte la carta.

4.2- Características.

La minuta se escribe de corrido sin dejar espacios libres. No hay punto y aparte por esta razón.

Firma: firmaran la minuta todos los asistentes a la reunión, sin excepción, al final del texto.

Lenguaje: generalmente, el tiempo verbal usado en la minuta es el presente porque se escribe mientras se desarrolla la reunión. Sin embargo algunos grupos de trabajo, dado que el documento se termina de redactar una vez que el encuentro ha finalizado, es común que se empleen los tiempos del pasado.

El tono de la minuta deberá mantenerse neutro y objetivo. Es frecuente que antes de poner el punto final, quien este a cargo de la transcripción haga circular la minuta entre los demás asistentes para que todos corroboren lo transcrito o modifiquen lo que consideren.

4.3- Estructura.

Las partes importantes son:

Fecha y hora de la junta.

Lugar de la junta.

Asistentes.

Temas tratados.

Acuerdos logrados en donde se incluya responsable y fecha compromiso.

Fecha de próxima reunión.

Firma de los asistentes.

5- Modelos incorporados en los paquetes de informática. (Word Ford Windows. Office 97)

Las computadoras personales han tenido un gran auge en los años recientes. Constituyen una importante Herramienta en innumerables ámbitos laborales, desde su introducción al mercado, han incorporado una gran Cantidad de recursos que conducen a la eficiencia y la calidad en el trabajo.

Uno de los paquetes de informática más usados, es el Microsoft office el cual tiene un modelo incorporado de destacada importancia como lo es el Word Ford Windows office 97, este es el procesador de textos más difundido tanto

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