Organizaciones Procesos

Las organizaciones orientadas por procesos

Javier Beltrán

IBISCOM

“Creo que los procesos proveen el elemento integrador requerido para de manera efectiva, encadenar y alinear los componentes que comprenden la organización”

Gardner (2004, 21)

La gestión por procesos es un esquema que permite organizar los esfuerzos y la utilización de los recursos para lograr la satisfacción balanceada de todos los entes vinculados a cada uno de los procesos que definen el sistema organizacional. Este esquema de gestión requiere que las partes que lo componen se caractericen por crear relaciones coordinadas que permitan alcanzar los requerimientos de los clientes finales, en los tiempos establecidos y a los costos presupuestados. La Gestión por Procesos es la forma de gestionar toda la organización basándose en los procesos.

Un proceso se define como un conjunto de actividades lógicamente relacionadas con el objetivo de transformar insumos en productos con un valor de funcionamiento mayor, respondiendo a las necesidades de los clientes, en los intervalos de tiempo establecidos y haciendo un uso adecuado de los recursos que se disponen para tal fin.

Un proceso de negocio es la unidad fundamental de creación de valor en una organización y envuelve el flujo de materiales, información y compromisos. Los procesos típicamente tienen las siguientes características:

Son dinámicos y deben responder a las demandas cambiantes de los clientes y las condiciones de mercado.

Estan distribuidos a lo largo de la organización.

Su implementación depende directamente de las personas que lo ejecutan.

Incluyen tareas que requieren interacción personal con los clientes.

Son desarrollados y liberados directamente por la misma gente que los maneja.

No dependen de quien los este ejecutando y mitigan el impacto que genera la ausencia de individualidades.

Son independientes de la tecnología.

Incluyen la habilidad para manejar excepciones.

Proveen la habilidad para analizar y evaluar los cambios.

Dan visibilidad a la ejecución pues pueden ser validados y verificados en todos los puntos.

Pueden describir las entradas y salidas.

Cruzan uno o varios límites organizativos funcionales.

Son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización.

Deben ser fácilmente comprendidos por cualquier persona de la organización.

Su nombre debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.

Tradicionalmente, las organizaciones se han estructurado sobre la base de departamentos funcionales que dificultan la orientación hacia el cliente. La Gestión de Procesos percibe la organización como un sistema interrelacionado por procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del cliente. Supone una visión alternativa a la tradicional que esta caracterizada por estructuras organizativas de corte jerárquico - funcional, que pervive desde mitad del XIX.

Sobre la base de que las organizaciones empresariales son tan eficientes como lo son sus procesos, se ha venido dando una toma de conciencia que ha llevado a que las organizaciones potencien el concepto de proceso como una reacción a la ineficiencia que representa las estructuras departamentales, con su nichos de poder y su inercia ante los cambios que deben enfrentar.

La Gestión de Procesos puede coexistir con la administración funcional, mediante la asignación de "propietarios" a los procesos claves, haciendo posible una gestión interfuncional

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