Oficio Militar

El Oficio

Es una comunicación escrita emanada de un superior o de un subalterno, relacionada con cuestiones inherentes al servicio, que se realiza entre los diferentes comandos de la organización de la Fuerza o con otros organismos oficiales o privados ajenos a la institución en la que normalmente se trata un determinado asunto.

Instrucciones para su elaboración:

El Oficio estará compuesto por las siguientes partes:

1. Encabezamiento

Estará integrado por:

a. Membrete

Irá impreso a cinco líneas tanto del margen como del borde superior izquierdo. Su contenido será repartido en cuatro líneas y básicamente contará los siguientes escritos: REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, MINISTERIO DEL PODR POPULAR PARA LA DEFENSA y a continuación el nombre de la dependencia superior a la que origina el documento y el del originador. (Ejemplo. INSPECTORÍA GENERAL DE LA F.A.N.B.). Pudiéndosele colocar el escudo de la dependencia al lado izquierdo del membrete.

b. Número de oficio

Los datos de referencia del documento se colocarán en un recuadro impreso en la parte superior derecha y consta de Nro. de archivo, donde se colocará el Nro. de identificación de la dependencia que elabora el documento y Nro. de serial, espacio en el cual le será colocado el número que en forma creciente le asigne la mesa de partes para el control interno.

c. Lugar y fecha de expedición

Esta información será colocada en el espacio debajo del número de archivo. Sólo se escribirá a máquina el lugar, mes y año de elaboración, ya que en la mesa de parte corresponderá la colocación del día de expedición.

d. Data.

Se colocará el año transcurrido desde la Independencia y la Federación, centrados debajo del Lugar y fecha de expedición.

e. Dependencia (para referirse al originador)

Se colocará inmediatamente debajo del lugar y fecha de expedición el nombre de la dependencia que elabora el documento.

f. Al (para indicar el destinatario)

Para colocar los datos del destinatario, existe un recuadro impreso en la parte superior izquierda, inmediatamente debajo del membrete, en el cual se colocará, después de los dos puntos que sigue AL, el grado y cargo del destinatario, en mayúscula. Se utilizará la abreviatura A/C, que significa “a cargo”, citando a continuación la dependencia respectiva, cuando el oficio trate de materia sobre la cual existe delegación de firma por orden de la autoridad superior, en cuyo caso la correspondencia deberá ser entregada directamente a la dependencia subalterna correspondiente. En la línea inmediata inferior a dos líneas del grado y del cargo del destinatario, se colocará CIUDAD o PRESENTE, cuando la comunicación es de entrega local, en caso contrario pondrá en mayúscula el nombre de la localidad del destinatario.

g. Asunto.

Deberá indicar el objeto o motivo de la comunicación en forma sintetizada.

h. Referencia.

Se escribirá a cuatro líneas debajo de la palabra “ASUNTO” y con igual margen. En ella se indicará la comunicación que dio origen o motivo a la correspondencia.

2. Cuerpo o texto.

Debe contener una información completa y detallada del asunto a tratar, bien sea de origen o contestación. Se empezará a escribir a tres (03) líneas debajo de lo indicado como referencia. El margen del cuerpo debe ser de dos (02) centímetros, con excepción de la primera línea de cada párrafo, la cual siempre se iniciará con una entrada de tres (03) centímetros de margen (sangría).

3. Término

Estará integrado por:

a. El lema “Dios y Federación”

b. Nombre, grado y cargo del originador que firma el documento

c. COPIA PARA

d. Anexos (si los tuviere)

e. Iniciales del redactor y transcriptor

f. Fecha de elaboración del oficio

El Memorándum

Es una correspondencia menos formal que el oficio, destinada a agilizar las tramitaciones entre organismos de una misma dependencia o un mismo Comando.

Consta de los mismos componentes del Oficio, con las diferencias siguientes:

Instrucciones para su elaboración:

a. En el encabezamiento no se indica la fecha, ya que esta se coloca al final del cuerpo ocupando el mismo sitio señalado para el lema “Dios y Federación” hacia el margen derecho.

b. No lleva data de la Independencia y Federación.

c. La denominación “MEMORÁNDUM” debe aparecer en la parte superior y central del cuerpo.

d. No se coloca el lema “Dios y Federación”.

e. Del (para referirse al originador)

Se colocará inmediatamente debajo de la denominación “MEMORÁNDUM” el grado y cargo de quien elabora el documento.

f. Al (para indicar el destinatario)

Para colocar los datos del destinatario se colocará después de los dos puntos que siguen a la preposición “AL”, el grado y cargo del destinatario, en mayúscula.

g. Asunto Se indicará el objeto o motivo de la comunicación en forma sintetizada.

h. Referencia Se escribirá debajo de la palabra “ASUNTO” y con igual margen. En ella se indicará la comunicación que dio origen o motivo a la correspondencia.

i. Cuerpo o texto Debe contener una información completa y detallada del asunto a tratar, bien sea de origen o contestación. Se empezará a escribir a tres (03) líneas debajo de lo indicado como referencia. El margen del cuerpo debe ser de dos (02) centímetros, con excepción de la primera línea de cada párrafo, la cual siempre se iniciará con una sangría de tres (03)

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