MEDICION DE INDICADORES

CONSTRUCCION DE INDICADORES DE GESTION Y HERRAMIENTAS OLAP PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS

1. RESEÑA HISTORICA

Las exigencias competitivas del mercado hacen que las organizaciones busquen mecanismos que les permitan marcar la diferencia frente a sus competidores y les facilite mantenerse dentro del negocio con posibilidades de crecimiento y expansión.

Los recursos con que cuentan las organizaciones para construir sus herramientas de gestión se limita a los informes elaborados por el departamento de sistemas, basados en ciertos requerimientos que los usuarios definen a través de su percepción y experiencia en el negocio y que luego son interpretados según su visión y análisis de los conceptos referenciados que asociados con la herramienta de desarrollo se corre el riesgo que después de mucho tiempo se llegué a tener un producto final que no cumple con las expectativas y necesidades reales de los usuarios.

Por otra parte, no se cuentan con el conocimiento en herramientas dinámicas y en la construcción de adecuados indicadores de gestión que le permita a las directivas de la compañía, indagar en las diferentes áreas del negocio, realizando exploración, análisis y localización de tendencias de la información desde las perspectivas manejadas dentro y hacia a fuera de la organizacion, en busca de las mejores alterativas para enfrentar el medio y contar con elementos reales basados en datos estadísticos que les facilite tomar decisiones rápidas y acertadas, redundando en beneficios económicos.

2. ¿Porqué implementar un Datawarehouse, con Herramientas Olap y diseñar sus propios indicadores de gestión?

Los sistemas de ingreso de transacciones se ven afectados por las consultas a las bases de datos. Generalmente poseen informes predefinidos, y cualquier modificación a los mismos debe ser solicitado al departamento de sistemas, que será en definitiva quien evaluará si tiene los recursos humanos disponibles como para realizarlos. El Data Warehouse está separado de los sistemas transaccionales, por lo tanto las consultas no afectan la velocidad de registro de las operaciones. Se actualiza periódicamente, capturando datos de los distintos sistemas transaccionales. Una vez implementado, es importante elegir las herramientas de consulta al data warehouse, que permitan un alto grado de autonomía a los usuarios.

3. DEFINICION DE CONCEPTOS

A. Business Intelligence : Es lograr que los gerentes y en general los directivos de las organizaciones, tomen las mejores decisiones todos los días, accediendo de forma directa a la información de su negocio, de la manera adecuada y en el momento correcto.

B. Data Warehousing : El Data Warehouse es el repositorio de datos de la compañía. En él encontrara la información contable, de ventas, de recursos humanos, de manufactura, y de otros sistemas de ingreso de transacciones tanto histórica como actual de la compañía. El objetivo es aprovechar al máximo la riqueza depositada en él.

C. Data Mining : El Data Mining es el proceso que ayuda a descubrir los patrones y relaciones que puedan pasar desapercibidos en el análisis del negocio y de los clientes. Debe estar orientado a resolver un problema de negocios, y no debe requerir el ser un especialista en estadística para poder emplearlo.

Algunos ejemplos de las preguntas que se pueden responder con las herramientas de Data Mining son:

• Que características tienen mis mejores clientes?

• Que características tienen los clientes que estoy perdiendo?

• A quienes debería dirigir mi campaña publicitaria?

• Cuales son los factores que inciden en que algunas máquinas tengan mayores tasas de fallas que otras?

• Es efectiva la aplicación de una droga medicinal? Cuales fueron los cinco grupos que obtuvieron los mejores resultados?

• A quienes no debo venderles seguros contra todo riesgo?

• Que factores inciden en el aumento de la tasa de fallas?

D. Cubo Multidimensional : Es una estructura de almacenamiento que nos permite realizar las diferentes y posibles combinaciones para visualizar los resultados de una organización hasta un determinado grado de detalle, esta estructura es independiente al sistema transaccional de la compañía y facilita consultar información histórica de manera rápida y eficiente; ofreciendo la posibilidad de navegar y analizar los datos requeridos.

E. Medidas o Métricas : Son características cualitativas o cuantitativas, de las los objetos que se desean analizar en las empresas. Las medidas cuantitativas están dadas por valores o cifras porcentuales. “Lo que se puede medir se puede controlar y mejorar”. Por ejemplo, se tienen las ventas en dólares, el numero de unidades de inventario, las horas trabajadas, el promedio de piezas producidas, el porcentaje de aceptación de un producto, el consumo de combustible de un vehículo y etc.

F. Dimensión : Son los objetos del negocio, con los cuales se puede analizar la tendencia y el comportamiento del negocio. La definición de estas dimensiones, se basan en políticas de la compañía o del mercado, es decir como interpretan o clasifican su información para segmentar el análisis en sectores que por sus características comunes facilitan la observación y el análisis. Para poder definir las dimensiones requeridas dentro de los cubos multidimensionales, se deben responder a las siguientes preguntas:

 ¿Cuándo?  Permite hacer un análisis a través del tiempo y visualizar de manera comparativa el desempeño del negocio, en este caso no permite seleccionar épocas de la historia para determinar el comportamiento en un momento dado.

 ¿Dónde?  Nos ubica en un área física o imaginaria donde se están llevando a cabo los movimientos que se desean analizar, estos lugres se pueden ser zonas geográficas, bodegas de almacenamiento de mercancía, divisiones hacia el interior de la organización, centros de costo, clasificación de las cuentas contables y etc.

 ¿Que?  Es el objeto del negocio, o es el objeto de interés para determinada área de la compañía, para estos casos se tienen los productos y/o servicios, la materia prima como elemento de interés para la división de abastecimientos, los vehículos para la sección de transportes, las maquinas de facto para el área de producción y etc.

 ¿Quien?  En esta dimensión se plantea una estructura de los elemento que inciden directamente sobre el objeto de interés, en estos casos se hace referencia a el área comercial o de ventas, a los empleados de la organización cuando se esta realizando un análisis a nivel del talento Humano y etc.

 ¿Cuál?  Es hacia donde esta enfocado el esfuerzo de la organización o una determinada área del negocio, para hacer llegar los productos o servicios. En esta dimensión se trabaja con los clientes que pueden ser internos o externos a la organización. Por ejemplo para el caso de un cliente interno, se puede tener un análisis del la cantidad de servicios que ofrece el departamento técnico a las áreas de negocio de la compañía y poder determinar que áreas solicitan mayor soporte y quienes están aprovechando el recurso con que se cuenta.

CUANDO DONDE QUE QUIEN CUAL MEDIDA

Año Zona Tipo de Producto Fuerza de Ventas División de Clientes Ventas

Semestre Región Grupo de Producto Categoría Tipo de Cliente Unidades

Trimestre País Sub Grupo Vendedor Cliente Horas

Mes Ciudad Línea del Producto litros

Semana Punto de Venta Producto Cajas

Día

G. Análisis Multidimensional : Es la acción de combinar las diferentes áreas de la organización, de tal manera que permita ubicar cierto tipo de información que revele el comportamiento del negocio.

CUANDO DONDE QUE QUIEN CUAL MEDIDA

2001

América Farmacéutica Fuerza de ventas Institucional Ventas

1er Semestre

Sur América Urológico Señor Supermercados Unidades

2do Trimestre Colombia Viagra Camilo Pombo Cafam Cajas

Junio Cali Litros

El análisis multidimensional que se puede obtener del ejemplo anterior, son el numero de cajas de medicamentos urológicos vendidos específicamente a los clientes institucionales ubicados en un zona geográfica denominada América para el primer semestre del año 2001, por el grupo de vendedores clasificados como señor.

En general, el análisis multidimensional se puede hacer combinando todas las posibles opciones presentadas en los cubos multidimensionales, en busca de obtener tendencias de la información y cambios que le permita visualizar oportunidades de negocio o situaciones a cambiar o mejorar.

H. DataMart : Es una estructura de tablas que me

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