Manual De Normas Y Procedimientos De Auditoria

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

DEFINICION DE MANUAL

"Un manual es un folleto, libro o carpeta en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentra en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa".

Según Continolo (1973) el manual es: "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo."

OBJETIVOS DEL MANUAL

En sentido general el objetivo que se persigue con los manuales es el de instruir a las personas acerca de aspectos tales como objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc., precisar las funciones y relaciones para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones, coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo, servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, entre otras.

También podemos definirlo como el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ó más de ellas, para este caso especifico, el Departamento de Auditoría Interna de cualquier organización.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

Referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas como el Departamento de Auditoria Interna, facilita las labores de Auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Le permite al profesional a observar y tomar en cuenta los distintos procesos que llevar determinado evento u operación que se encuentra plasmada en los manuales de control interno.

Derivado de los conceptos es muy importancia que reviste la correcta Auditoria, de contar con un Manual de Normas y Procedimientos de Auditoria Interna, con el fin de que los funcionarios que tienen la responsabilidad de Auditar, Asesorar, establecer las averiguaciones administrativa y determinar las responsabilidades en el Negocio, cuenten con un documento que explique la manera correcta en que deben desarrollar los procedimientos; cumpliendo con leyes, normas e instructivos referidos a la materia.

El Manual de Normas y Procedimientos de Auditoria Interna como instrumento de Control Interno permite, evaluar las operaciones que se llevan a cabo para Auditar los procedimientos del Negocio en términos de eficiencia, eficacia y efectividad; facilitando así las labores de control fiscal.

UTILIDAD DEL MANUAL

• Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

• Interviene en la consulta de todo el personal.

• Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad.

• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

• Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

• Ayuda a la coordinación de actividades y evita duplicidades.

• Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MANUAL

El uso del manual tiene ventajas y desventajas, el Auditor Interno debe sopesar (examinar) estas consideraciones en cada caso particularmente.

Ventajas:

1. Provee de un historial informativo concerniente a las políticas y procedimientos de auditoria.

2. Especifica las tareas mínimas de auditoría a realizar.

3. Ayuda a los miembros del personal a dar respuestas a preguntas rutinarias.

4. Ayuda a la eficaz distribución del trabajo.

5. Es útil como un control del progreso del trabajo.

6. Fija la responsabilidad para un particular punto de auditoría.

7. Provee de una guía útil para años posteriores.

8. Es una ayuda sustancial para el supervisor en su revisión del trabajo efectuado.

9. Provee de evidencias en un trabajo específico, si después surgiese un litigio.

10. Ayuda a contabilizar el tiempo del personal, gastos etc.

DESVENTAJAS

1. Existe una tendencia general a limitar el trabajo a lo especificado en el manual.

2. A menudo los procedimientos son mecánicos.

3. Existe una tendencia a desalentar el pensamiento creativo.

4. Los manuales frecuentemente no están al día.

Es muy conveniente que el auditor interno cuente con un Manual de Auditoría Interna, o sea, con una herramienta escrita que oriente su actividad teniendo en cuenta las especificidades que posee la misma y de esta forma con su trabajo cotidiano ayude a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales considerando que son muchas las ventajas que ofrece un manual y que las desventajas, que son las menos, pueden ser manejadas convenientemente con el buen juicio del auditor que se desempeñe.

CONFORMACIÓN DEL MANUAL

1. Identificación: Este documento debe incorporar la siguiente información:

• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial de la organización.

• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

• Lugar y fecha de elaboración.

• Número de revisión (en su caso).

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último,

• El número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

2. Índice o Contenido

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

3. Prologo y/o Introducción

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, areas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

4. Objetivos de los Procedimientos

Explicación del proposito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se esta realizando adecuadamente, reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras desventajas adicionales.

5. Áreas de Aplicación y/o Alcance de Los Procedimientos

Esfera de acción que cubren los procedimientos.

Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances en: procedimientos macro administrativos y procedimientos administrativos o sectoriales.

6. Responsables

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

7. Políticas o Normas de Operación

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alternativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

• Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.

• Los

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