PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO

CIRCULAR

001-CAP

San José de Cúcuta,17 de noviembre de 2015

PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO

Asunto: Directriz Sobre el Manejo Electrónico de las Circulares

Con el fin de optimizar recursos y  lograr   eficiencia en los procesos  Institucionales, se informa que a partir de la fecha el procedimiento para la elaboración, envío y difusión  de las CIRCULARES en la UFPS, será el siguiente:

1.  Elaborar la circular en el formato Icontec NTC 3234 bloque extremo, conforme a la Guía de Procesos y Procedimientos del Archivo
2. Utilizar letra Arial Tamaño 12, interlineado sencillo
3. Revisar redacción y ortografía
4. Archivar electrónicamente en la carpeta circulares generales o reglamentarias.
5. Radicar dos circulares y dejar el original en el Archivo Central
6. Poner en el texto electrónico el radicado, la fecha y la palabra firmado sobre el nombre
7. Sacar 34 copias en media carta, cuando el tamaño del texto lo permita y enviarlas a la Oficina Asesora de Comunicaciones para ponerlas en las 35 carteleras estratégicamente ubicadas en la Institución, con el fin de informar a los funcionarios que no tienen acceso al computador
8. Copiar el texto y pegarlo en el cuerpo del mensaje del correo electrónico, para garantizar así la lectura en todos los computadores.  No enviarlo como anexo
9. Enviar electrónicamente la circular a dependencias y/o empleados, docentes
10. Leer periódicamente el correo electrónico y/o cartelera
11. Mantener respaldos de información actualizados
12. Informar verbalmente, sin imprimir el contenido de las circulares a los empleados de la dependencia

1. Eliminar cada año la carpeta de circulares generales y dejar las reglamentarias vigentes como documentos de apoyo

14.Acatar las instrucciones anteriores.

Cordialmente,

MARIA ELENA VILLEGAS LONDOÑO                  IVÁN ECHEVERRI VALENCIA

Coordinadora Archivo y Correspondencia       Secretario General

Alejandra Pérez.

...