MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONCEPTO

Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se consignan en forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.

La existencia de un manual de procedimientos sirve para que la administración aumente la posibilidad de que los empleados utilicen los sistemas y procedimientos prescritos al llevar a cabo sus tareas.

El manual ofrece además al personal una guía de trabajo, guía que resulta particularmente valiosa para orientar a los nuevos empleados.

OBJETIVOS

1. Presentar una visión integral de cómo opera la organización

2. Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.

3. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo

4. Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

5. Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a su unidad orgánica.

6. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

CLASIFICACIÓN

Se pueden clasificar en:

Manual de procedimiento general. Contiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en mas de un sector administrativo.

Por su contenido

* Historia de la empresa

* Organización de la empresa

* Políticas de la empresa

* Procedimientos de la empresa

* Contenido múltiple

* Manuales de puestos

Manual de procedimientos específicos. Contiene información sobre los procedimientos que siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.

Por función específica:

* Ventas

* Compras

* Finanzas

* Personal

* Crédito y cobranza

* Otras funciones

* Generales, que ocupen de dos o más de estas áreas.

CONTENIDO DEL MANUAL

1. Índice

2. Introducción

2.1. Objetivos del manual

2.2. Alcance

2.3. Como usar el manual

2.4. Revisión y recomendaciones

3. Organigrama

3.1 Interpretación de la estructura básica de la organización en la cual se explican cosas como:

Tipos de organización.

Amplitud de la centralización o descentralización.

Relación entre el personal de línea y el asesor.

4. Gráficas

4.1. Diagrama de flujos

5. Estructura procedimental

5.1. Descripción narrativa de los procedimientos

6. Formas

6.1. Por lo general rediseñadas y planeadas

6.2. Instructivos de las formas

7. Políticas de la organización relacionadas con aspectos fundamentales de la dirección.

ELABORACIÓN DE MANUAL

Etapa de planeación.

Permite distinguir la cobertura de la planeación del programa se determina el enfoque que se le dará al manual y el detalle del mismo y se podrá informar a niveles superiores acerca de los posibles problemas existentes en la elaboración del mismo.

Posteriormente se prepara una descripción de las funciones y actividades deberá ejecutar el equipo de trabajo y se estudiaran las cartas de la organización y organigrantes del área, estudio y localización exacta de sus objetivos, estudio de los trabajos de organización efectuados con anterioridad, estudio de los sistemas y procedimientos, ventajas y desventajas en el método que se debe utilizar. Una vez realizados los trabajos se procede a:

1.

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