Manuales Administrativos. Marco General Conceptual
jstesis26 de Octubre de 2012
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
SUPERIOR -MISIÓN SUCRE
ALDEA UNIVERSITARIA “EZEQUIEL ZAMORA”
CÚA, ESTADO MIRANDA
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN ADMINISTRACIÓN
MANUALES ADMINISTRATIVOS:
MARCO GENERAL CONCEPTUAL
Autora: Jeannette Santacruz
Cúa, Noviembre 2007
ÍNDICE
pp.
INTRODUCCIÓN 1
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Definición, Beneficios y Limitaciones 3
Clasificación 4
Diferencias entre los Manuales Administrativos más Conocidos 7
Los Manuales Administrativos Fortalecen la Comunicación y la
Coordinación en una Organización
8
Importancia que tienen los Manuales de Organización, de
Procedimientos y de Calidad para una Organización
9
Procedimientos para la Elaboración de Manuales
Administrativos
11
CONCLUSIONES 14
BIBLIOGRAFÍA 16
1
INTRODUCCIÓN
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la
documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar
con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos
en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de
los planes originales. En este sentido, es necesario elaborar una guía sobre la
actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control
adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.
Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos
inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparación de sus manuales
administrativos que permitan dar a conocer o aclarar los objetivos, las políticas a
seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo
propio de las funciones de toda empresa.
En efecto, dentro del área administrativa se cuenta con importantes documentos
normativos, los cuales puntualizan el qué, quién, cómo y para qué de las actividades,
con las que se da cumplimiento a la misión y a los objetivos organizacionales.
Dichos documentos normativos, son los manuales administrativos como
instrumentos que apoyan el funcionamiento de una institución o empresa, a través de
la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos, políticas,
determinación de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades,
funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra
información amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son
duplicados de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos,
reglamentos, etc.
Puede decirse, entonces, que un manual es un conjunto de documentos que
partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la
secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un
procedimiento determinado, indicando quien los realizará, que actividades han de
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desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que
constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.
A efectos de ofrecer un marco general conceptual sobre los manuales
administrativos, en el presente informe se detallan los siguientes aspectos: Definición,
beneficios y limitaciones; clasificación; diferencias entre los manuales
administrativos más conocidos; los manuales administrativos como medio para
fortalecer la comunicación y la coordinación en una organización; importancia que
tienen los manuales de organización, de procedimientos y de calidad para una
organización; y procedimientos para la elaboración de manuales administrativos.
Por último, se enuncian las conclusiones y la bibliografía consultada.
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MANUALES ADMINISTRATIVOS
Definición, Beneficios y Limitaciones
Los Manuales Administrativos, tienen su origen durante la Segunda Guerra
Mundial, en donde por la escasez y urgencia de personal adiestrado, fue necesario
preparar a éste mediante manuales. Son documentos de fácil manejo que contienen,
en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia,
organización, políticas y procedimientos de un organismo social y es considerado
como necesario para mejorar la realización del trabajo.
Fueron concebidos dentro del campo de la Administración, para registrar y
trasmitir, sin distorsiones, la información referente a la organización y
funcionamiento de una empresa u organismo público, así como de las unidades
administrativas que lo constituyen.
Su principal objetivo es: Proporcionar información referente a: directorio,
antecedentes, legislación, atribuciones, objetivos, estructura de puestos y/o cualquier
otra cosa que sea necesaria a las entidades privadas y públicas y/o a las unidades que
las integran, para el mejor desarrollo de las tareas.
El siguiente cuadro recoge los aspectos en cuanto a beneficios y limitaciones
que presentan los manuales administrativos:
4
Cuadro 1
Beneficios y Limitaciones de los Manuales Administrativos
Beneficios Limitaciones
− Facilitan la comprensión de los objetivos,
políticas, estructuras y funciones de cada
área integrante de la organización.
− Aseguran y facilitan al personal la
información necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y
lograr la uniformidad en los procedimientos
de trabajo y la eficiencia y calidad esperada
en los servicios.
− La gestión administrativa y la toma de
decisiones son regidas por normas que
mantienen continuidad en el trámite a través
del tiempo.
− Evitan ineficiencias del talento humano y
desperdicio de los recursos materiales.
− Facilitan la selección de nuevos empleados
proporcionándoles los lineamientos
necesarios para el desempeño de sus
atribuciones.
− Sirven de base para el adiestramiento y
capacitación del personal
− Determinan la responsabilidad de cada
puesto de trabajo y su relación con los
demás integrantes de la organización
− Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de
los funcionarios, evitando funciones de
control y supervisión innecesarias.
− Su diseño y actualización tiene un alto costo
en términos de tiempo y dinero.
− Resistencia del personal a utilizar los
manuales por ser poco atractivos y en la
mayoría de los casos voluminosos en
contenido.
− Ejercen un efecto limitante de la iniciativa
del personal debido a que en algunas
ocasiones son excesivamente rígidos y
formales.
− Exigen una permanente actualización, dado
que la pérdida de vigencia de su contenido
acarrea su total inutilidad.
− No aplican en empresas pequeñas donde la
comunicación es muy fluida y el volumen de
tareas reducido.
− La organización informal no es reconocida
en los manuales.
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Clasificación
La clasificación de los manuales puede resumirse en Generales y Específicos,
siendo los Generales aquellos que contienen información de aplicación universal para
todos los integrantes de la organización y Específicos los que su contenido está
dirigido directamente hacia un área, proceso o función particular dentro de la misma.
Existen varias categorías para clasificar los manuales, el siguiente cuadro
refleja de manera general dichas categorías:
Cuadro 2
Clasificación de los Manuales Administrativos
Por su Alcance Por su Contenido
Por su función
específica
Por
necesidades
Por su ámbito de
aplicación
Radio de acción
Abarca cantidad
de materias
Referido a una
ocupación
determinada
Requerimientos
en el
departamento
Área determinada
− Macro-
Administrativos
− Micro-
Administrativos
− Historia
− Organización
− Políticas
− Procedimientos
− Puestos
− Calidad
− Formatos
− Técnicas
− Contenidos
Múltiples
− Producción
− Compras
− Ventas
− Finanzas
− Contabilidad
− Crédito y
Cobranzas
− Personal
− Técnico
− General de
Organización
− General de
Procedimientos
− General de
Políticas
− General de
Calidad
− Reclutamiento
y selección
− Auditoría
Interna
− Políticas del
personal
− Procedimientos
y tesorería
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen
dentro de las empresas, para efectos de este trabajo se hace énfasis
...