RAZONES POR LAS QUE SE DEBE IMPLEMENTAR EL PGD
Enviado por • 18 de Septiembre de 2014 • 473 Palabras (2 Páginas) • 487 Visitas
DESPACHAR LOS DOCUMENTOS Y LA CORRESPONDENCIA GENERADOS POR LA EMPRESA, TENIENDO EN CUENTA LAS POLÍTICAS ORGANIZACIONALES Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PDG)
RAZONES POR LAS QUE SE DEBE IMPLEMENTAR EL PGD
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
REGIONAL NORTE DE SANTANDER
LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SAN JOSÉ DE CÚCUTA,
SEPTIEMBRE 2014
DESPACHAR LOS DOCUMENTOS Y LA CORRESPONDENCIA GENERADOS POR LA EMPRESA, TENIENDO EN CUENTA LAS POLÍTICAS ORGANIZACIONALES Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PDG)
RAZONES POR LAS QUE SE DEBE IMPLEMENTAR EL PGD
YAJAIRA CAROLINA LOPEZ RANGEL
Aprendiz
Presentado a:
JENNIS JANETH BARRERA RADA
(INSTRUCTORA)
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
REGIONAL NORTE DE SANTANDER
LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SAN JOSÉ DE CÚCUTA,
SEPTIEMBRE 2014
GESTIÓN DOCUMENTAL
Entendiendo por Gestión Documental todo aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen o se mueven en nuestra empresa, nos damos cuenta que la inmensa mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra compañía conllevan al menos un documento.
Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas.
Por todo ello, es necesario que toda empresa disponga o mejore la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.
Haciendo una reflexión personal sobre los motivos para mejorar nuestra empresa “Los Guaduales” con la optimización de la gestión de los procesos de mis documentos físicos y electrónicos, he encontrado las siguientes razones:
1. Incremento y mejoro la relación y la imagen con los clientes y/o usuarios, ya que con estas soluciones puedo automatizar y garantizar la entrega de la información a los clientes y/o usuarios. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que ellos deseen.
2. Aumento la eficacia del personal, ya que algunos o muchos de los procesos que ahora son manuales, pasan a ser automáticos total o parcialmente. Esto nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.
3. La productividad de la empresa se ve incrementada, sólo por el hecho de reducir los tiempos de los procesos.
4. Sé que muchas empresas dedican mucho espacio al almacenamiento de documentos en sus propias instalaciones, necesitando incluso instalaciones alquiladas para tal propósito. Esto podemos evitarlo si podemos digitalizar los documentos tanto legal como fiscalmente, como ocurre con las soluciones de almacenamiento de valor probatorio o con el escaneo certificado.
5. Nunca sabemos exactamente dónde está la información. Localizarla puede ser un gran problema que afecta directamente a la productividad de las personas. Tener sistemas capaces de indicarte dónde está lo que quieres o lo que necesitas, no sólo te hace la vida más fácil, sino que te ahorra muchas horas laborales.
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