La Matriz Del Tiempo

La matriz del tiempo

Escrito por Gray Fox el 7/27/10

Día a día Antonio Silio, Omar “Guri” Martinez, Ana Galle, y muchos deportista reconocidos a nivel nacional que han nacido en nuestra ciudad realizan una intensa práctica, o lo que se denomina seguir un “Plan de Entrenamiento” para que su cuerpo rinda de acuerdo a las exigencias de cada una de las disciplinas que practican. Hoy estimado emprendedor lo invito a que se sume al éxito que ellos han logrado a través de una fórmula eficaz de administrar su tiempo. Como para ellos, para Ud. no será una tarea fácil, pero con entrenamiento observará semana a semana como mejora el uso del tiempo y cuantas cosas más puede logra.

Descarga gratis: Matriz_del_tiempo_2010.xls

“Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen R. Covey

(…) La administración efectiva consiste en empezar por lo primero. Mientras que el liderazgo decide qué es «lo primero», la administración le va asignando el primer lugar día tras día, momento a momento. La administración es disciplina, puesta en práctica (…) (Fragmento del libro).

Fundamentalmente se habla sobre el hábito de la administración personal. Este hábito tiene que ver con las múltiples preguntas que surgen en el campo de la administración del tiempo y por extrapolación, de la vida. El verdadero desafío en sí, no es la administración del tiempo, sino la administración de uno mismo. Tomar el control del tiempo y de los acontecimientos en nuestras vidas, viendo como se relacionan con nuestras metas.Dos dimensiones: importancia y urgencia, crean las categorías de demanda sobre el tiempo.

(…) «Administración del tiempo» es en realidad una denominación poco feliz; el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos. (…) (Fragmento del libro).

Vamos a definir estos términos. Importante significa que se vincula a su misión, sus roles, sus metas. Es eso lo importante. Ahora ¿qué es urgente? Urgente es aquello que le apremia. Que necesita atención inmediata. Tiene que tomar acción cuando “suene el teléfono”. El “teléfono que suena” puede que sea una perdida total de su tiempo. No tiene nada que ver con su misión, sus roles y sus metas, pero hay que contestarlo. Y al hacerlo, podemos fácilmente desviarnos y entrar en la administración de cosas equivocadas (aunque lo hagamos de manera correcta).

Esta técnica que estoy explicando nos ayuda a enfocar las prioridades. Nos ayuda a prestar atención a cómo pasar nuestro tiempo, a como actuar sobre las prioridades. Día tras días, momento a momento.

(…) Se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo, medio o corto plazo hacia los cuales se orientarán el tiempo y la energía, en armonía con los valores. (…) (Fragmento del libro).

El Dr. Covey ha formulado 4 dimensiones del tiempo, todas combinaciones de las 2 palabras que acabamos de definir: importancia y urgencia. Para ayudarnos a comprender veamos el siguiente esquema:

Esto es una matriz tiempo-administración y los cuatro segmentos se llaman cuadrantes:

Cuadrante I: urgente e importante.

Cuadrante II: no urgente, pero importante.

Cuadrante III: urgente, pero no importante.

Cuadrante IV: no urgente y no importante.

Refirámonos a dicho cuadrante:

El cuadrante I es importante y urgente. Generalmente lo que llamamos problemas, crisis, que requieren atención para poder seguir adelante. O una reunión importante que se avecina; eso sería el cuadrante I porque si no asiste a la reunión tendrá un problema serio.

(…) Las materias urgentes son por lo general muy visibles. Nos presionan; reclaman acción. A menudo complacen a otros. Por lo general las tenemos ante nuestras propias narices.

El cuadrante I agota y consume a muchas personas. Son administradores de crisis, personas orientadas hacia los problemas, productores que trabajan al borde de los plazos.

Algunas personas son literalmente acribilladas por los problemas todo el día y cada día. El único alivio que tienen consiste en huir hacia las actividades no importantes ni urgentes del cuadrante IV. De modo que en su matriz total, el 90 por ciento del tiempo está en el cuadrante I y la mayor parte del restante 10 por ciento en elcuadrante IV; a los cuadrantes II y III sólo les prestan una atención mínima. (…) (Fragmento del libro).

¿Qué es el cuadrante II? Importante pero no urgente. Esto significa algo ligado a nuestra misión, nuestros roles y metas, pero que no conlleva el sentido del “ahora”.

¿Qué es el cuadrante III? Urgente pero no importante. Es urgente, es próximo, delante de nosotros, el “teléfono que suena”, el correo sin contestar. Todas esas distracciones que sonimportantes para otras personas (quizás),pero que realmente no se relacionan con nuestra misión global o con la misión global de nuestra organización.

(…) Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, «urgente, pero no importante», pensando que están en el cuadrante I. Continuamente reaccionan ante las cosas urgentes, suponiendo que también son importantes. Pero la realidad es que la urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en las prioridades y expectativas de los otros. (…) (Fragmento del libro).

¿Qué es el cuadrante IV? Es la combinación de no urgente y no importante. Mucho tiempo perdido. Cosas agradables. Discusiones y consejos después de los acontecimientos. Muchísima televisión. Reuniones innecesarias o mal preparadas. Interrupciones que pueden consumir todo un día. Estar ocupado todo un día al final del cual, sentirse como que: ¡no he logrado nada hoy!

(…) Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III y IV llevan vidas básicamente irresponsables. (…) (Fragmento del libro).

(…) ¿Qué puede hacer usted, que no esté haciendo ahora y que, si lo hiciera

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