Organización De Archivos

Organización de archivos

Las últimas normas internacionales de archivo y gestión de documentos otorgan a las herramientas de clasificación un papel esencial.

La norma ISAD (G) propone, un sistema de descripción basado en los niveles de clasificación de un fondo. Las reglas de descripción multinivel, sobre presentación jerárquica, vinculación, pertinencia y limitación de la redundancia de las descripciones, presuponen la existencia de un cuadro de clasificación.

Según la norma ISO 154898, el cuadro de clasificación es la herramienta básica de los sistemas de gestión documental. El cuadro sirve de soporte a todos los procesos de gestión y permite que las operaciones de valoración, selección, asignación de responsabilidades, limitación de derechos de acceso, etc. puedan llevarse a cabo sobre conjuntos de documentos y no sobre cada uno de los documentos por separado.

- El "Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo"

(MoReq), que promueve la Comisión Europea, considera que el cuadro de Clasificación es el "elemento clave" de la organización documental. El cuadro, se emplea para organizar el directorio de carpetas y ficheros electrónicos y para asignar diversos metadatos de identificación.

El Consejo Internacional de Archivos, mediante la publicación del borrador de la norma ISAF, está a punto de culminar el proceso de normalización de la descripción archivística iniciado por la norma ISAD (G), para la descripción de agrupaciones y unidades documentales, y por la norma ISAAR(CPF), para la confección de registros autorizados sobre instituciones, familias y personas. Estas normas instauran un modelo de descripción basado en una estructura relacional, polijerárquica, para sustituir a las clasificaciones monojerárquicas tradicionales.

Organización de archivos

Es el resultado de dos operaciones: clasificación y ordenación puede ser alfabética, numérica, alfa-numérica y cronológica

La clasificación es el elemento esencial de los sistemas de gestión de documentos de archivo.

La clasificación y la ordenación son operaciones diferentes, pero ocasionalmente son, operaciones sucesivas.

Tipos de ordenación

Concepto de organización

Principios de organización

Clive Smith, publicado en Canadá en 1995, en relación con el sistema de series: "la serie es la base de la descripción y de la organización física de los documentos”

El sistema indirecto de organización de archivos ha transformado también la forma de entender los principios tradicionales de la archivística, incluido el principio de procedencia, que ahora se concibe como un principio de clasificación y descripción, pero no de instalación. La definición del principio de procedencia: "Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros"

En el año 2000, los archiveros canadienses y estadounidenses para establecer una norma común de descripción a partir de sus normas nacionales y de ISAD (G):

"El sistema de descripción debe ser capaz de representar de forma separada los documentos de distintas procedencias”. , este principio de procedencia no autoriza a manipular de forma arbitraria las unidades documentales de distinta procedencia o de distinto tipo, protegidas por el principio de respeto al orden original. Este principio obliga a conservar la composición de las unidades documentales y la secuencia de ordenación de las fracciones de series remitidas a un centro

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