Organización Y Clasificación De Archivos

1. ¿Qué es el manejo de documentos?

El manejo de documentos es uno de los puntos más críticos en las organizaciones, por todas las implicaciones que esta actividad determina como lo son:

Trámites:

El procesamiento de los documentos es delicado y este manejo involucra infraestructura de personal y espacio físico de almacenamiento, por lo que los tiempos de atención se alargan

Seguridad y confidencialidad:

La integridad de los documentos así como su acceso restringido es un punto de suma importancia.

Velocidad de Acceso:

La velocidad con que se pueda acceder a la información, redunda en la respuesta de las instituciones tanto a nivel interno como externo

Flexibilidad de uso:

El poder usar la aplicación dentro de una plataforma flexible, que no ate de manos tanto a los administradores del proceso como a los supervisores tecnológicos.

2. MANEJO DE DOCUMENTOS (tipos de documentos administrativos):

Mensaje

Nota que el Poder Ejecutivo Nacional remite al Honorable Congreso de la Nación, mediante la cual, puede detallar los pormenores y fundamentos que inducen a proponer la sanción de un proyecto de ley, solicitar el acuerdo necesario para conectar la designación de determinados funcionarios, vetar total o parcial una ley ya sancionada, pedir la devolución de mensajes emitidos con anterioridad o realizar cualquier otro tipo de comunicación o requerimiento.

Proyecto de ley

Proposición escrita, cuyo contenido, en caso de ser sancionado por el Honorable Congreso de la Nación, constituirá el texto completo de la ley, instituyendo una norma de derecho que permitirá la adaptación de decisiones fundadas en ella.

Proyecto de decreto

Propuesta de una decisión a adoptar por el Poder Ejecutivo Nacional, que constituye un acto unilateral, de alcance individual o general, y que puede tener vigor y curso dentro de la Administración Pública Nacional, fuera de ella o en ambas esferas al mismo tiempo.

Decisión administrativa

Los actos y reglamentos que emita el jefe de Gabinete de Ministros en ejercicio de sus atribuciones constitucionales se denominarán “Decisiones Administrativas” y deberán contar con el refrendo y legalización del Ministro y Secretario del ramo al cual la medida se refiera.

(El decreto 997/95 que regla el accionar del Poder Ejecutivo Nacional y el funcionamiento de la institución Jefe de Gabinete de Ministros, suma este nuevo documento, de formato similar a la resolución).

Resolución

Medida que dictan los Ministros, Secretarios de los Ministros o de la PRESIDENCIA DE LA NACION u otras autoridades facultadas para ello, ya sea en uso de atribuciones propias o aquellas que le hubieran sido delegadas y que según el tema puede tener vigor y curso dentro de la jurisdicción respectiva o también fuera de ella.

Resolución conjunta

Acto que suscriben como mínimo dos de las autoridades citadas en el punto anterior y que tiende a resolver cuestiones, expresamente delegadas en ellas por el Poder Ejecutivo, inherentes a distintas esferas de la Administración Pública Nacional.

Disposición

Decisión emanada de una autoridad administrativa no superior (Subsecretarios, titulares de organismos descentralizados, directores generales) sobre cuestiones o asuntos de su competencia.

Nota

Comunicación escrita, referente a asuntos del servicio que se dirige de persona a persona.

Nota Múltiple

Nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a distintos destinatarios.

Circular

Nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a diversos destinatarios a través de la cual se comunica una directiva de autoridad facultada para impartirla y que tendrá vigencia prolongada o por tiempo indeterminado.

Informe

Dato u opinión fundados que se da sobre un asunto determinado y que se dirige de dependencia a dependencia.

Dictamen

Opinión que emite un órgano de consulta, basada en las normas jurídicas de aplicación y en su caso, en la jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir y que tiende a orientar a la autoridad que debe resolver el caso.

Memorándum

Escrito de uso interno que se cursa a una autoridad determinada comunicándole una situación especial o exponiendo elementos de juicio referentes a un asunto en trámite, que le servirán de ayuda memoria para encarar la solución del caso (Se dirige persona a persona).

Parte

Comunicación sintética que por lo general se efectúa a diario o periódicamente para informar sobre un asunto determinado (Se dirige de persona a persona).

Providencia

Escrito,

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