ORGANIZACION DE ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN EN LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

La registraduría se basa en la ley 594 de 2000 y el Acuerdo 042 expedido por el Archivo General de la Nación y la RNEC.

Su objetivo es brindar las herramientas para poder organizar los archivos de gestión, los cuales deben ser transmitidos al Archivo Central de acuerdo a las Tablas de Retención Documental y con base en los principios y procesos archivísticos

Para ello se basan en unos conceptos claves los cuales son:

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que lo produce o ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública en razón de sus actividades o funciones.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibidas por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además, de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Luego de aclarar algunos conceptos, se hace importantes, para dar paso a lo que se entiende en la ley por archivo de gestión, de allí solamente rescatan los elementos que necesitan para la organización de estos:

Artículo 23 ley 594 de 2002:

“ a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.”

Funciones del Archivo de Gestión

Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administración de los Archivos de Gestión, se encuentran:

• Organizar y conservar la documentación en trámite.

• Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales.

• Coordinar actividades archivísticas y procedimentales con el Archivo Central y las

• oficinas de Planeación de

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