Nelly Prieto Pulido

INFORME

NELLY PRIETO PULIDO

Agrupaciones documentales del fondo o fondos documentales de una empresa investiga cómo fueron conformados e indaga sobre la metodología que emplean para clasificar la documentación

Definición agrupaciones documentales

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones

Definición fondo documental

Totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en desarrollo de sus funciones o actividades

Definición sección documental

Son las divisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.

Definición de clasificación

Operación archivística que consiste en establecer las categorías y grupos que muestran la estructura jerárquica del fondo.

Se clasifican en dos maneras

Orgánica

Proceso en donde se elabora la presentación grafica de la entidad productora de los documentos, oficinas que conforman la entidad.

Funcional

Proceso en donde se clasifican los documentos, se tomas las funciones que la entidad tenia delegada por orden ejecutivo, reglamento o ley. Se deben conocer las actividades administrativas a través de los documentos.

En una empresa de ventas su estructura orgánica cuenta con las siguientes dependencias que se denominan secciones documentales la Gerencia General, la secretaria, el departamento comercial ,el departamento administrativo - financiero

También las oficinas y grupos de trabajo que dependen de la gerencia general y de las diferentes áreas, a las cuales denominamos subsecciones documentales, como la oficina del jefe de ventas, vendedores, conductor y los grupos de trabajo que dependen del departamento Administrativo y Financiero como la oficina del jefe de almacén , auxiliar contable, caja y servicios generales.

Todas las dependencias de una empresa de ventas reciben, generan, tramitan y conservan documentos, que agrupados en relación con las funciones que le competen, se denominan series y subseries.

Como Clasificación la Documentación:

Cada dependencia determina el valor administrativo, legal, fiscal, contable de los documentos con el propósito de establecer su tiempo de conservación.

En la oficina de la gerencia general, la secretaria de dirección es la encargada de clasificar la documentación recibida, correspondencia, actas, etc.

En el Área Administrativa y Financiera, cada dependencia de esta área es la encargada de clasificar la documentación recibida, en archivadores.

Se clasifican los documentos

Hojas de vidas, contratos y afiliaciones de todos los empleados, Notas de ajustes y notas bancarias, convenios, bancos, cartera, correspondencia enviada y recibida, conciliaciones, actas de entrega, comprobantes de egreso, recibos de caja salidas de almacen,balances.etc.

En el Área comercial, en cada oficina de esta área clasifican la documentación recibida en carpetas marcadas según la documentación manejada.

Selección Documental:

Cada área y cada dependencia se encarga de digitalizar y conservar el soporte en papel permanentemente en su respectivo archivo.

Ordenación Documental: Cada dependencia ubica los documentos de una serie documental, de acuerdo al sistema previamente establecido, numérico, alfabético o cronológico

En la oficina del Gerente General, la secretaria es la encargada de ordenar la documentación, ubicándolas en

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