Gestion Documentos Y Preparación Archivo

GESTION DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Las palabras gestión y administración que según el texto se entienden como palabras iguales se rompe esta sinonimia en el momento en el cual se aplica éste termino, ya sea documentos de archivo o Archivo como instituciones o custodios específicos de los documentos de archivo.

Como existe una variedad de acepciones archivistitas para el termino “Archivo” ya sea al uso dado por profesionales se habla de Archivo para la institución archivistica y archivo al contenido documental, por lo tanto sería documento de archivo ya que el documento del cual menciona el autor se entiende así no porque esta en el Archivo sino por formar parte del archivo

Al centrarse en esa gestión de documentos o documental y en esa administración de Archivos, será preciso insistir sobre sus respectivos objetos, sin descartar nunca las continuas interrelaciones que nacen de una permanente integración.

La integración que sería la suma y determina la multiplicación de resultados- exige de los elementos integrantes un conocimiento nítido de cada uno de ellos, a partir de lo que son y significan, conseguir la máxima rentabilidad en el curso de cualquier proceso integrador que se presenta en la ambigüedad.

Para Archivo, para documento de archivo no existe la diferencia historica ni cultural. El Archivo es una unidad de gestión dentro de las Organizaciones y el documento de archivo no pierde nunca su dimensión administrativa sin perjuicio de que algunos de estos alcancen categoría de históricos.

.La distinción, para unos y para otros, que a veces puede resultar obvia, es necesaria mantenerla a la hora de defender nuestra identidad archivística en el momento en que la globalización y las tecnologías de la información nos inundan. De hecho las numerosas normas que nos rigen van introduciendo términos que, de alguna manera, van cambiando estos conceptos que hasta ahora eran nítidos.

Así, la expresión “entidades archivísticas”-convertidas en unidades susceptibles de describir engloba a los documentos de archivo, a los denominados “agentes” los mantienen relaciones de otro tipo con los documentos (autor, coleccionista, destinatario), también a las funciones que determinan los documentos, incluso a los contenidos documentales.

y además a los denominados “custodios” que no se reducen a los Archivos sino que afectan a otras instituciones que conserven documentos de archivo.

La doble realidad, Archivos, como instituciones, y documentos de archivo, como contenido de los primeros, determina lógicamente una doble atención, una doble gestión, por lo que resulta obvio no hacer distinción entre Archivo e histórico, como el administrativo y que el documento de archivo es tanto el administrativo como el de conservación permanente.

No hay pues, en el contexto archivístico una sola gestión sino dos y deberían distinguirse sin identificarlas, aunque otros han distinguido dos modalidades de gestión referidas a los documentos según sean administrativos o históricos, mientras que no faltan quienes no hacen referencia expresa a la gestión o administración de Archivos quedándose sólo con la gestión documenta.

Entendemos por gestionar o administrar todas las acciones enmarcadas en la racionalización y encaminadas a rentabilizar algo. Ese algo es lo que las hace específicas.

Si los documentos de archivo son una cosa y los Archivos algo distinto, sin perjuicio de la relación entre ellos, la gestión o administración aplicada a cada uno de ellos será diferente y exigirá acciones y planificaciones específicas para los unos y para los otro sin dejar de ser simultaneas en la práctica y requieran ambas la presencia de archiveros, criterios y metodología archivísticos, aunque difícilmente podamos desarrollar una Administración de Archivos sin una gestión documental.

La administración de Archivos, parte de una acotación territorial o institucional y de una atribución reglamentaria de competencias.

Su representación es un Sistema de Archivos que es una estructura o plataforma administrativa, en la cual cada Archivo tiene su sitio y está relacionado con los demás y consta de Órganos consultivos y ejecutivos, de un cuerpo legislativo y normativo y de una justa distribución de recursos tanto económicos y profesionales que realicen a cabalidad el servicio.

En una administración de Archivos se incluyen planificaciones y actuaciones las que afectan al conjunto de los Archivos del Sistema, muchas de las cuales exigen una gestión administrativa de la cual se encarga los Órganos del Sistema, son muchas y variadas, como por ejemplo: Elaboración de textos legales, reglamentarios y normativos.

Una administración de Archivos tiene una dimensión político-administrativa, dependiendo de ella los principios, las normas y los criterios profesionales.

De aquí la conveniencia de la presencia y colaboración de los archiveros en las administraciones de Archivos incluso en sus órganos políticos más representativos.

Hoy en día la gestión documental, los modelos teóricos y prácticos se multiplican en la actualidad.

Los profesionales donde no existen los archivos son llamados gestores documentales que nada tiene de archivero(en España)

En chile contamos con un archivero no con la figura de “gestor Documental”, ya que el archivero es el responsable de documentos administrativos e históricos a través de un proceso documental que se sucede a lo largo de los archiveros de una red como oficina, central.

La practica nos ha llevado a una gestión documental integrada que ha hecho desaparecer la frontera entre archivos históricos y administrativos, adaptamdose a nuestra realidad archivistita.

No olvidemos que entre records y documentos de archivo hay una gran diferencia. Si el record no va más allá del documento con vigencia administrativa hasta alcanzar el momento de la selección, documento de archivo, pero en la tradición hispana abarca el documento administrativo y el histórico. Con la restricción del primero y amplitud del segundo hace que se marque una gestión diferente.

Cuando

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