PRESENTACION

¿Departamento Administrativo de la Función Pública

Red Universitaria de Extensión en Calidad

GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

BAJO LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA

NTCGP 1000:2004

Bogotá, D.C., Junio de 2008

GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

BAJO LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004

2 Departamento Administrativo de la Función Pública

Elaboración, impresión y distribución

Departamento Administrativo de la Función Pública

Red Universitaria de Extensión en Calidad

Coordinación de la Elaboración

Luz Mary Riaño Camargo - Departamento Administrativo de la Función Pública

David Hernández García - Universidad de Antioquia

Jorge Alonso Lopera Cardona - Universidad de Antioquia

Jorge Albeiro Calderón López - Universidad de Antioquia

Colaboradores en la Revisión Técnica

Clara Inés Pérez Pineda – Universidad de Antioquia

Marlo Flórez Pineda – Universidad de Antioquia

Jorge Iván Quiroz – Universidad de Antioquia

Diseño y Diagramación

Gabriela Osorio Valderrama

Área de Comunicaciones - DAFP

Junio de 2008

Impresión

Universidad del Magdalena

Junio de 2008

GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

BAJO LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004

3 Departamento Administrativo de la Función Pública

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

FERNANDO GRILLO RUBIANO

Director

CARLA LILIANA HENAO CARMONA

Subdirectora General

MARÍA DEL PILAR ARANGO VIANA

Directora de Control Interno y Racionalización de Trámites

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

ALBERTO URIBE CORREA

Rector

DAVID HERNÁNDEZ GARCÍA

Director Grupo Regional ISO

GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

BAJO LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004

4 Departamento Administrativo de la Función Pública

GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

BAJO LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004

5 Departamento Administrativo de la Función Pública

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................9

1. GENERALIDADES ................................................................................ 11

2. ¿QUÉ ES LA FASE DE IMPLEMENTACIÓN? ................................................... 11

3. ¿POR QUÉ ES CONVENIENTE LA FASE DE IMPLEMENTACIÓN? .......................... 12

4. ¿CÓMO SE REALIZA LA FASE DE IMPLEMENTACIÓN? ..................................... 13

5. DEFINICIONES BÁSICAS ........................................................................ 14

5.1. Implementación ............................................................................... 14

5.2. Estrategias de implementación ............................................................. 14

5.3. Divulgación..................................................................................... 14

5.4. Socialización ................................................................................... 14

5.5. Comunicación ................................................................................. 14

5.6. Plan de calidad ................................................................................ 14

6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA FASE DE IMPLEMENTACIÓN ............... 15

6.1. Elaborar el plan de implementación ....................................................... 15

6.2. Divulgar y socializar la documentación del SGC a implementar ...................... 16

6.2.1. Procesos del SGC ........................................................................... 16

6.2.2. Política y objetivos de la calidad ........................................................ 17

6.2.3. Documentos del SGC ....................................................................... 24

6.2.4. Indicadores de los procesos............................................................... 24

6.2.5. Riesgos de los procesos .................................................................... 26

6.2.6. Competencias ............................................................................... 26

6.2.7. Capacitación ................................................................................ 27

6.2.8. Ejecución y puesta en marcha de los Planes de Calidad ............................. 28

6.3. Control de Documentos ...................................................................... 28

6.4. Control de Registros .......................................................................... 30

6.5. Implementación del SGC..................................................................... 34

6.5.1. Ejecución de los Procesos en forma Controlada ....................................... 34

6.6. Seguimiento a la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. ........... 34

6.6.1. Diligenciamiento de los formatos del SGC ............................................. 35

6.6.2. Actividades de Ajuste a la implementación del SGC. ................................ 35

7. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN ......................... 35

8. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN ......................................... 37

BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................... 43

GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

BAJO LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004

6 Departamento Administrativo de la Función Pública

INTRODUCCIÓN

La presente guía es una propuesta que le permitirá a las entidades

del Estado desarrollar la fase de implementación del Sistema de

Gestión de la Calidad –SGC-, a través de un enfoque sencillo y

didáctico, basado en el conocimiento adquirido a través de

experiencias del Grupo Regional ISO de la Universidad de Antioquia y del

DAFP, instituciones que han venido desarrollando un convenio que permite

enriquecer de una manera sinérgica estas herramientas que están al

servicio de las entidades del Estado.

En la práctica las actividades de esta fase o etapa no son necesariamente

secuenciales, ya que se debe propender y priorizar por implementar todo

lo planeado en la fase de diseño, en la medida que vaya siendo aprobado,

con el fin de monitorear resultados y efectuar acciones de retroalimentación

y así ajustar el SGC; sin embargo, se pueden considerar las

siguientes actividades: La primera, tiene relación con la planificación de

la implementación, en la cual se elabora y aprueba el plan de acción. La

segunda actividad considera la comunicación a través de la divulgación

“masiva” de la documentación del SGC como estrategia para comprometer

a todos los servidores públicos con el sistema y marcar un hito en la

implementación de éste. La tercera actividad es la implementación propiamente

dicha de todo lo que compone y caracteriza cada proceso,

donde todos y cada uno de los servidores públicos de la Entidad debe

conocer, aplicar, dejar evidencia y retroalimentar el sistema en virtud de

la aplicación real de lo descrito en los procedimientos y disposiciones

definidas en el SGC. Esta tercera actividad involucra aspectos relacionados

con comunicaciones, procesos, indicadores de proceso, competencias,

adquisición de bienes y servicios, administración del riesgo, control

de documentos, medición, análisis y mejora entre otros.

Es fundamental que la alta dirección de las entidades ejerza un liderazgo

importante a través de la aplicación de principios gerenciales y la fijación

de lineamientos, que impulsen una verdadera cultura de “hacer

cada vez mejor las cosas”, lo que redundará en una gestión eficaz y

GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

BAJO LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004

9 Departamento Administrativo de la Función Pública

GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

BAJO LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004

10 Departamento Administrativo de la Función Pública

eficiente que le permita cumplir a cabalidad con sus objetivos y el fenecimiento

de cuentas por parte de la Contraloría General de la República.

Finalmente, hay que aclarar que esta guía solo es un referente que pretende

facilitar a las entidades la implementación del Sistema de Gestión

de la Calidad y como tal, pueden tomarse otras metodologías que la

enriquezcan y se obtenga el objetivo común de lograr la gestión basada

en la mejora continua de la calidad en la Administración Pública, en

armonización con el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005.

...