MANUAL PARA ENTREGA RECEPCION

ENTREGA RECEPCIÓN SE DENOMINA AL PROCESO ADMINISTRATIVO POR EL CUAL LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL Y MUNICIPAL; CENTRALIZADA O DESCENTRALIZADO, SE ENCUENTRAN OBLIGADOS DE ACUERDO A LA LEY DE ENTREGA RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA DEL ESTADO Y MUNICIPIOS DE MORELOS, PARA ENTREGAR AL TERMINO DE SU GESTIÓN, LOS ASUNTOS, BIENES, VALORES, DOCUMENTOS Y DEMAS INFORMACIÓN QUE FUE GENERADA DENTRO DE SU ACTUAR COMO FUNCIONARIO PÚBLICO; INCLUYENDO LA INFORMACIÓN GENERADA EN RAZÓN DE LA LEY ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO, LA LEY DE INFORMACIÓN PÚBLICA, ESTADISTICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y DEMAS ORDENAMIENTOS LEGALES APLICABLES A LA FUNCIÓN PÚBLICA, AL FUNCIONARIO PÚBLICO QUE LO SUSTITUIRA EN EL CARGO, YA SEA POR LA CONCLUSIÓN DEL PERIODO DE GESTIÓN O POR LA SEPARACIÓN DEL CARGO POR CUALQUIER MOTIVO.

DENTRO DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA MUNICIPAL, ES OBLIGACIÓN DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL, APOYAR A LA CORRECTA APLICACIÓN DE LA LEY DE ENTREGA RECEPCIÓN, MEDIANTE LA ASESORÍA A LOS FUNCIONARIOS OBLIGADOS PROXIMOS A SEPARARSE DEL CARGO, ASÍ COMO LA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS GENERADOS POR LA INTERPRETACIÓN DE LA LEY, PARTICIPANDO DE MANERA DIRECTA EN LA FORMALIZACIÓN DE ESTE PROCESO ADMINISTRATIVO, ASÍ COMO LA ENTIDAD SUPERIOR DE AUDITORIA Y FISCALIZACIÓN DEL ESTADO DE MORELOS.

EN VIRTUD DE LO ANTERIOR, SE EMITE EL SIGUIENTE MANUAL QUE SIRVA COMO APOYO A LA PREPARACIÓN, FORMALIZACIÓN Y ACLARACIÓN DEL PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN, PROXIMO A DESARROLLARSE RESPECTO DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA MUNICPAL; ASÍ COMO, DE LAS DIVERSAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE LA COMPONEN.

MANUAL PARA LA PREPARACION DE LA ENTREGA RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL DE XOCHITEPEC, MORELOS.

DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO112 DE LA CONSTITUCIÓN POLITICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS, LOS REPRESENTANTES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA MUNICIPAL DURARAN EN SU CARGO UN PERIODO DE TRES AÑOS, INICIANDO EL PRIMERO DE ENERO DEL AÑO POSTERIOR A SU ELECCIÓN; LO CUAL NOS INDICA QUE DEBERÁN PREPARAR LA ENTREGA RECEPCIÓN PARA REALIZARSE EL PRIMERO DE ENERO DEL SIGUIENTE PERIODO A LOS CIUDADANOS ELECTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL .

POR ESTE MOTIVO SE HA DECIDIDO EMITIR LOS LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA MUNICIPAL, TENIENDO COMO OBJETIVO PRINCIPAL QUE LOS SUJETOS OBLIGADOS MANTENGAN ACTUALIZADOS LOS FORMATOS QUE DEBERÁN UTILIZARSE EN ESTE PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN, RESPECTO DE TODAS Y CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE INTEGRAN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA MUNICIPAL; POR LO QUE, MEDIANTE ESTOS LINEAMIENTOS SE FIJAN LAS BASES PARA REALIZAR ÉSTA Y ENUNCIAN ALGUNAS ACLARACIÓNES SOBRE POSIBLES DUDAS QUE PUDIERAN SURGIR DURANTE LA CAPTURA DE INFORMACIÓN, QUE SE ESPERA SIRVAN PARA FACILITAR Y AGILIZAR ESTA LABOR:

PREVIO A LA PREPARACIÓN DEL PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN

NO SOLAMENTE SE DEBE LLEVAR A CABO EL PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN, CUANDO EXISTA SUSTITUCIÓN DEL FUNCIONARIO PUBLICO OBLIGADO; SINO EN TODOS LOS CASOS EN QUE EXISTA UNA SUSTITUCIÓN TEMPORAL O DEFINITIVA DE TITULAR O ENCARGADO DE DESPACHO, INCLUYENDO LOS CASOS DE INCAPACIDAD POR GRAVIDES O LICENCIA TEMPORAL PARA PARTICIPAR EN PROCESOS ELECTORALES. CON LO QUE SE DELIMITA CORRECTAMENTE EL PERIODO DE GESTIÓN DE CADA FUNCIONARIO PUBLICO, DESLINDANDO RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PUDIERAN LLEGARSE A DETERMINAR A TRAVES DE LOS PROCESOS DE FISCALIZACIÓN DE LOS ORGANOS DE CONTROL EN SUS DIFERENTES NIVELES DE GOBIERNO, RESPECTO DEL MANEJO DE RECURSOS PÚBLICOS.

DICHO PROCESO ADMINISTRATIVO, BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA DEBERÁ AFECTAR LA ACTIVIDAD NORMAL DEL AREA ADMINISTRATIVA QUE SE ENTREGARÁ, POR LO QUE SE DEBE CONTINUAR CON LAS ACTIVIDADES, TOMANDO LAS PROVIDENCIAS LEGALES NECESARIAS PARA CONTINUAR CON LA ATENCIÓN AL PUBLICO Y LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS PUBLICOS.

LOS FUNCIONARIOS PUBLICOS, EN CUMPLIMIENTO A LAS OBLIGACIONES INHERENTES A CADA PUESTO, DEBEN MANTENER EN TODO MOMENTO ORDEN Y CONTROL, TANTO DE LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y FINANCIEROS QUE SE ENCUENTREN BAJO SU RESGUARDO, PARA LO CUAL ES RECOMENDABLE LLEVAR A CABO LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES PREVIAS AL PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN:

• ESTABLECER COORDINACIÓN CON LA DIRECCIÓN DE PATRIMONIO MUNICIPAL PARA LLEVAR A CABO LA REVISIÓN FÍSICA DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES QUE SE ENCUENTREN BAJO RESGUARDO DE CADA AREA, PROCURANDO LA ACTUALIZACIÓN CONSTANTE DE LOS MISMOS, MEDIANTE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE BAJA O ALTA DE BIENES;

• ESTABLECER UN CONTROL Y ORDENAMIENTO DE LOS ARCHIVOS CORRESPONDIENTES A CADA ÁREA, CLASIFICANDO POR ASUNTO Y FOLIANDO EL CONTENIDO DE CADA CARPETA DE ARCHIVO;

• CONSIDERANDO LA CANTIDAD DE ARCHIVOS, SE PODRA OPTAR POR REMITIR AL ARCHIVO MUNICIPAL E HISTÓRICO, LOS EXPEDIENTES QUE NO SE ENCUENTREN ACTIVOS;

• POR CUANTO AL MANEJO DE RECURSOS ECONÓMICOS, A TRAVES DE FONDO REVOLVENTE O LA EMISIÓN DE RECURSOS PENDIENTE DE COMPROBAR; DEBERÁ CORROBORARSE EN LA TESORERÍA MUNICIPAL, QUE NO EXISTA COMPROBACIÓN DE RECURSOS PENDIENTE POR SOLVENTAR;

• MANTENER ACTUALIZADOS LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS, DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DEL ÁREA Y LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA;

• REVISAR LA SITUACIÓN LABORAL DEL PERSONAL ADSCRITO A CADA ÁREA, REGULARIZANDO LOS CASOS DE PERSONAL CON LICENCIA, PERMISO O COMISIÓN, MEDIANTE LOS OFICIOS CORRESPONDIENTES EN LOS QUE SE MENCIONEN LOS PERIODOS DE CADA CASO Y, PREFERENTEMENTE AL TERMINO DE LA ADMINISTRACIÓN, SE DEBERÁ CONCLUIR CON TODAS Y CADA UNA DE LAS COMISIONES ASIGNADAS.

• REVISAR EL CORRECTO REGISTRO EN EL INVENTARIO, DEL ESTADO FÍSICO Y MECÁNICO DE LOS VEHICULOS DE PARQUE VEHICULAR DEL MUNICIPIO, Y CORROBORÁR QUE TODOS LOS VEHICULOS QUE SE ENCUENTRAN EN CIRCULACIÓN SE ENCUENTREN CONSIDERADOS EN DICHO INVENTARIO Y EL CORRECTO TRÁMITE DE BAJA EN CASO CONTRARIO;

• COORDINAR REVISIONES CONSTANTES; POR PARTE DE LAS AUTORIDADES CORRESPONDIENTES, RESPECTO DEL ARMAMENTO Y CARTUCHOS A RESGUARDO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE SEGURIDAD PUBLICA DE XOCHITEPEC, MORELOS, COMO DEL EQUIPO ANTIMOTINES Y DEMAS MATERIAL DE SEGURIDAD ASIGNADO A ESA ÁREA;

• REVISAR EL REGISTRO DE BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DEL AYUNTAMIENTO, ACTUALIZANDO LA INFORMACIÓN CORRESPONDIENTE A CADA UNO DE ELLOS, REFERENTE AL REGISTRO PUBLICO DE LA PROPIEDAD Y REGISTRO PUBLICO DE LA PROPIEDAD INMOBILIARIA ESTATAL; ASÍ COMO LA DOCUMENTACIÓN QUE AMPARE SU LEGAL PROPIEDAD O POSESIÓN;

• LLEVAR UN REGISTRO INDEPENDIENTE, DE LAS CUENTAS PÚBLICAS APROBADAS DURANTE LA ADMINSITRACION MUNICIPAL, CONSIDERANDO FECHA DE APROBACION Y PERIODICO OFICIAL DE PUBLICACION; ASÍ MISMO MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACIÓN FINANCIERA GENERADA POR LA TESORERIA MUNICIPAL;

• MANTENER UN ESTRICTO CONTROL Y REGISTRO DE LAS OBRAS EJECUTADAS POR ESTA ADMINISTRACION, CONSIDERANDO EN DICHO REGISTRO TODA LA INFORMACION REFERENTE A LAS OBRAS TERMINADAS, EN PROCESO Y PENDIENTES POR AMORTIZAR, ACLARANDO QUE DEBERÁN TOMARSE LAS MEDIDAS NECESARIAS, A FIN DE TERMINAR Y COMPROBAR LA TOTALIDAD DE OBRAS ANTES DEL 31 DE DICIEMBRE CORRESPONDIENTE AL ÚLTIMO AÑO DEL TRIENIO DE LA ADMINISTRACION RESPECTIVA,, EN CUMPLIMIENTO A LA NORMATIVIDAD APLICABLE;

• SE DEBERÁ GENERAR POR LA SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO, UN REGISTRO CONSTANTE Y ACTUALIZADO DE LOS CONTRATOS, ACUERDOS DE COORDINACION Y CONVENIOS SIGNADOS POR EL C. PRESIDENTE MUNICIPAL, CONSIDERANDO ENTRE OTROS DATOS, EL OBJETO, PARTICIPANTES Y LA VIGENCIA DE LOS MISMOS;

• TODAS Y CADA UNA DE LAS AREAS JURÍDICAS QUE SE ENCARGAN DE LA TRAMITACIÓN DE JUICIOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINSITRATIVOS, DEBERÁN MANTENER UN REGISTRO CONSTANTE DEL ESTADO QUE GUARDAN LOS MISMOS;

PREPARACION DE LA ENTREGA RECEPCION.

LO PRIMERO QUE SE DEBE CORROBORAR ES LA CONCLUSIÓN DEL ENCARGO DEL FUNCIONARIO OBLIGADO AL PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN, CONTINUANDO CON LA ELECCIÓN DE LOS FORMATOS OFICIALES PARA CAPTURA DE LA INFORMACIÓN QUE APLICAN A CADA CASO PARTICULAR Y LA CAPTURA DE LA INFORMACIÓN EN LOS MISMOS, PARA LO CUAL SE APOYA CON UNA DESCRIPCIÓN GENERAL SOBRE LOS DATOS QUE SE CAPTURARÁN EN CADA UNO DE ELLOS:

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: SE INTEGRA EN SU ENCABEZADO POR NOMBRE DEL FORMATO, LOGOTIPOS DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MORELOS Y TOPONIMIA DEL MUNICIPIO, FECHA (SERA EL ULTIMO DÍA EN QUE SE ENCONTRO EN FUNCIONES EL SERVIDOR PUBLICO QUE ENTREGA), DEPENDENCIA, ENTIDAD O MUNICIPIO (SE ANOTARA EL AREA DE QUIEN DEPENDE CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, DE ACUERDO AL ORGANIGRAMA APROBADO), AREA ADMINISTRATIVA (AREA A LA QUE SE REFIERE LA INFORMACION QUE CONTIENE EL FORMATO), CARGO QUE SE ENTREGA (PUESTO A CARGO DE QUIEN SE ENCUENTRA LA INFORMACION) Y; POR CUANTO AL PIE DE PAGINA SE INTEGRA POR EL NOMBRE DEL SERVIDOR PUBLICO QUE ENTREGA (SERA EL DEL SERVIDOR QUE SE RETIRA, SIN IMPORTAR QUE LA INFORMACION SEA DE UN DEPARTAMENTO DEPENDIENTE DE ESTE, YA QUE ESTA A CARGO DE LA MISMA DE ACUERDO AL ORGANIGRAMA), SERVIDOR PUBLICO QUE RECIBE, REPRESENTANTES DE LA ENTIDAD SUPERIOR DE AUDITORIA Y FISCALIZACIÓN DEL ESTADO DE MORELOS

MJ-01 MARCO JURIDICO DE ACTUACIÓN: SE DEBE CAPTURAR TODOS Y CADA UNO DE LOS ORDENAMIENTOS JURÍDICOS EN LOS QUE SE ENCUENTRA FUNDADA CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS HASTA EL NIVEL DE JEFE DE DEPARTAMENTO, LAS FACULTADES Y EN LOS QUE SE BASA LA LEGAL ACTUACIÓN DE CADA UNA DE ELLAS; CONTENIENDO

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