Presupuesto

UNIDAD 1: GENERALIDADES SOBRE EL PRESUPUESTO EMPRESARIAL

1.1 ETIMOLOGÍA Y CONCEPTO DE PRESUPUESTO

La palabra presupuesto se compone de dos palabras latinas:

PRE = que significa antes de, o delante de, y

SUPUESTO = hecho, formado, como a continuación se aprecia:

Por lo tanto, Presupuesto significa “antes de lo hecho”.

La palabra Presupuesto, se deriva del verbo presuponer, que significa “dar previamente por sentado una cosa. Se acepta también que presuponer es formar anticipadamente el cómputo de los gastos o ingresos, de unos y otros, de un negocio cualquiera. “El presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones, basado en una eficiencia razonable. Aunque el alcance de la “eficiencia razonable” es indeterminado y depende de la interpretación de la política directiva, debe precisarse que un proyecto no debe confundirse con un presupuesto, en tanto no prevea la corrección de ciertas situaciones para obtener el ahorro de desperdicios y costos excesivos.

1.2 ORIGENES Y EVOLUCIÓN DEL PRESUPUESTO

Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.

Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto.

En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y los Estados Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.

Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este período las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados.

En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una Ley de Presupuesto Nacional, la técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos. Por ejemplo, en 1928 la Westinghouse Company adoptó el sistema de costos estándar, que se aprobó después de acordar el tratamiento en la variación de los volúmenes de actividad particular del sistema "presupuesto flexible".

Esta innovación genera un periodo de análisis y entendimiento profundos de los costos, promueve la necesidad de presupuestar y programar y fomenta el tecnicismo, el trabajo de grupo y a la toma de decisiones con base al estudio y la evaluación amplios de los costos.

• En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, en que se definen los principios básicos del sistema.

• En 1948 el Departamento de Marina de los Estados Unidos presenta el presupuesto por programas y actividades.

• En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con un sistema de planificación por programas y presupuestos.

• En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto e incluye en las herramientas de planeación y control del sistema conocido como "planeación por programas y presupuestos".

El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistas modernos quienes señalan lo vital de los pronósticos relacionados con el manejo de efectivo.

1.3 NOCIÓN Y USUARIOS DEL PRESUPUESTO

Suponga que un grupo de estudiantes universitarios planea una excursión después de culminar con éxito los últimos exámenes del semestre con el cual finalizan su carrera, y acuerdan realizar un viaje al estado de la Florida, para determinar el valor del aporte de cada uno, el "comité organizador", creado por ellos, formula inicialmente los interrogantes siguientes:

• ¿Cuántas personas están interesadas en efectuar el viaje?

• ¿Cuál es el Precio del tiquete aéreo de la ruta Santafé de Bogotá-Miami-Santafé de Bogotá?

• ¿Cuántos días permanecerán en los Estados Unidos?

• ¿Qué sitios de interés turístico visitarán?

• ¿Cuáles tarifas hoteleras operan para la temporada prevista de realización del Viaje

• ¿Cuál opción de hospedaje es más favorable desde el punto de vista financiero: incluido todo (consumo ilimitado de alimentos y bebidas), o únicamente cancelación del servicio de hospedaje?

• ¿Cuál alternativa debe seleccionarse: pago de cada uno de los servicios contemplados en el viaje (transporte aéreo, porción del transporte terrestre, hospedaje, alimentación parcial y programas de recreación) o cancelación del paquete turístico que incluye los factores citados?

• ¿Cuál es el valor de alquiler del vehículo?

Después de varias sesiones para comparar los costos de las opciones, el comité concluye lo siguiente:

• Se descarta el paquete turístico por no incorporar la totalidad de los sitios de recreación previstos.

• Con base en los estimativos de costo preliminares se deduce que 40 personas pueden aportar los fondos requeridos.

• Se escoge un hotel localizado en Orlando, donde pueden hospedarse cuatro personas por habitación.

• Con base en las posibilidades financieras de los excursionistas, se fija en catorce noches el tiempo de estancia y se decide no recurrir a ninguna modalidad de crédito para sufragar los gastos.

A partir de la información recolectada en materia de costos, se obtienen las cifras siguientes en Dólares:

• Servicio de hospedaje:

− Número de habitaciones requeridas: 40 personas/4 personas por habitación: 10

− Costo de 14 noches de estancia: 10 habitaciones por $150 por noche x 14 noches: $21.000.

− Costo del alojamiento por persona: $21.000/40: $525

• Servicio de alquiler de vehículos:

− Número de vehículos a alquilar: 40 personas/5 personas por vehículo: 8

− Valor del alquiler: $175 por semana

− Valor total: 8 vehículos x $175 por semana x 2 semanas: $2.400

− Costo del alquiler por persona: $2.400/40: $60

• Otros conceptos:

− Precio del tiquete aéreo: $65 Valor de la alimentación por persona: $25/día x 14 días: $350

− Valor de la recreación por persona: $200

− Cuota de imprevistos por persona: $200

Costo global por persona

Alojamiento $ 525

Alquiler de vehículo 60

Tiquete aéreo 650

Alimentación 350

Recreación 200

Imprevistos 200

Costo total $1.985

Al considerar una tasa de cambio de $2.650 por $1,00 cada persona deberá disponer de $5.260.250 para financiar su desplazamiento en las condiciones fijadas.

Los criterios desarrollados en este caso los aplica literalmente cualquier organización interesada en el planeamiento y la utilización eficientes de recursos escasos.

El empresario debe planear la manera de obtener utilidades con la ejecución de actividades en forma coherente. El trabajador tendrá que distribuir sus limitados ingresos mediante el establecimiento de un orden de prioridades, en que prevalecen la alimentación, la salud y la vivienda; si después de atender estas necesidades primarias quedan fondos, se destinarán a tópicos como vestuario, educación y recreación. Las amas de casa tienen fama de ser quienes mejor preparan, ejecutan y controlan su presupuesto familiar.

Quienes participan en la formulación y ejecución de los presupuestos gubernamentales también buscan el empleo adecuado de los recursos provenientes de impuestos, multas, valorizaciones, emisión de bonos de deuda pública y/o contratación de créditos. La distribución de recursos se hace según las prioridades nacionales en cuanto a creación de infraestructura pública, cobertura de programas de seguridad social, financiamiento de gastos relacionados con la justicia y la seguridad nacional, y el servicio de la deuda externa.

Cualquier persona, natural o jurídica, es sujeto de presupuesto porque siempre ha tratado de anticiparse al futuro, previendo lo que pueda suceder, ideando mecanismos o analizando estrategias para enfrentar circunstancias incierto.

Al limitar un poco el campo de aplicación, el estudio se enfocará al uso del presupuesto por parte de empresas que participan en labores de transformación y prestación de servicios. Entonces surge una inquietud: ¿hablamos de procedimientos genéricos para la confección de presupuestos en cualquier tipo de empresa? Es lógico pensar que aunque las organizaciones tienen varios aspectos comunes, otros no lo son. De esto se infiere que aunque dichos procedimientos son aplicables en empresas comprometidas en la transformación de insumos o en el ensamble de partes o componentes, no puede descartarse su empleo en otras organizaciones de características similares.

El empresario del sector privado, los equipos directivos de las empresas o sus accionistas no podrán dejar que sus empresas marchen sin rumbo definido.

Tendrán que fijar metas razonables acordes con sus limitados recursos, alcanzables en un determinado periodo. Para lograr las metas propuestas deberán generar planes y acciones que proporcionen ingresos suficientes para cumplir con los costos y desembolsos, procurando alcanzar objetivos como la recuperación del capital invertido, la consolidación del valor de la empresa en el mercado competitivo y la solidificación de su prestigio y su imagen ante los sectores con los cuales sostiene relaciones de intercambio, a saber; compradores, proveedores, entidades financieras, gobierno y trabajadores.

La figura 1.1 muestra que las "entradas esenciales" para constituir una empresa como tal son: el recurso humano, que al aportar su intelecto o fuerza de trabajo se erige en ente esencial del proceso productivo; el capital, suministrado por el empresario con la expectativa de lograr tasas de rentabilidad acordes con las reconocidas por inversiones de riesgo similar, y los materiales, que son objeto directo de transformación o de trabajo propiamente dicho. Estos factores ocasionan costos al aceptarse que los fondos provenientes de los accionistas tienen costos de capital inherentes al rendimiento que ellos esperan. Asimismo, el trabajo no es gratuito y debe ser retribuido mediante una remuneración adecuada.

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