Ley De Trabajo

Exceso de producción

Tenemos sobreproducción cuando se está fabricando más de lo que realmente se requiere. En la industria, esto se hace a menudo en un intento de mantener las máquinas en funcionamiento y las personas ocupadas produciendo materiales y productos innecesarios.

¿Qué es lo que hacemos en exceso en un entorno digital? La sobreproducción de la información puede ser tan inútil como el exceso de producción de las piezas en una fábrica.

En los procesos administrativos, la sobreproducción puede referirse a la impresión de los documentos innecesarios, y el procesamiento de papeleo antes de que sea necesario (p.e: albarán de salida). Cada uno de estos puede crear una cola o una espera, lo que hará que el tiempo necesario para un proceso pueda aumentar.

Espera

En industria se refiere a los operarios que esperan terminar el ciclo de trabajo de las máquinas o a recibir materiales para continuar...

La espera es el momento en que estamos inactivos debido a que el trabajo o la información no ha llegado. Esperamos que otras personas o procesos terminen el trabajo para que podamos hacer el nuestro.

Para evitar estas prácticas hay que establecer prioridades claras y eliminar la multitarea.

La solución es la creación de un hábito cultural y de enviar la información en el momento que es necesaria, para no crear inventario.

Inventario

En industria el inventario es el exceso de materia prima, el WIP, o exceso de productos terminados. El inventario en el entorno administrativo es un trabajo que está a la espera de ser procesado. En la planta de producción, el inventario es fácil de ver, en una oficina se esconde en formatos digitales, en los discos duros. Son los correos, la información a procesar, nuestra lista de tareas… Son las múltiples versiones de documentos, los documentos obsoletos, etc.

Una buena organización y definición de las prioridades nos ayudan a evitar el inventario.

Leer los e-mails por orden, priorizar las actividades y planificar el trabajo.

Movimiento

El movimiento excesivo es otro de los mudas que se observan en la oficina. Vamos a la búsqueda de cosas que no están donde deben estar.

Así como en una fábrica buscamos herramientas, equipos y materiales por falta de orden, en la oficina vamos buscando papeles, equipos de oficina, personas… Es fundamental que los trabajos de oficina se organicen para evitar algunos de los movimientos excesivos y pérdida de tiempo asociada con la búsqueda de las cosas.

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