Manejo De La Correspondencia

Manejo de la Correspondencia

La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. La cantidad de correspondencia enviada y recibida varía de acuerdo con el tamano de la empresa y la clase de negocios en los cuales se ocupa.

Sin embargo, en todas las empresas es importante que la correspondencia y otros documentos se manejen de tal manera que puedan ser consultados rápidamente.

Definición de Correspondencia

Correspondencia es cualquier comunicación escrita que no está destinada a ser colocada en una tarjeta o formato para archivo. Ésta puede ser clasificada de acuerdo con su fuente en: RECIBIDA, ENVIADA o INTERNA.

 Correspondencia recibida: Es la que llega de empresas externas, como: cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes.

 Correspondencia enviada: Es aquella que se remite a individuos o companias externas; se acostumbra a retener para los archivos por lo menos una copia o fotocopia del original.

 Correspondencia interna: Incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa, como: memoramdums, informes, circulares, etc.

Organización de la Correspondencia

Para asegurarse de que los documentos estarán disponibles para ser consultados cuando se necesiten, es importante que la empresa mantenga en un mismo sitio aquellos papeles que tengan alguna relación.

El tipo de sistema y los títulos utilizados para organizar la correspondencia dependerán de la información que requiere el negocio. Un médico está interesado principalmente en la información acerca de sus pacientes. Por lo tanto, los títulos serán los nombres y los documentos que pertenezcan a ellos deberán ser guardados juntos.

Sin embargo, un agente de compras, estará interesado primordialmente en los artículos de compra. Por lo tanto, él utilizará un sistema por asuntos o materia, los títulos serán los nombres de los productos, y todos los documentos que pertenezcan a un artículo serán conservados juntos; por ejemplo: teléfonos inalámbricos.

Archivo Vertical

Hace muchos anos los documentos se guardaban apilándose unos sobre otros en forma de “libro”. Algunas veces eran colocados sobre un clavo largo conocido como espigón. No es de extranar que fuera difícil encontrar el papel que se necesitaba. Cuando los papeles se guardaban horizontalmente, los papeles se arrugaban y a menudo eran ilegibles.

Así surgió el archivo vertical, que consiste en la colocación de los papeles sobre un extremo, sostenido por guías y carpetas. Además de mantener los documentos en mejores condiciones, este archivo permite un manejo más fácil y rápido de cada documento y en menos espacio. El mueble para guardar correspondencia que se utiliza más frecuentemente es el gabinete metálico tipo gaveta, llamado Kardex.

Recepción de Correspondencia

El método que se utiliza para manejar la correspondencia recibida varía un poco de una empresa a otra, aun en aquellas de tamano comparable. En la mayor parte de las organizaciones grandes existe un departamento central de correo, oficina de partes, que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas secretarias abren este correo y lo leen, excepto aquellos sobres marcados “personal” o “confidencial”.

Las cartas que no están dirigidas a personas o departamentos específicos deben ser abiertas por la oficina de partes, a fin de determinar a quién se le debe entregar la correspondencia.

Quien quiera que sea la persona que abra la carta, debe revisar en primer lugar que haya dirección de remitente en la correspondencia y debe marcar en el sobre la fecha y la hora en que fue recibido.

Una razón importante para estampar la fecha es proporcionar un control interno de la correspondencia.

Donde se maneja un gran volumen de correspondencia, se utilizan máquinas automáticas para abrir y fechar la correspondencia. En las oficinas pequenas se utilizan sellos fechadores manuales.

Trayectoria de una Carta

1. El empleado correspondiente recibe, abre y fecha el documento.

2. Se envían a la secretaria correspondiente, quien la coloca en su bandeja de entrada.

3. El jefe la lee; luego dicta una respuesta.

4. Cuando termina con el documento lo marca de tal forma que indique que ha concluido con él y autoriza su archivo. Esta anotación se conoce como iniciales de autorización para archivar el documento. Las cuales se colocan en la esquina superior izquierda. Las copias de las cartas enviadas y memorandums internos, no requieren las iniciales de autorización para ser archivados. Si los archivos los manejan especialistas, la secretaria pone la correspondencia en la bandeja rotulada ”salida”.

Proceso de Archivo

Una vez que la correspondencia ha sido recepcionada, ésta se ingresa en el libro de correspondencia, colocándole la fecha de ingreso. Luego de eso se deja en el escritorio del jefe o en la bandeja de salida para ser entregada a quien corresponda.

El destinatario tramita la respuesta del documento y posteriormente autoriza su archivo. La autorización del archivo se hace en la esquina superior izquierda del documento y ésta puede ser la palabra “archivo”, “archívese” o bien la firma o iniciales o “mosca” del ejecutivo, más la fecha en que autoriza el archivo del documento.

Etapas del proceso de archivo

1. Inspeccionar: Es examinar los documentos a fin de verificar que tengan la fecha de ingreso y la autorización de archivo. Si faltase cualquiera de estos dos datos se aconseja devolverlos a la persona que le entregó el documento, a fin de averiguar si el documento fue tramitado.

2. Clasificar: Es decidir mentalmente cuál es el título o nombre más adecuado bajo el cual se archivará el documento. Para hacer más precisa la clasificación es conveniente escoger los títulos o nombres más usados para solicitar documentos.

Existen a lo menos cinco claves diferentes para archivar documentos:

a) En el archivo alfabético se puede clasificar por el membrete o por el nombre de la persona que firma en la correspondencia recibida y también por el nombre de la persona o compania a quienes la carta está dirigida, en el caso de correspondencia enviada.

b) Por el nombre del tema o asunto de la carta en correspondencia enviada y recibida.

c) Por el nombre de la zona geográfica en el caso de correspondencia enviada y recibida.

d) Por las fechas del documento en correspondencia enviada y recibida.

e) Por números asignados en correspondencia enviada y recibida

3. Codificar: Subrayar con lápiz de color el título escogido en la clasificación. Si el nombre seleccionado no aparece en el documento, éste se escribe con lápiz rojo en el extremo superior derecho de la hoja. Al momento de codificar puede necesitarse una referencia cruzada y esto significa que un documento pudiese archivarse bajo dos títulos o nombres diferentes. Como se cuenta con sólo un documento se debe preparar una hoja de referencia cruzada que indica el lugar donde está archivado el documento original. Las referencias cruzadas se marcan con lápiz de color diferente al título principal.

La hoja de referencia cruzada debe llevar los siguientes datos:

 Datos referencia cruzada: Nombre o asunto: Soto, Juan / Fecha documento: 07-04-2003 / Relativo a: Cotizaciones de envase.

 Datos original: VEASE Nombre o asunto: Pérez y Cía.

4. Distribuir: Consiste en separar los documentos agrupándolos por títulos a fines, por ejemplo: si se está utilizando un archivo alfabético se separan las cartas de acuerdo a las letras del alfabeto.

5. Guardar: Los documentos se colocan en sus correspondientes carpetas. Antes de archivarlos debe verificar que esten en perfecto estado y si fuese necesario hacer las reparaciones correspondientes. Debe recordarse que una carpeta tiene una capacidad máxima para cien documentos.

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