Origen del Archivo

Origen del Archivo

1. Primeras civilizaciones y su uso del archivo

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.

La Historia

La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que significa lugar donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos. Actualmente entendemos por archivo tanto el edificio que alberga los documentos como el conjunto de fondos documentales producidos por una institución en el desarrollo de su actividad.

Las definiciones más significativas de archivo son las de:

* Elsevier, conjunto de documentos recibidos o elaborados por una persona física o moral, pública o privaday destinados por su naturaleza a conservarse por dicha persona.

ARCHIVONOMIA

Es el conjunto de métodos, leyes o normas de archivística (archivo) para la conservación de expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, así como, permitir la adec uada conformación del Archivo Administrativo.

La Archivonomía comprende:

Clasificación

Ordenación

Inventario

Principio de procedencia

Identificación de las series documentales.

Archivista

El mantenimiento de documentos, videos y audios importantes, es parte del trabajo de un archivista. Además de mantener, los archiveros deben recoger y almacenar esta información adecuadamente para que esté disponible para su futura recuperación. La información protegida por los archiveros puede estar disponible para el público, por lo que debe ser fácil de encontrarla y acceder a ella.

Archivar

La palabra archivar significa Arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificada toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado asunto, etc. De esta forma estarán protegidos contra deterioro destrucción o pérdida y que a la vez facilite su localización y manejo.

Objetivos primordiales:

1- Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos.

2- Conservar juntos, en un mismo lugar, todos los documentos relacionados con determinado asunto, lugar, individuo, firma o institución.

3- Localizar los documentos en el instante en que se solicitan.

Gancho o espigón

Se usa de la siguiente manera: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Las desventajas que ofrece esta forma de archivos son:

1. los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro.

2. Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto y otro orden que ayude a la localización de los documentos.

3. Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles, lo que ocasiona pérdida de tiempo.

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