ORGANIZACION DE ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN EN LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

La registraduría se basa en la ley 594 de 2000 y el Acuerdo 042 expedido por el Archivo General de la Nación y la RNEC.

Su objetivo es brindar las herramientas para poder organizar los archivos de gestión, los cuales deben ser transmitidos al Archivo Central de acuerdo a las Tablas de Retención Documental y con base en los principios y procesos archivísticos

Para ello se basan en unos conceptos claves los cuales son:

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que lo produce o ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública en razón de sus actividades o funciones.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibidas por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además, de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Luego de aclarar algunos conceptos, se hace importantes, para dar paso a lo que se entiende en la ley por archivo de gestión, de allí solamente rescatan los elementos que necesitan para la organización de estos:

Artículo 23 ley 594 de 2002:

“ a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las

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