Libros y actas cooperativas.

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INTRODUCCIÓN

El articulo 29 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas establece que de las reuniones de asociados (asambleas) y de las diferentes instancias de la cooperativa se debe dejar constancia de los presentes, de los puntos tratados y de las decisiones tomadas; por ende, los organismos de integración y las cooperativas deben llevar el libro de asistencia a las asambleas, de actas de asamblea, de actas de la Instancia de Administración, de la Instancia Control y Evaluación, así como de la Instancia de Educación. Asimismo, el articulo 20 de la Ley señala que los organismos de integración y las cooperativas deben llevar un registro de todos sus asociados, por lo que deben tener el libro respectivo.

Todos estos libros son de una línea (sin importar el número de folios) y deben ser estampados, numerados, foliados, sellados y autorizados por la notaria de su jurisdicción, según el articulo 74 numeral 17 de la Ley de Registro Público y del Notariado, antes de cualquier registro de información en ellos. Para asentar los datos en ellos se debe evitar las tachaduras y enmendaduras.

LOS LIBROS

¿Cuáles son los libros necesarios en una cooperativa?

Como toda empresa, la cooperativa debe llevar unos libros en donde se registren todas sus actividades: Asambleas, reuniones de los Consejos y Comités, asociados, contabilidad, etc.

Cooperativas son necesarios los siguientes Libros:

• Libro de Asistencia a Asamblea.
• Libro de Actas de Asamblea.
• Libro de Actas del Consejo de Administración.
• Libro de Actas del Consejo de Vigilancia.
• Libros de Actas de cada uno de los Comités.
• Libro de Registro de Asociados.
• Libro de Contabilidad Diario.
• Libro de Contabilidad Mayor.
• Libro de Inventario.

¿Quién autoriza los libros?
Los libros deberán ser autorizados por la Superintendencia Nacional de Cooperativas o por los Coordinadores Regionales de la Superintendencia en cuyo ámbito tenga su domicilio la cooperativa. También podrá ser autorizados por el juzgado, Notaría o Registro de la localidad que haya expedido la copia del Acta Constitutiva. Si los libros no están autorizados, los registros que ellos contengan no tiene validez.

¿Qué es Autorizar un libro?
Autorizar un Libro es facultar, dar el consentimiento para que la cooperativa realice sus registros en él o en ellos.

¿Dónde se guardan los libros?
Los libros no deben salir de las oficinas o instalaciones de la cooperativa, deben ser tratados con cuidado, guardados en lugar seguro y deben estar bajo la responsabilidad del directivo que le compete. Por ejemplo, los Libros de Actas de Asamblea deben estar bajo la responsabilidad del Secretario, los Libros de Contabilidad deben ser responsabilidad del Tesorero. Los Libros sólo salen de la cooperativa sólo en caso de Liquidación.

¿Qué requisitos deben llenar todos los libros?
Todos los libros deben ser empastados, numerados, foliados y sellados Además deben estar autorizados tal como se señala en las preguntas anteriores. No tienen validez los registros a actas que se levanten en libros no autorizados

LIBRO DE REGISTRO DE ASOCIADOS:

En este libro se debe registrar todos los asociados que integren la cooperativa.

En él se debe identificar nombre, apellido, número de cédula de identidad, domicilio.

;cha de admisión, separación o exclusión, certificados suscrítos y los pagos efectúanos. Se recomienda utilizar un libro con el mayor número de folios y asignar uno para cada asociado por cuanto representa su hoja de vida en la cooperativa.

Normas para el llenado:

- Los asociados deben registrarse en el mismo orden en que van formando parte ce la cooperativa, es decir, primero debe aparecer los socios fundadores sucesivamente las personas que van ingresando.

- Cuando un asociado se retire de la cooperativa se debe inutilizar las líneas que queden en blanco.

¿Qué debe contener el libro de registro de asociados?

1. Nombres y apellidos de los asociados.
2. Número de asociado (de inscripción o matrícula)
3. Domicilio, dirección y teléfono del asociado.
4. Nacionalidad.
5. Edad.
6. Número de la Cédula de Identidad.
7. Fecha de Nacimiento.
8. Número de Certificados que haya suscrito y la cantidad pagada.
9. Representante legal en caso de que el asociado sea menor de edad o sea una persona jurídica.
10. Fecha de admisión en la cooperativa.
11. Fecha de  retiro.

LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA:

En este libro se van a registrar todas las actas de las asambleas (ordinarias o extraordinarias) que celebren la cooperativa u organismo de integración. Se recomienda que este libro contenga el mayor número de folios posible por la cantidad de información que se debe registrar.

Normas para el desarrollo de las asambleas:

Del acta levantada se deberá remitir a la Superintendencia Nacional de Cooperativas, una copia certificada por el directivo designado para ello en los estatutos (Ejm: secretario de la Instancia de Administración).

Antes de comenzar la asamblea se debe constatar el quórum para verificar se cumpla con lo establecido en los estatutos y poder celebrarla.

Cuando el número de asociados supere el mínimo establecido en el articulo 16 de la Ley, se debe nombrar un director de debates para mantener el orden en las asambleas, por cuanto es el encargado de dar el derecho a palabra y el tiempo para ello, velará por el desarrollo de los puntos a tratar en el orden establecido.

- Cuando realicen la elección de directivos deben indicar el tiempo que durarán en los cargos, por cuanto en los estatutos se establece es el tiempo máximo de duración.

- Cuando se revisen documentos para su aprobación (ejm: memoria y cuenta, estados financieros, plan de actividades, presupuesto, contratos, etc.) deben ser entregados a los socios por lo menos con una semana de anticipación para su revisión y sugerencias en la asamblea.

Normas para el llenado:

- La primera acta que debe asentarse es la constitutiva y los estatutos, por ser la primera asamblea que celebran.

- Las actas deben asentarse en forma sucesiva y numerada.

- No asentar el acta en el mismo momento de la asamblea para evitar las tachaduras y enmendaduras, escribir con letra legible, realizar un resumen de los aspectos discutidos más resultantes en cada uno de los puntos a tratar y con una buena

redacción.

En la verificación del quórum se debe indicar el número total de socios que integran la cooperativa, la cantidad de socios presentes (según el libro de asistencia) para aplicar el porcentaje establecido en los Estatutos y determinar la validez o no de la asamblea.

En cada uno de los puntos a discutir en la asamblea se debe indicar la cantidad de votos con los que son aprobados o no.

Deben firmar al final de cada una de las actas, solo los directivos designados para ello en los estatutos (ejm: presidente y secretario de la Instancia de Administración), ya que los socios deben firmar es el libro de asistencia a las asambleas; la aprobación del acta levantada por los socios se realizará en la próxima asamblea, por cuanto se debe hacerse su lectura.

No dejar espacios en blancos, por lo que las líneas que se dejen entre un acta y otra deben ser trazados para evitar escritura posteriores en ellas.

Ver  modelo de acta y convocatoria en los anexos.

¿Qué debe contener el libro de Actas de Asambleas?

En el libro de Actas de Asambleas debe registrase todo lo acordado y tratado, no lo dicho, en cada una de las Asambleas, sean estas Ordinarias o Extraordinarias. Estas Actas de Asambleas deben tener además las siguientes características:

1. Debe ser numeradas consecutivamente.
2. Deben indicar si la Asamblea es ordinaria o extraordinaria.
3. llevan la hora, el lugar y fecha de celebración de la Asamblea.
4. Se registran las personas presentes y el número total de asociados a la fecha de la Asamblea.
5. Deben registrarse hechos ciertos con objetividad, concreción y síntesis.
6. Al final deben ser firmadas por el Secretario y el Presidente del Consejo de Administración.

LIBRO DE ASISTENCIA A LAS ASAMBLEAS

Este libro es el instrumento necesario para constatar eL quórum antes de comenzar la asamblea y verificar que se cumpla con lo establecido en los estatutos; en él se debe identificar nombre, apellido, número de cédula de identidad y firma de todos  los socios presentes; especialmente esta última por cuanto será la validación de su asistencia en caso de que otra persona sea quien coloque los datos. Como encabezado de cada asistencia se debe colocar los datos de la asamblea como la fecha de celebración y el tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria).

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