Marco Teorico

¿QUÉ SON LOS MANUALES ?

Son libros que contienes lo más esencial de un tema, por lo tanto todos los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cumulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones.

FUNCIONAMIENTO DE UN MANUAL

Es una herramienta que se usa en las empresas para que todos sepan cuáles son las funciones que tienen dentro de ella. Es muy importante en el desarrollo de la vida organizacional porque permite mejorar la fluidez de las relaciones interpersonales en el desempeño de las respectivas tareas.

MANUAL DE BIENVENIDA

La mayoría de nuevos colaboradores llegan a su primer día de trabajo con gran entusiasmo e inquietud, y a este interés puede dársele un uso positivo o negativo para la organización.

Sobre todo es fundamental causar buena impresión, y que ésta sea positiva durante el período de integración del empleado. Una acogida planificada y organizada mostrará que se controla la situación y que la organización tiene unos niveles definidos de calidad.

Todo lo que suceda en los primeros días influirá de forma importante en las impresiones del nuevo empleado, y éstas llegarán a los amigos, a la familia y a los ex-compañeros de su anterior trabajo, con lo que se sabrá todo lo "bueno y lo malo" de la empresa, dónde ha

ingresado a trabajar. De ahí, toda acogida de cualquier nuevo empleado es el reflejo de la empresa, tanto en los productos como en los servicios que se ofrecen al mundo externo.

Una acogida mal planteada o su inexistencia puede convertir con rapidez a un empleado cuidadosamente reclutado y seleccionado en una estadística de rotación. Esto implica más trabajo para la organización, ya que será necesario empezar nuevamente con todo el proceso de selección.

Por otra parte, una acogida bien planteada y ejecutada, dará como resultado menos errores y una mejor comprensión de los objetivos y resultados que se espera del candidato; esto puede incidir en la mejora del servicio al cliente, de la relaciones entre empleados, en la productividad, mejora la motivación de los empleados, ahorra malentendidos, frena la rotación de la plantilla, entre otros factores.

El período de integración junto con el Manual de Acogida, se han ido introduciendo paulatinamente en muchas empresas. Con esta aplicación, se obtienen unos resultados muy favorables, ya que los objetivos son muy esperanzadores, que pueden ser los siguientes:

Elevar la imagen de la empresa, ya que transmite a los nuevos colaboradores signos de seriedad y organización y la creencia de que se valora al personal.

Hacer sentir al nuevo colaborador más integrado en la empresa.

Conocer en profundidad las características legales y especiales de su relación laboral con la empresa.

Favorecer la comunicación interna.

Favorecer la comunicación social del individuo, al relacionarse correctamente en su entorno laboral.

Es una figura primordial el Mando Intermedio, que aunque pierda horas de trabajo en el seguimiento, éstas pueden ser muchas horas adelantadas en el futuro.

El Manual de Acogida se puede dividir en cuatro fases, que son: la bienvenida, el primer día en el trabajo, el segundo día y el seguimiento final.

1º) Bienvenida:

Ésta comienza cuando un candidato se pone en contacto con la empresa, interesándose por la vacante que existe de un puesto de trabajo.

Los puntos más importantes de la Bienvenida están en la atención telefónica que se da al candidato y en las visitas que éste realice a la empresa, en los que se deberá poner un énfasis especial. La recepcionista será normalmente quien sea la encargada de atender estos dos aspectos, ya que ella será para el candidato la imagen de la empresa donde quiere ingresar a trabajar; se tratará de ser amable y educada con la persona, se evitarán comentarios con otros compañeros de trabajo que puedan dar una mala interpretación, se evitarán largas esperas tanto al teléfono como antes de las entrevistas o pruebas que realice. Estas esperas serán en una sala bien acondicionada en la que se podrá ofrecer café o algún refrigerio durante su corta espera o durante la realización de las citadas pruebas.

2º) El primer día:

El primer contacto del nuevo colaborador con la empresa debe ser siempre con el Mando Intermedio, el cual deberá recibirlo, siendo puntual y haciéndolo sentir cómodo, ya que cuando se inicia una andadura en una nueva empresa, normalmente se está nervioso y fuera de lugar. La impresión que se saque del Mando Intermedio se

proyectará sobre la organización.

Con el candidato se tendrá una pequeña "charla" introductoria, en la que se le ampliarán las funciones a desarrollar en su puesto de trabajo, no se le atestará de información referente a su nuevo trabajo y de lo que tiene o no que hacer, ya que no podrá asimilarlo todo con la suficiente claridad y objetividad. Se le dará la información sobre la empresa de manera condensada, para vender la imagen de la empresa, también llamado Marketing Interno. Los temas que se expondrán serán los siguientes:

Políticas y Filosofía de la compañía.

Historia de la empresa.

Estructura organizacional.

En resumen, se pretende orientar al recién incorporado en todos aquellos aspectos propios de la empresa: costumbre, mentalidad, servicios, estilo de relaciones y procedimientos, para que se desenvuelva eficazmente dentro de ella.

Al finalizar esta "charla", se le ofrecerá la oportunidad de hacer todas las preguntas que crea conveniente y a que manifieste las posibles dudas que tenga sobre los aspectos comentados, también se formalizará el contrato de trabajo, con la firma de toda la documentación necesaria para el ingreso del candidato a la empresa. Es conveniente que durante esta "charla" y las sucesivas, evitar las llamadas telefónicas e interrupciones, así como se podrán realizar en el propio despacho del Mando Intermedio.

Una vez terminada ésta, que habrá durado entre 1 ó 2 horas, se pasará a enseñar el lugar o espacio físico, que previamente ya estará preparado, donde trabajará a partir de ahora, en el que se le suministrará todos los materiales de trabajo que pueda necesitar en el desempeño de sus funciones, así como también un pequeño Manual de Empleado en el que se hace constar todas las normas básicas de comportamiento en la empresa, como son horario de entrada y salida, comida, desayuno, descansos, permisos y toda la

posible información que tendrá que tener en cuenta a lo largo de su permanencia en la empresa, así como los posibles documentos que tenga que cumplimentar, informándole de cómo rellenarlos.

Más tarde, se le harán las primeras presentaciones del personal de su mismo departamento, "sus futuros colaboradores y compañeros de trabajo", las dependencias donde se encuentra el departamento.

Ya el nuevo empleado situado en el ámbito de su nueva empresa y de su puesto de trabajo, se le encomendarán los primeros trabajos que tendrán que ser rutinarios y sencillos, para que vaya empezando a funcionar poco a poco y se haga cargo de la situación.

El Mando Intermedio finalizará el día con una nota positiva, hablando unos momentos con el empleado, comentando sus impresiones acerca de lo desarrollado durante el día, despidiéndose hasta el día siguiente, dejándole una buena impresión.

3º) Segundo día:

En el inicio del segundo día, también será el Mando Intermedio el que reciba al empleado. Al empezar, se podrán supervisar los trabajos realizados el día anterior, analizando los posibles problemas que tuvo ayudándole a resolverlos; más tarde, se seguirá con las presentaciones de las personas más allegadas al departamento, de las cuales él podrá necesitar algún contacto para recabar información que le sea útil.

Se programará la visita a las dependencias de la empresa para que el empleado conozca las instalaciones de la compañía.

Una vez terminada la visita, ya se le podrán encomendar las tareas propias de su puesto de trabajo, explicándole los pormenores que podría suscitar la elaboración de éste. Se deberá ir supervisando periódicamente el trabajo que desarrolla el empleado e ir orientándole en todas las facetas.

4º) Seguimiento final:

Una vez el nuevo colaborador ya está realizando su trabajo, es preciso realizar un seguimiento, que lo ejecutará siempre el Mando Intermedio, con el fin de comprobar las diferentes aptitudes y actitudes referentes al trabajo que sigue a continuación:

La adaptación al nuevo equipo humano y a la cultura de la empresa.

Si cumple las previsiones realizadas respecto a sus dotes intelectuales, de aptitud, formación, actitud y disposición al trabajo.

A lo largo del seguimiento, se programarán reuniones de trabajo con los miembros de su departamento, con los posibles colaboradores que puedan aportar algo en su desempeño, así como los Mandos y Directivos, en las que se debatirán y discutirán funciones, organización e interrelaciones con el nuevo empleado.

El Mando Intermedio deberá encontrarse regularmente con el nuevo empleado hasta la finalización del seguimiento, para poder responder a posibles preguntas y cuestiones que tenga, así como asegurarse de que todo marcha de acuerdo con el plan inicial que se acometió en la selección del candidato, manteniendo un diálogo, cuyo fin es obtener un buen feed-back con toda la organización.

El seguimiento del empleado no terminará con el período de prueba, sino que seguirá en menor medida hasta la jubilación del trabajador o posible baja

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