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“ENTREVISTA, CONCEPTO, IMPORTANCIA, CARACTERÍSTICAS, TÉCNICAS DE LA ENTREVISTA Y CUESTIONARIO, CONCEPTO, CARACTERÍSTICAS, VENTAJAS”

INTRODUCCIÓN

La auditoría administrativa es y será siempre la herramienta más útil en la administración de una organización, ya que a través de ella se puede penetrar en lo más hondo de la empresa, sin importar su condición de privada, pública o social, se buscan mejoras continuas; así como procesos que les permitan sortear mejor los riesgos. La auditoría, al brindar información sobre cómo son, cómo funcionan y con qué cuentan las organizaciones, es confiable, veraz y oportuna.

La auditoría administrativa, consiste en verificar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo, la metodología de esta auditoria se compone de cinco pasos que son: levantamiento de información, preparación de papeles de auditoría, verificación de la información, evaluación y finalizamos con el dictamen.

INVESTIGACIONES.

Definición.- Es el proceso de indagación, análisis y síntesis que realiza el auditor administrativo para descubrir la verdad en relación con un hecho que se presume irregular o delictivo.

Finalidad.- Proporcionar una base firme para adoptar una acción correctiva con respecto a los actos o hechos que afecten a los individuos o que vayan en detrimento de la disciplina, prestigio, seguridad , honestidad y administración de la entidad.

Motivos de las investigaciones.- Las investigaciones pueden motivarse como consecuencia de:

 Denuncias presentadas por el personal dentro de las condiciones prescritas.

 Irregularidades determinadas durante las auditorías administrativas.

 Denuncias que pueden llegar en diversas formas.

 Órdenes de la superioridad, orientadas a aclarar presuntos hechos delictivos o faltas graves.

Responsabilidad de los auditores.

a) Efectuaran sus investigaciones obteniendo y examinando todos los hallazgos disponibles, concernientes al asunto que se está investigando.

b) Los resultados de las investigaciones se presentarán en la forma más completa e imparcial posible. Las conclusiones a que se lleguen deben estar basados en el desarrollo lógico de los hechos y las recomendaciones estarán en armonía con las conclusiones antes obtenidas.

c) Los inspectores harán todos los esfuerzos necesarios para asegurar que no se cometan injusticias en la conducción de la investigación y que el informe esté ajustado estrictamente a la verdad y a la justicia.

d) Los inspectores así como el personal que por su función esté al tanto de las investigaciones, evitarán toda clase de comentarios sobre dichas investigaciones.

Informes de investigación.

 Preparación.- Cada investigación será objeto de un informe separado, este informe debe ser redactado tan pronto como se termine la investigación.

 Revisión.- Cada informe de investigación debe ser revisado exhaustivamente.

 Aprobación.- El jefe que ha ordenado la investigación tomará la acción final, aprobando o desaprobando total o parcialmente las recomendaciones del informe y disponiendo la ejecución de las acciones que se seguirán para la realización de las recomendaciones citadas y que estén dentro de sus atribuciones. La aprobación o desaprobación del informe se indicara en el mismo documento mediante la firma del jefe.

ENTREVISTA.

Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

Para ello el auditor elaborará una guía de entrevista, la cual contendrá preguntas básicas sobre la información que se desea obtener de determinada área u puesto de la empresa, la base del diseño de cada entrevista dependerá del objetivo que el auditor quiera alcanzar y la información que desea obtener.

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

Tener claro el objetivo. Para lo cual se recomienda preparar previamente una guía de entrevista sobre la información que se desea obtener, para que al término de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas.

Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Desarrollar un esquema de trabajo, asignando responsabilidades y determinando las áreas o unidades a auditar.

Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado esté debidamente preparado para proporcionar la información, con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

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Clasificar la información que se obtenga. En cuanto a la situación real, o la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.

Clasificar la información que se obtenga. En cuanto a la situación real, o la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.

Tipos de Entrevistas:

 Dirigida. En estas se utilizan preguntas claves estructuradas previamente y proporciona al entrevistado una cierta libertad para contestar libremente.

 No dirigida. Aquí se invita al entrevistado a platicar sobre un tema propuesto y el entrevistado se dedica a tomar nota de lo que se dice y lo que expresa.

Para comprender mejor el tipo de preguntas y cómo utilizarlas, se suele usar una estructura según el esquema 5W+H unido a las pregunta de tipo estratégico. De esta unión se puede establecer el esquema de utilización de las preguntas.

ESQUEMA 5W+h:

El esquema 5W+h está basado en el sistema de redacción de noticias que contesta a estas preguntas What, Why, Where, Who, When y How en inglés.

What /Qué?

Es la pregunta fundamental para todo auditor que desea iniciar la recogida de información de una forma eficaz. “Qué” provoca que el auditado empiece a hablar de las tareas que realiza y ello permite entrar inmediatamente en el proceso de examen de la auditoría. El auditor puede empezar a comparar la actuación explicada y las disposiciones establecidas sobre estos aspectos en el sistema de gestión y obtener información de los temas que hay que analizar más detalladamente o requieren una comprobación de registros y actuaciones.

Why – Por qué?

El preguntar “por qué” permite el auditor obtener una medida de compresión y propósito de los procesos. De este modo, conjugando “qué” y “por qué”, el auditor puede conseguir comprender lo que se está haciendo y los objetivos de ese trabajo.

When - Cuándo?

El modo de obtener información sobre cuándo debe iniciarse un proceso o actividad y su duración se realiza mediante cuestiones relativas al “cuándo”. Con la información de qué debe hacerse, por qué se hace y cuando debe estar disponible, el auditor ya puede empezar a realizar sus deducciones, pues se empieza a acotar el proceso o actividad objeto de análisis.

How - Cómo?

El auditor debe comprobar si los procesos se realizan conforme a lo establecido en el Sistema de Gestión, y para esta comprobación se emplea el “cómo”. Puede ser que se tenga claramente definido qué debe hacerse, por qué debe hacerse y cuándo debe hacerse pero, sin embargo, cómo debe hacerse presente lagunas, puntos indefinidos o solapes de responsabilidad que produzcan un conjunto de ineficacias en la operación. De esta forma, el auditor comienza la verificación práctica de lo que se ha manifestado en las preguntas previas.

Where - Dónde?

Para comprobar in situ la realización práctica de los procesos, el auditor pregunta “dónde” se llevan a cabo las actividades. Esta pregunta permite desplazarse a las áreas e instalaciones necesarias y verificar, por ejemplo, la existencia y adecuación de la infraestructura (instalaciones, equipos, máquinas, etc.).

Who - Quién?

El auditor debe asegurarse de que están establecidas las funciones en los procesos que está auditando, para esto debe quedar claro las personas responsables de cada tarea y/o actividad.

LAS PREGUNTAS EN FUNCIÓN DE LA ESTRATEGIA

En función de la estrategia o finalidad de la pregunta, estas se pueden clasificar en:

Preguntas abiertas

Son las preguntas que permiten al auditor conocer de forma general los procesos, y normalmente se comienza por este tipo de preguntas.

Ejemplo: ¿en qué consiste su trabajo en esta línea de fabricación?

Preguntas de precisión

Son preguntas que permiten una cierta amplitud de respuestas, pero en un abanico más reducido que las preguntas abiertas. En este caso, el auditor ha centrado la investigación en algún aspecto concreto. Este tipo de preguntas se pueden encadenar para aclarar diferentes puntos del sistema.

Ejemplo: ¿Cuantas piezas se revisan en cada sección de la línea?

Preguntas cerradas

Son preguntas que no dejan opción a la explicación por parte del auditado, restringiéndose, en muchos casos, a afirmar o negar. Se emplean para obtener información concreta.

Ejemplo: ¿es usted el responsable de registrar el número de unidades?

En este tipo de preguntas, si el auditado en vez de contestar con una sola palabra comienza a dar explicaciones, puede ser el indicio de que algo no está bien definido en el sistema o no ha quedado claro.

Preguntas de opinión

Son preguntas que solicitan un punto de vista, generalmente una opinión personal, no condicionando la respuesta del auditado. Estas preguntas deben ser manejadas con cuidado, pues pueden generar opiniones personales. Estas opiniones personales de auditado presentan, en multitud de casos, un sesgo con respecto a la realidad de la actuación. El auditor debe separar lo que es cierto de lo que no y esto solo puede hacerlo mediante la obtención de evidencia objetiva de auditoría.

Ejemplo: ¿considera que con este sistema se puede garantizar que las piezas que se fabriquen salen sin fallos?

Preguntas engañosas

Son preguntas que pretenden sacar o la auditado información que normalmente no daría. Este tipo de preguntas no deben ser utilizadas por el auditor pues pueden transmitir una opinión del auditado. Si el auditor tiene indicios de algún problema que no es capaz de acotar, no debe tratar de obtener la información de forma capciosa.

Ejemplo: ¿En la línea, para que quede bien limpio, es mejor mezclar la lejía con el amoniaco, aunque en el plan de limpieza sólo ponga lejía?

Preguntas hipotéticas

Este tipo de preguntas son utilizadas cuando un proceso no se ha iniciado, no hay evidencias de que haya sido necesaria su realización o para comprobar el conocimiento de situaciones menos cotidianas como reclamaciones de clientes, incidencias o emergencias.

Ejemplo: ¿Qué debe hacer si se produjera un incendio en la línea?

Las preguntas de aclaración

Son preguntas realizadas por el auditor para aclarar la respuesta recibida con anterioridad. Para esto se suele emplear parte de la respuesta del auditado para realizar la pregunta.

Ejemplo: entonces, si no le he entendido mal, ¿sólo en el caso de una parada de emergencia de la línea, sería necesario rearmar el sistema?

EL ESQUEMA DE UTILIZACIÓN DE PREGUNTAS

El auditor puede utilizar una estrategia de preguntas basada en “la técnica de embudo”, por la cual va centrando el tema hasta alcanzar conclusiones suficientes:

1. Se suele comenzar con preguntas abiertas (relacionadas con el qué, por qué y cómo a nivel general) lo que permite obtener una información generalizada de la sistemática de actuación

2. Se va concretando la información a través de preguntas que permitan alcanzar el objetivo perseguido, utilizando preguntas de precisión.

3. Una vez centrado el tema se procede a realizar preguntas cerradas que fijen definitivamente la información

4. Se termina con una pregunta de aclaración que confirme la información obtenida por el auditor, permitiendo que el auditado aclare alguna cuestión que considere no ha interpretado bien el auditor.

TÉCNICAS DE ENTREVISTA EN LA AUDITORIA

Partimos de la situación en la que la auditoría ha comenzado, una vez concluida la reunión inicial. Cada auditor comienza su trabajo según la planificación según los procesos, departamentos o áreas del Plan de auditoría.

El auditor debe aplicar su estrategia de investigación conforme al objeto y alcance de auditoría definido en el Plan de auditoría. La base fundamental de esta estrategia es la entrevista con el personal auditado. Lo que se persigue con estas entrevistas es la obtención de evidencias objetivas que demuestren lo que se está realizando en cada proceso, departamento o área.

Esta obtención de evidencias objetivas incluirá la verificación y obtención de información a través de la realización de diversas preguntas planificadas y el control de esta información es la clave para el desarrollo de una auditoría eficaz.

En definitiva, el auditor debe conseguir una comunicación con el auditado que sea:

• Clara

• Sencilla

• Fluida

• Sincera

Por tanto, el auditor debe ser un buen comunicador. A través de la comunicación va a obtener la mayor parte de la información, por lo que deberá conocer al nivel suficiente las técnicas para una adecuada comunicación, no solo desde el punto de vista oral, pues la comunicación no verbal (gestual) será también un importante componente del proceso de comunicación y su uso no adecuado produce, en muchos casos, una ruptura del proceso de comunicación.

La comunicación implica la transmisión de información entre el auditor y el auditado y viceversa (retroalimentación).

El auditor debe analizar en todo momento cuál es la información que realmente está llegando al auditado y que información está recibiendo él. De este modo, el auditor debe interpretar toda la información, oral o no, que se le transmita. Debe tener siempre presente y comprobar que el auditado entiende las cuestiones que se le están formulando y debe verificar que la información que recibe la ha interpretado adecuadamente. De otro modo, estará introduciendo ruido en el proceso de comunicación y desvirtuando la información obtenida.

De este modo, el auditor debe conjugar su capacidad de expresión, de observación y de escucha de forma que:

• Emita la información adecuada

• Reciba la información requerida

Estado Auditado – Auditor

Antes de comenzar con las entrevistas, debemos de tener en consideración los estados en los que se puede encontrar el auditor y el auditado. Estos son:

La primera consideración es que el Auditor debe encontrarse en la auditoría en una situación adecuada. El auditor no debe comenzar la auditoría si no se encuentra bien, ya sea física o mentalmente. Si temporalmente no se encontrara bien, es aconsejable realizar un descanso y reanudar la auditoría cuando se encuentre mejor. Si una vez comenzada la auditoría, el auditor se encuentra indispuesto, es mejor parar y continuar otro día.

Si el estado del auditor es correcto pero el del auditado no lo es, hay que intentar tranquilizar al auditado, primero haciéndole ver que no tiene por qué haber consecuencias negativas para él y que es un proceso normal del funcionamiento del Sistema de Gestión de la organización. Si la situación sigue un poco tensa, quizás ha llegado el momento de parar la auditoría y realizar un descanso. Si aun así el auditado sigue sin encontrarse en un estado óptimo, lo aconsejable es romper la línea de preguntas de la auditoría e intentar rebajar la tensión hablando de temas no relacionados con la auditoría como la familia, la comida, un programa de televisión o algo tan socorrido como el tiempo o los deportes. Si no hay forma de establecer una comunicación bidireccional que conduzca a obtener resultados porque no han dado resultado ninguna de las técnicas anteriores, es mejor abandonar la entrevista con ese auditado e intentar sustituir la información que nos puede aportar entrevistando a otras personas o mediante el análisis de la documentación y registros que maneja ese auditado.

CARACTERÍSTICAS DE LA ENTREVISTA

La entrevista es una reunión prefijada y determinada de antemano, aunque su desarrollo pueda parecer espontáneo y natural.

La entrevista siempre tiene un objetivo, que debe ser conocido al menos por el entrevistador y que será tenido en cuenta antes y durante su desarrollo.

Por lo tanto es un proceso de interacción con un fin determinado:

• El éxito de la entrevista dependerá en gran parte de la definición de los objetivos y de la habilidad para controlar su evolución.

• La entrevista no sólo se centra en objetivos, sino también incluye experiencias sentimientos emociones.

• En toda entrevista cabe considerar tres elementos claves: el entrevistador, el entrevistado y la relación entre ambos.

• En una entrevista se hacen preguntas y se dan respuestas, y el entrevistador debe mostrar su interés y confidencialidad en la información recogida y reservarse sus juicios y emociones.

• El tema debe estar muy bien delimitado para evitar dispersiones, pero teniendo siempre presente la situación y mostrando una posición flexible.

• Debe ofrecerse una retroalimentación inmediata.

El entrevistador debe traducir lo que ve y oye a situaciones concretas y no dejar lo que dice el entrevistado en generalidades.

Es perfectible, por sus características dinámicas y carácter personal, se puede ir mejorando, en la medida en que el entrevistador observa el proceso

Cuestionarios:

Benjamín Franklin la define como: “Se emplean para obtener información deseada en forma homogénea. Están constituidos por series de preguntas, escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos y temáticas”

El análisis del funcionamiento actual se logra utilizando cuestionarios o secciones del mismo que sean pertinentes según el alcance de la Auditoria, además, el cuestionario permite al auditor sintetizar los elementos que causan dificultades y deficiencias a la organización.

El sondeo que se lleva a cabo por el cuestionario, depende de la metodología que se aplique, pero generalmente se relaciona con los principios administrativos: planeación, organización, dirección, Integración de personal y control.

Una vez que se han diagnosticado los problemas reales, el auditor debe estar preparado para apreciar el nivel de desempeño del área investigada, indicando si es excelente, bueno, adecuado ó pobre y hacer las recomendaciones necesarias para mejorar el desempeño.

La forma de las preguntas puede ser:

 Preguntas Abiertas

 Preguntas Cerradas

 Preguntas de Elección Múltiple

El tipo de preguntas son:

Preguntas de Hecho. Son preguntas sobre cuestionarios concretos, fáciles de precisar.

Preguntas de Acción. Son preguntas que se refieren a actitudes o decisiones tomadas por el individuo sobre una acción realizada y sobre algunos detalles de ella.

Preguntas de Intención. Son preguntas que tratan de averiguar lo que le individuo haría si eventualmente se diera una circunstancia determinada.

Preguntas de Índice o Preguntas de Test. Son preguntas que se utilizan co el fin de obtener información sobre cuestiones que suscitan recelos en la persona interrogada.

La técnica del cuestionario consiste en:

 Definición del objetivo del cuestionario

 Diseño y prueba del cuestionario

 Aplicación del cuestionario

 Tabulación de datos

 Conclusiones

La calidad de la información dependerá de la estructura y forma de presentación. En términos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, procurando que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas.

Algunos de los lineamientos en la utilización del cuestionario son los siguientes:

 Cuando se trate de una pregunta, la respuesta ( que por general es SI o NO), se anota al lado de la pregunta.

 Finalizada la recopilación de la información, el auditor debe comprobar si los procedimientos realmente utilizados son los indicados, y rellanará el cuestionario personalmente.

 El auditor deberá comprobar si los procedimientos empleados en la realidad, se adoptan a las normas de control interno de la empresa objeto de la auditoria.

 Se debe tomar en cuenta que el cuestionario hace preguntas especificas y que normalmente una respuesta negativa refleja la existencia de una deficiencia en el sistema de control interno.

 Después de haber obtenido un conocimiento adecuado del control interno, mediante la utilización del cuestionario y otras indagaciones por parte del auditor, se debe proceder con los siguientes pasos:

 Seleccionar los procedimientos de auditoria adecuados, dependiendo si existen controles internos fuertes o débiles.

 Llevar a cabo un proceso de seguimiento, después de haber hecho estas recomendaciones para determinar si han sido aceptadas y puestas en práctica.

Clasificación de los cuestionarios:

ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS

Ambiente de Control Bancos

Estructura Organizativa Inventarios

Producción Propiedad Planta y Equipo

Capacitaciones Proveedores

Compras Préstamos Bancarios a Corto Plazo

Salarios Préstamos Bancarios a Largo Plazo

CARACTERISTICAS DE CUESTIONARIO

¨El lenguaje utilizado debe ser acorde con el del sujeto al que se dirige la encuesta.

Las preguntas deben estar redactadas de la forma más corta posible, con el fin de facilitar su lectura y comprensión.

• Las preguntas deben plantearse con claridad y de forma inequívoca, un típico error de redacción consiste en incluir dos preguntas en una, lo que conduce a no poder concretar a cual corresponde la respuesta.

• Debe empezarse por las preguntas más fáciles.

¨Se debe tener un especial cuidado con la información de preguntas que puedan resultar delicadas o embarazosas para el encuestado, redactándolas de forma que pueda obtenerse la información sin provocar un rechazo o una falsa respuesta.”

Estas preguntas deben ir, además, al final del cuestionario.

No se debe incluir en las preguntas juicios de valor ni afirmaciones que puedan condicionar las respuestas, ni que puedan verse afectadas por el orden en que figuren dentro del cuestionario.

Las preguntas deben formularse de forma que faciliten tanto el esfuerzo de memoria que tenga que realizar el encuestado, como en su caso, la realización de cálculos, para evitar errores en las respuestas.

Estos datos los debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez, el registro de la observación lo podemos llevar a cabo, por ejemplo, en una auditoría de instalaciones por medio de lista de checado o check list, en donde escribiremos mediante una lista, el nombre de cada una de los elementos a auditar de las instalaciones de la empresa para ir “palomeando” el estado físico en que se encuentran las instalaciones.

¨También el auditor puede registrar las observaciones mediante unas tarjetas en donde asientan las observaciones y hallazgos que va levantando

VENTAJAS DE CUESTIONARIOS ESTÁN LAS SIGUIENTES:

 Agilidad en la obtención de información.

 Optimización de actividades derivadas de la auditoria.

 Confirmación de hechos y sucesos heterogéneos.

El primer punto es obvio su resultado, es decir, abrevia el proceso de obtención de información, en el segundo se detectan los efectos colaterales en el sentido que de diversos temas relacionados se obtiene referencia y finalmente en el tercero se aprovecha el diseño y contenido del cuestionario para ampliar su cobertura en aspectos interrelacionados aunque no sean propiamente del mismo tema en forma directa.

El análisis del funcionamiento actual se logra utilizando cuestionarios o secciones del mismo que sean pertinentes según el alcance de la Auditoria, además, el cuestionario permite al auditor sintetizar los elementos que causan dificultades y deficiencias a la organización. El sondeo que se lleva a cabo por el cuestionario, depende de la metodología que se aplique, pero generalmente se relaciona con los principios administrativos: planeación, organización, dirección, Integración de personal y control. Una vez que se han diagnosticado los problemas reales, el auditor debe estar preparado para apreciar el nivel de desempeño del área investigada, indicando si es excelente, bueno, adecuado ó pobre y hacer las recomendaciones necesarias para mejorar el desempeño.

Etapa de Evaluación

Ponderación de funciones

PONDERACION DE FUNCIONES

FUNCIÓN PESO

VENTAS 30%

FINANZAS 20%

PRODUCCIÓN 25%

PERSONAL 25%

TOTAL 100%

La escala de apreciación que se utilizo para tabular los datos obtenidos mediante la encuesta del cuestionario es la siguiente:

0= NO EXISTE

1= MUY MAL

2= DEFICIENTE

3= REGULAR

4= BIEN

5= MUY BIEN

Estas puntuaciones corresponden a calificaciones expresadas como un tanto por ciento de eficiencia.

PUNTOS:

4500 a 5000 Corresponde de un 90 a 100% EXCELENTE

4095 a 4499 Corresponde de un 80 a 89% BUENA

3316 a 4095 Corresponde de un 60 a 79% REGULAR

2685 a 3315 Corresponde de un 40 a 59% DEFICIENTE

0 A 2684 Corresponde de un 20 a 39% MALA

Determinación de los factores o categorías a evaluar

Presentación de Resultados

El auditor interno, deberá elaborar conclusiones y presentar resultados sobre el cuestionario practicado a las aéreas y mediante una recapitulación de los aspectos sobresalientes, orientara a los gerentes sobre alternativas de solución más razonables, para contrarrestar todas aquellas situaciones negativas o problemáticas detectadas en cada una de las áreas, además el auditor podrá en todo momento proponer modificaciones a procedimientos y procesos al interior de la entidad, siempre y cuando estos beneficien y logren fomentar la eficiencia y eficacia en la obtención de los objetivos propuestos por la empresa.

Determinación de Resultados Y Formulación de Hallazgos

La relación causa-efecto deberá ser lo mas clara posible para el auditor, con la finalidad de que este pueda formular recomendaciones que permiten mejorar la gestión administrativa y financiera.

Considerar las causas y efectos de las pruebas de auditoría será un paso necesario antes de determinar los resultados y de elaborar las recomendaciones.

Las recomendaciones tendrán un carácter eminentemente preventivo o correctivo y deberá indicar que parte de los procesos de la organización que se ha auditado requiere mejoras, las recomendaciones habrán de ser precisas y prácticas, y deberán orientarse a eliminar las irregularidades detectadas.

Al formular las recomendaciones, se considerarán los elementos que aparecen a continuación:

a) Las opciones de acción que sean viables para la organización auditada, y la factibilidad de aplicar las medidas sugeridas.

b) Los efectos positivos y negativos que la implementación de esas recomendaciones tendrían en las operaciones de la organización.

Preparación de Hallazgos.

El auditor interno deberá revisar todas las evidencias de la auditoria para determinar cuándo os hallazgos no están de acuerdo o no son conforme a los criterios de la auditoria. Asimismo tendrá la responsabilidad de asegurar que los hallazgos de no conformidad se documenten de manera clara y precisa y estén soportadas por evidencias.

Los Hallazgos de la auditoria deben ser revisados con el gerente responsable auditado, con el fin de obtener conocimiento de la veracidad de todos los hallazgos de no conformidades.

Sentido de la evaluación

La Auditoria administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto individual como Colectiva de los administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen control administrativo, es decir, se evalúa que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos, que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicación de recursos se haga de manera eficiente. La Auditoria administrativa no evalúa la capacidad técnica de Ingenieros, contadores, y demás personal de una organización.

Proceso de Verificación

La Auditoria administrativa debe descubrir lo que realmente se está llevando a cabo a nivel directivo, administrativo y operativo, lo cual muchas veces resulta que no concuerda con lo que el responsable del área piensa que se está realizando.

Pensar como el Administrador

El auditor debe ponerse en el lugar del administrador a quién se está auditando y preguntarse: ¿Qué información necesitaría acerca del trabajo que se está llevando a cabo?, ¿Cómo planear y medir el desempeño alcanzado? ¿Cómo comprobar si el trabajo se realizó de manera precisa y oportuna?

Consideraciones preliminares

Una Auditoria administrativa verdaderamente eficaz debe ser planeada cuidadosamente.

Debe definirse el alcance, ya que puede ser muy amplia o puede abarcar solamente parte de una organización. La Auditoria también puede centrarse en un área funcional de la empresa: planeación, contabilidad, mercadotecnia, investigación y desarrollo, ingeniería, manufactura, o personal. Igualmente puede enfocarse en el ambiente de trabajo y en el elemento humano ó en el sistema de información.

Otra manera de determinar el alcance de una Auditoria administrativa es enfocándola en una o más funciones básicas de la gerencia: planeación, organización, integración de personal, dirección y control. También se puede limitar la evaluación a un cierto nivel de la administración: alto, medio o bajo.

En general, el alcance de la auditoria administrativa se debe definir con base en un análisis costo – beneficio. Si los beneficios de la Auditoria superan a los costos, la Auditoria debe realizarse.

El PERSONAL.- que se requiere para una Auditoria administrativa puede estar formado por los mismos auditores o consultores internos de la empresa. La ventaja que esto tiene es que ya conocen el trabajo de las distintas áreas funcionales, y las recomendaciones pueden ser hechas con mayor amplitud.

Cuando la organización carece de consultores y auditores competentes o están muy ocupados en otras tareas, lo aconsejable es contratar los servicios de auditores y consultores externos.

Una vez que se ha definido el alcance de la Auditoria y el personal que se requiere, es necesario tener en cuenta la frecuencia. La primera consideración para establecer la frecuencia de la Auditoria administrativa será el tipo de organización. Cuando la organización está sometida a constantes cambios de tipo tecnológico, por ejemplo, ó cuando los recursos que utiliza son costosos, la Auditoria administrativa debe ser más frecuente. Las Auditorias administrativas deben hacerse con la suficiente frecuencia para evitar problemas crecientes, pero con un marco de tiempo más amplio que las Auditorias financieras, que se hacen anualmente. Para una organización sometida a cambios rápidos o que consuma gran cantidad de recursos de elevado valor, la frecuencia óptima para protegerla de problemas operativos o administrativos graves ó de que éstos lleguen a arraigarse sería cada 2 años. Para organizaciones relativamente estables la Auditoria puede llevarse a cabo cada tres años. En ningún caso puede permitirse que el intervalo exceda 3 años.

Conducción de la auditoria

Una vez decididos el alcance, el personal y la frecuencia de la Auditoria, el siguiente paso es emprender la Auditoria real, lo cual implica la investigación y el análisis de los hechos que ocurren en el presente mediante cuestionarios y entrevistas y así poder determinar los problemas de la organización.

Conclusión de la auditoria

En esta parte de la auditoria se da a conocer los resultados que se obtuvieron durante la evaluación de la organización. Una de las partes más importante de las conclusiones de la Auditoria es el informe o reporte, que comprende los detalles de las investigaciones y recomendaciones de los auditores administrativos. Antes de preparar el informe final, es recomendable que los auditores sondeen las soluciones propuestas y las posibles consecuencias de las acciones con los gerentes y se aclare cualquier duda ó malentendido.

Desde el punto de vista administrativo, las recomendaciones son el aspecto principal de la Auditoria, por lo cual, éstas deben presentarse mediante un informe oral a los miembros de la gerencia. La aprobación de las recomendaciones generalmente la realiza el consejo de directores para que éstas se conviertan en parte integral del informe final.

Los auditores deben sustentar las soluciones propuestas con base en un análisis costo – beneficio, que señale la recompensa a la organización si son implantadas. En el caso de que no sean aceptadas las recomendaciones, es aconsejable ofrecer alternativas.

Esto ayuda también a los asesores a trazar la ruta de ejecución de las recomendaciones, la cual deberá incluirse en el reporte final.

El informe de Auditoría administrativa debe incluir los siguientes puntos:

 Propósito y alcance de la Auditoria administrativa

 Procedimientos utilizados de Auditoria Administrativa

 Exposición de hechos y problemas importantes

 Recomendaciones para resolver problemas

 Evaluación sobre el funcionamiento Gerencial

Es una técnica que exige del entrevistador habilidades de comunicación y dirección.

CONCLUSIÓN

La auditoría administrativa es una herramienta, producto de la necesidad de la administración de examinar o evaluar el desempeño de la organización y vislumbrar oportunidades de mejora para convertirlas en una ventaja competitiva. Por tanto, el objetivo de la misma será siempre mejorar, fortalecer o corregir los procesos actuales. Asimismo, dependiendo de su alcance, puede aplicarse en toda la organización o en un área en particular y revisar con la profundidad deseada todos sus procesos.

Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

BIBLIOGRAFÍA

 “Auditoría Administrativa”, Autor: Lic. Luis Fernando Valeriano Ortiz – Pág. 88 – 101.

 “Auditoría Administrativa”, Autor: Enrique Benjamín Franklin F.

 Chiavenato Idalberto, “INTRODUCCIÓN DE LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION”, 5 Edición Mc Graw Hill. 1999

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