PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

Las series documentales o archivos, usualmente son microfilmados en el orden en el cual fueron creados o mantenidos originalmente. Sin embargo este periodo de preparación de documentos, da una buena oportunidad para hacer los correctos en la organización del archivo.

Las hojas, páginas, carpetas, folios y otras unidades de archivo mal colocadas, deben ser ubicadas en el orden correcto y los documentos que no pertenezcan a las mismas deben ser removidos. Todas las imperfecciones, tales como mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que afecten la legalidad del documento deben ser reparadas en lo posible sin afectar la originalidad de este; si se microfilma en cámara rotativa documentos con cinta transparente (preferiblemente de color mate), el operario de la microfilmadora debe inspeccionar frecuentemente las guías de vidrio, ya que el pegante de la cinta puede adherirse a estas obstruyendo la trayectoria óptica. Las imperfecciones que no afectan ningún texto o ilustración pueden ser ignoradas. Deben hacerse todos los esfuerzos para obtener documentos faltantes, de modo que la película pueda ser un registro del archivo tan completo como sea posible. Si las paginas documentos u otras unidades faltantes no pueden ser localizadas, se debe microfilmar una tarjeta con el título “pagina faltante” o “documentos faltantes”, si el tamaño o forma física no permiten que ciertos documentos sean microfilmados se debe microfilmar una tarjeta en el lugar apropiado identificando cada documento y explicando su emisión.

El funcionario encargado de la preparación y expurgo del archivo deberá colocar las tarjetas apropiadas entre las hojas o páginas antes de que los documentos sean entregados al operario de microfilmación.

Después de que los documentos han sido organizados correctamente deben ser removidos todos los ganchos, clips y otros elementos extraños. Este procedimiento es indispensable si se utiliza una microfilmadora rotativa, ya que tales elementos pueden atorar, rayar, dañar la microfilmadora o las guías de vidrio. En microfilmadoras planetarias se recomienda remover los ganchos, clips, etc., en caso de documentos que tengan información en ambas caras.

En la preparación se debe determinar el número de imágenes o documentos, que probablemente se pueden acomodar en el rollo de película; el fin de rollo debe hacerse en puntos lógicos, teniendo en cuenta el archivo, tema, fecha o volumen. El número de tomas en un rollo se determina por:

1. Longitud de la película

2. Ancho de la película

3. Reducción

4. Tamaño del documento

5. Tamaño del área fotográfica

6. Orientación

...