PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DEL SERVICIO

PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DEL SERVICIO

NOMBRE: ESTER NAVARRO GONZALEZ

1.- Identificación del Departamento donde desarrollara su proyecto.

El departamento donde voy a desarrollar mi proyecto es Administración y Finanzas focalizado en la sección de pagos.

2.- Indicar el alcance de la intervención: vale decir, que es lo que quiere mejorar ¿un procedimiento que no existe? o sea quiere crear un procedimiento que mejora el servicio? en este punto debe quedar claro que va a mejorar, como lo va mejorar y donde lo va mejorar. ojo, no hagan cosas tan grandes, es mejor hacer un proyecto simple y viable.

Lo que quiero mejorar es el proceso de pagos a proveedores, para agilizar el procedimiento de ellos. La idea es lograr ordenar el proceso con respecto a la documentación necesaria, para disminuir los tiempos que hoy son muy extensos, demorando entre dos a tres meses y lo normal sería un mes.

Procedimiento actual:

Llega la factura a la oficina de partes, luego se hace llegar a la oficina de finanzas para que yo como encargada de pagos, recopile cada orden de compra desde la oficina de adquisiciones y lo adjunte a la factura, luego solicitar la recepción conforme al departamento que solicito esta compra, y una vez reunidos todos estos documentos puedo realizar el correspondiente decreto de pago.

Propuesta:

La idea es que las facturas primero lleguen a la oficina de adquisiciones e inmediatamente adjunten la orden de compra con sus respaldos y la traspasen a la oficina de finanzas en este caso a mí, como encargada de pagos, este movimiento ya estaría ahorrando un tiempo de traslado desde adquisiciones.  Luego para agilizar el proceso y no esperar la recepción conforme, que es donde más se demoran ya que hay muchos funcionarios que cuando reciben el producto o servicio nunca hacen la recepción conforme al tiro, sino que esperan que se les solicite para realizar este documento y hacerlo llegar, para ello la mejora seria tener acceso de inmediato a las compras de adquisiciones y solicitar de forma paralela esta recepción al departamento correspondiente que solicito el producto o servicios antes que la factura llegue a pagos, así cuando ésta llegue ya estarían todos los antecedentes reunidos y se procedería a su pago.

Yo creo que con esto estaríamos teniendo eficiencia y eficacia en los servicios y/o productos adquiridos, y nuestros proveedores serian los directos beneficiados con este proceder.

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