Presupuseto Por Programas

PRESUPUESTO POR PROGRAMAS

INTRODUCCION

Los presupuestos son indispensables para la planeación, ya que por medio de ellos se proporciona en forma cuantificada, los elementos que la empresa necesita para el cumplimiento de sus objetivos y determinar de mejor forma la utilización de recursos, así como controlar las actividades.

El trabajo está enfocado al presupuesto por programas , y se puede definir en pocas palabras como los medios que se van a utilizar para el cumplimiento de dichas funciones.

Un presupuesto por programas debe de contener: Los objetivos, las actividades a desempeñar, así como establecer la cantidad de dinero que se tiene que ocupar para una función específica.

El presupuesto por programas es una herramienta que se utiliza en el sector público, ya que le permite al gobierno, llevar a cabo una planeación, organización, coordinación, dirección y control y es también un instrumento que sirve para tomar decisiones. Cabe recalcar que este también puede ser utilizado por el sector privado.

CONCEPTO

Según la División Fiscal de las Naciones Unidas, el Presupuesto por Programas "es un sistema en que se presta particular atención a las cosas que un gobierno realiza, más bien que a las cosas que adquiere. Las cosas que un gobierno adquiere tales como servicios personales, provisiones, equipos, medios de transporte, etc., no son naturalmente sino medios que emplea para el cumplimiento de sus funciones, que pueden ser carreteras, escuelas, casos tramitados etc."

El Presupuesto por Programas es un conjunto de técnicas y procedimientos que sistematicamente ordenados en forma de programas y proyectos, muestran las tareas a efectuar, señalando objetivos específicos y sus costos de ejecución, además de racionalizar el gasto público, mejorando la selección de las actividades gubernamentales.

El Presupuesto por Programas es el instrumento que cumple el propósito de combinar los recursos disponibles en el futuro inmediato, con metas a corto plazo, creadas para la ejecución de los objetivos de largo y mediano plazos.

OBJETIVOS

• Tener en los campos del proceso administrativo todo estructurado jerárquicamente por funciones, programas de operación y de inversión.

• Permitir un mayor control interno para evaluar y conocer la eficiencia de cada una de las partes, por lo que sus objetivos son específicos, de gran profundidad y análisis para racionalizar el gasto, de acuerdo con la eficiencia.

• Dar más atención a lo que se realiza, que a lo que se adquiere.

ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA

Constituye la columna vertebral del presupuesto, en ella se conjugan los programas y subprogramas. La política presupuestal determina la oportunidad y la prioridad de los programas, y la técnica, la posibilidad y garantía de su cumplimiento.

Un presupuesto por programas y actividades está formado por un conjunto de categorías o niveles programáticos, en virtud de los cuales se clasifican los fondos.

Se debe precisar e integrar una nomenclatura uniforme en la que se apoye técnicamente la programación del presupuesto.

Dentro del presupuesto por programas existen las siguientes categorías o niveles:

• Función.- Se define como la parte del esfuerzo total que se encamina a lograr los propósitos generales de la institución.

Ejemplo: en la UNAM esos propósitos son docencia, investigación, extensión universitaria y gestión institucional.

• Programa.- Comprende el conjunto de actividades relativamente homogéneas encaminadas a cumplir con los propósitos genéricos expresados en una función, por medio del establecimiento de objetivos y metas a los cuales se asignan recursos humanos, materiales y financieros, administrados por una unidad ejecutora.

• Sub- programa.- Es la desagregación de un programa complejo con el propósito de mostrar la naturaleza diversa de las metas y costos que se expresan en un determinado programa.

• Actividad.- Esta es una división más reducida de cada una de las acciones que se deben llevar a cabo para el logro de los objetivos y metas expresadas en los programas. 4/

ELEMENTOS DE UN PROGRAMA

El programa es el instrumento central del sistema de presupuesto por programas, a tráves de éste se plantean las necesidades y se analizan posibilidades, se asignan los recursos, se ejecutan las acciones, se contabiliza el gasto y se evalúa el cumplimiento de las metas. Se integra de los siguientes elementos:

• Objetivo.- Es la expresión cualitativa, pero susceptible de ser cuantificada, de los fines que se pretenden alcanzar. Los objetivos deben ser claros, realistas, razonables y lógicos.

• Meta.- Es la expresión cuantitativa del objetivo que se persigue.

• Recursos.- Son los insumos, tanto financieros como materiales y humanos que harán posible la realización de las actividades que permitan alcanzar objetivos y metas.

• Unidad Ejecutora.- Es la unidad o unidades responsables de la obtención de los objetivos y metas fijados en el programas y la administración de los recursos asignados. 4/

CARACTERÍSTICAS

El método de elaborar, ejercer y evaluar un presupuesto conforme a programas se basa en tres consideraciones interrelacionadas:

• El diseño de programas para cada función, definiendo objetivos y metas.

• La determinación de recursos financieros asignados para cada programa.

• El establecimiento de unidades de medida que permitan evaluar los resultados.

A fin de facilitar las tareas del que hacer presupuestal se debe contar con un catálogo e instructivo que contenga:

• Las políticas generales y específicas del gasto

• La definición de las partidas del gasto según su objeto

• El tipo de ejercicio e instructivo para su aplicación

• Las categorías y tabuladores de sueldos del personal

• La tarifa de viáticos

• Los programas y subprogramas en orden de ramos.

CICLO PROGRAMATICO

Se define al ciclo presupuestario como un proceso continuo, dinámico y flexible a través del cual se programa, ejecuta, evalúa y reformula las actividades del sector público o empresa privada, en sus dimensiones físicas y financieras.

Su naturaleza interactiva y el poder financiero que le es inherente, le confieren un valor estratégico para lograr su propio perfeccionamiento como para inducir cambios en la administración.

I. PROGRAMACIÓN

Es la metodología que establece previamente lo que se va a hacer, como se va a hacer y con que recursos.

Comprende la formulación, la asignación de recursos y la aprobación; abarca desde la determinación de las políticas presupuestales hasta la presentación del presupuesto.

a) Formulación

Consiste en contar con los elementos necesarios de decisión para una adecuada asignación de recursos, que permitan el óptimo apoyo a los programas de trabajo.

Recopila información a través de:

o Políticas: Lineamientos generales dictados por la autoridad correspondiente para la elaboración del anteproyecto

o Catálogos: De programas, partidas, dependencias, tabuladores de sueldos, categorías de personal, etc.

o Formatos e instructivos: Comprenden el estudio y elaboración de los formatos a usar en el desarrollo, por la unidad central y las unidades responsables, los cuales deberán contener su instructivo correspondiente

o Capacitación: Difundir e instruir a las unidades responsables sobre las políticas a observar, así como el uso y llenado de los formatos en la elaboración del anteproyecto.

o Entrega de material: A fin de que las unidades responsables puedan iniciar su trabajo, se proporcionará a las mismas, por la unidad central, el material necesario y suficiente mediante un calendario establecido y dado a conocer previo a este momento.

o Asesorías: Durante el lapso comprendido entre el momento de entrega y el de recepción, la unidad central realizará en forma coordinada, a través de su personal técnico, asesorías a las unidades periféricas.

o Recepción de anteproyectos: La entrega de los anteproyectos de las unidades periféricas a la central, deberá estar sujeta a un calendario fijado anticipadamente.

b) Asignación de recursos.

Es el importe autorizado en programas, grupos y partidas destinado a sufragar las erogaciones de la organización para el desarrollo de sus actividades.

Comprende el análisis, discusión y ajuste de los anteproyectos considerando las interrelaciones entre los aspectos cuantitativos con los cualitativos.

Los criterios para la asignación de recursos son: programas prioritarios, resultados obtenidos en ejercicios anteriores, nuevos programas, situación económica, disponibilidad de recursos.

o Instructivo de análisis: Regula las acciones de la unidad central en el periodo de análisis de los anteproyectos

o Coordinación con el Departamento de Sistemas: Establece los mecanismos de enlace entre las áreas de análisis con el departamento de sistemas a fin de que éste cumpla su función de apoyo a las primeras

o Modelo de asignación: Contiene en forma concentrada la comparación de lo solicitado contra los ajustes que se hagan.

o Informes auxiliares: Contiene la información que requieren los diferentes niveles técnicos de la unidad central durante el análisis.

o Informes especiales: Contiene la información requerida por los responsables de las asignaciones.

o Discusión

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