MANEJO DE CORRESPONDENCIA

Recepción de la correspondencia

Etapas de la recepción:

La recepción de la correspondencia cuenta con las siguientes etapas:

1. Recibo: Consiste en recibir y revisar la correspondencia que llega a la empresa

2. Radicación: Consiste en registrar los datos básicos de la comunicación. Una vez terminado este proceso se coloca el sello de radicación

3. Digitalización: Consiste en escanear el documento remisorio y sus anexos y el envío de la imagen a la dependencia destinataria.

4. Distribución: Una vez realizada la digitalización de las imágenes y su posterior enrutamiento, los documentos originales junto con sus anexos serán distribuidos a las dependencias correspondientes

Producción de la correspondencia

• Se debe diseñar modelo de las comunicaciones

• Debe haber un proceso de calidad

• Y un listado de los documentos (formatos)a utilizar en la empresa como:

*notas internas

*memorandos

*circulares (externas e internas)

*actas

*cartas etc.

• El documento se elabora en original y dos copias. Una copia con destino al consecutivo

del Área de Administración Documental y la otra con destino a la carpeta del asunto

correspondiente de la dependencia que lo origina

• Para facilitar el manejo de la correspondencia que permita hacer fácil referencia a ella, todas las dependencias autorizadas para la creación de correspondencia le será asignada una sigla de identificación

Radicación de la correspondencia

• El funcionario de correspondencia verifica firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad halla reglamentado

• Si esta incompleto el jefe de correspondencia determina si se debe recibir o de lo contrario se devuelve a la dependencia encargada o al remitente original

• El funcionario registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas o externas el documento señalando datos como

*numero de radicación

*fecha

*Remitente

*procedencia

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