Modulo Levantamiento Informacion

1. Introducción

Con el fin de facilitar el estudio de las organizaciones en las cuales se desenvuelven nuestras actividades diarias se presentan estas notas tratando de mostrar de la manera más elemental algunos fundamentos del enfoque de sistemas que permitan al participante introducirse en la formulación de algún modelo de análisis para el estudio de los procesos y procedimientos que se dan en laorganización.

Se introducen algunas definiciones y nociones básicas sobre sistemas para usarlas luego un marco de referencia, luego se introduce el uso del análisis estructurado, como instrumento para la presentación de los modelos, de esta forma se podrá establecer el enlace con los diagramas de procedimientos para aplicarlos como técnica de simplificación del trabajo.

El material está orientado hacia personas que no poseen ningún conocimiento previo acerca de sistemas ni organizaciones, de allí su carácter elemental y su horma de presentación en lenguaje sencillo, tratando de lograr un efecto didáctico.

Las observaciones que se pueda hacer al material contribuirán a mejorar su presentación para ediciones posteriores.

2. Organización y Sistemas

En su intento por comprender y explicar mejor el funcionamiento de las organizaciones, diferentes disciplinas tales como la administración, lasociología, etc., han buscado una aproximación a través del enfoque de sistemas.

Se entiende por sistema a "un conjunto de elementos concretos o abstractos, que interactúan para el logro de un objetivo".

Puede concebirse una organización como integrada por un conjunto de componentes o partes las cuales trabajan coordinadamente (interactúan), para lograr un objetivo previamente fijado.

Esa organización se encuentra en estrecha relación con el medio que la rodea (medio ambiente), y esto se puede poner de manifiesto por las siguientes razones:

A. El objetivo de toda organización es el de satisfacer alguna necesidad del medio en el cual se desenvuelven.

B.

C. Los recursos e insumos que la organización necesita para su funcionamiento, los provee el medio ambiente.

D. El producto o servicio que se genera en la organización, va el medio ambiente.

E. Cuando los productos o servicios satisfacen las necesidades del medio ambiente, éste contribuye a que la organización continué funcionando.

En virtud de lo expuesto se clasifica a las organizaciones como sistemas sociales abiertos con las siguientes características:

• Dependen de los insumos que les proporciona el medio para poder mantenerse en funcionamiento.

• Transforman los insumos en productos o servicios, a través de una serie de proceso.

• Debe existir una información de retorno, del medio ambiente, esta información constituye un insumo según el cual el control del sistema es informado sobre las necesidades del medio y la forma como los productos del sistema las satisfacen dichas necesidades.

• Existe una tendencia dentro de las organizaciones, hacia la super-especialización, esto se manifiesta a través de sucesivas divisiones del trabajo con la consecuente creación de funciones y cargos.

3. Modelos.

Cuando se intenta estudiar una organización, ante la imposibilidad de conocer todas las interrelaciones (Sobre todo entre el elemento humano), que se dan en ella, se recurre a una representacion simplificada de ella, que permita estudiar una caracteristica o un cojunto de ellas; se dice entonces que se ha construido un "modelo" de la organización.

El modelo y el sistema son sistemas diferentes. Existen partes y relaciones del sistema que no están en el modelo y viceversa.

Puede haber varios modelos de un mismo sistema, así, una maqueta, un diorama, una foto y un plano son modelos diferentes de un área geográfica.

La creación de modelos es una formas que el hombre ha ideado para tratar y estudiar la realidad.

1. Un modelo organizacional: puede lograrse una primera aproximacion al estudio de las organizaciones, formulando el siguiente modelo:

Qué Fines, Objetivos, Metas,

Cuánto

Cuando

Con qué Planificación

Quien

donde Estructura

Organica

Cómo Normas

Procedimientos

Reglas

Organización

El mismo puede ser explicado como sigue:

Una orgranizacion responde a un qué, esto es el objetivo hacia el cual ella se direge, el mismo es orientado a través de las politicas que se formulan en el nivel mas alto de la organización.

El objetivo de una organización no es estático, puede cambiar a lo largo de la vida de la misma y se logrará ese cambio por medio de reorientaciones y reformulaciones de políticas.

2. Para lograr los fines u objetivos se recurre a la planificacion l o cual no es más qie determinar, cuánto, cuándo y con qué.

3. Para que la planificacion se haga efectiva es necesario estabelcer quién y donde. La ordenacion de quién y dónde constituye lo que se ha denominado tradicionalmente LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN.

4. La parte importante del modelo es el de establecer el cómo se llevaran a cabo los planes, esto se logra a través de las normas, procedimientos y reglas. El conjunto de estructura y procedimientos es loque se denomina organización en un sentido organico. En la mayor parte de nuestras organizaciones falla alguna de las partes del modelo produciendo ineficiencias en el logro de los objetivos de los mismos.

3. Estudio del sistema actual

Rara vez se emprende el estudio total de una organización, sobre todo en organizacoines que ya están funcionando, lo más frecuentemente es que se plantee el estudio, creacion o reorganizacion de una parte de la organización, bien sea una unidad administrativa o un conjunto de operaciones tales como la elaboracion de la nomima, la incorporacion del personal, etc.

En todo caso lo que se pretende en intentar conocer como opera el sistema actual y efectuar los cambios necesarios de manera sistemática para lograr mejorar, o sustituir el sistema.

Para llevar a cabo n trabajo de esta naturaleza se necesita tener una pauta de operación; ninguna organización es igual a otra, ya que aún cuando tengan las msima estructura el elemento humano dentro de ellas las hace diferentes ya que introduce elementos coductuales y de comportamiento que el confieren ese carácter distintivo a la organización.

Así que para poder modificar un sistema o subsistema organizativo es necesario determinar cómo opera el sistema actual.

Especificaciones: para emprender el estudio del sistema actual se procede a:

Recopilacion de informacion: Recopilar la informacion necesaria de los diferentes tipos de usuarios del sistema.

Los usuarios pueden clasificarse como sigue:

• Usuarios operadores: estas son las personas que hacen funcionar el sistema, en todos los niveles.

• Usuario responsable: generalmente es un gerente, es el responsable administrativo o directo del sistema.

• Usurio dueño: éste generalmente es una persona al más alto nivel, vicepresidente, rector, etc. No tiene porque coincidir con el usuario responsable.

• Existe otro tipo de usuario: el usuario externo, este será el cliente o cualquier persona a ser servida por la organización o por el sistema.

Al recopilar la informacion de los diferentres usuarios se pretende:

A). Obtener o determinar los requerimientos de cada tipo de usuario para ver cuales son satisfechos por el sistema actual y cuales deben ser incorporados al sistema nuevo.

B). Determinar el grado, tipo y secuencia de participacion de cada usuario en el funcionamiento del sistema.

C). Objetivos del sistema, actuales y futuros.

D). Estructuras y relaciones.

E). Cambios que afecten o pueden afectar al nuevo diseño, ejemplo:

• Cambios de requisitos

• Cambios de tecnología

• Cambios Sociales

• Cambios en las personas

• Cambios en los componentes o sus cantidades (cuentas por cobrar, inventarios etc.)

• Cambios de costo

Instrumentos: para recopilar esta informacion se pueden utilizar diferentes métodos e instrumentos tales como:

• Entrevistas

• Observacion de actividades

• Técnicas Audiovisuales

• Cuestionarios (Encuestas)

• Inspeccion

• Simulacion

Entrevista: la entrevista es uno de los procedimientos de relevamiento de informacion mas difundidos y peor utilizados.

Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre las más importantes en el trabajo de sistemas pueden mencionarse:

• La entrevista estructurada

• La entrevista no estructurada

La entrevista estructurada:Constituye un interrogatorio , para el cual se ha preparado previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos, el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código.

La entrevista no estructurada:deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.

Generalemente al iniciar el estudio de una sistema se usa la entrevista no estructurada con los niveles directivos más altos, para detectar algunos aspectos importantes que permitan posteriormente elaborar el listado de tópicos para una entrevista

estructurada.

Para efectuar la entrevista deben tenerse en cuenta algunos detalles importantes a saber:

En el contacto inicial, establezca una atmofera agradable y de confianza, no

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