RECEPCION DELIMITACION DEL PROBLEMA

DELIMITACION DEL PROBLEMA

Actividades y funciones para las  prácticas   administrativas en una constructora

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Se ha elegido este tema  porque  pretende dar las herramientas necesarias y recomendaciones para lograr que los (as)  recepcionistas tengan  las tareas administrativas   para dar una buena atención  y obtener  la satisfacción  como persona y como cliente,  por lo cual surge la siguiente pregunta:

  ¿Cuáles serían los sistemas precisos  de presentación que aseguran que los   directores, gerentes o empleados  encuentren  los registros financieros, registros de clientes  o investigación?

MARCO DE INVESTIGACION

Para conocer un poco acerca del tema nos enfocamos a conocer las definiciones o conceptos que nos ayudaran a tener muy en claro las funciones de los (as) recepcionistas

Un o una recepcionista es un profesional que atiende a los clientes o usuarios de un edificio en una zona particular conocida como recepción. Su función consiste en proporcionar todo tipo de información y asistencia, por lo que usualmente suelen poseer conocimientos administrativos o secretariales,[] dependiendo de su especialidad, las tareas que pueden llegar a realizar varían significativamente. [Este trabajo posibilita la aplicación de un novedoso procedimiento para la determinación de perfiles de competencias mediante un enfoque por procesos, logrando una adecuada identificación de los mismos a partir de los procesos fundamentales del puesto que se estudie y manteniendo así la relación existente entre las competencias y los valores centrales del servicio orientado al cliente. Por lo tanto damos a conocer  las funciones específicas en su papel profesional.

1.-  Búsqueda de la información

La búsqueda de información para clientes, directivos y compañeros de trabajo, ya sea en línea, en los sistemas de archivo de la oficina o en los libros, es un deber esencialmente administrativo que ayuda a las empresas a disponer de la información necesaria para iniciar y terminar los proyectos. Esta información es a menudo compilada, resumida, distribuida a las personas necesarias y presentadas en un informe o una hoja de cálculo.

2.- Contestar el teléfono

 Los clientes podrán llamar con preguntas acerca de los productos y servicios, horas de servicio, para solicitar información o con preguntas acerca de los precios. La respuesta a estas llamadas y atender a las necesidades de los clientes es una obligación administrativa que puede afectar el éxito o el fracaso de una empresa. La comunicación ineficaz con los clientes potenciales puede dejar una mala impresión de la organización. Es importante que la persona que realiza esta tarea administrativa sea agradable, cortés y conozca la empresa.

3.- Recibiendo a los visitantes

Cuando un visitante entra en una oficina, una recepcionista o una secretaria  debe dar la bienvenida al visitante en el sitio de trabajo, ayudar con sus preguntas y dirigir a la persona a la oficina o división apropiada. Ya se trate de una persona que viene a entregar un paquete o un cliente que viene a una cita, la recepción de visitantes es una obligación administrativa esencial.

4.- Compra de equipos y suministros

Mantener las salas de abastecimiento y gabinetes surtidos con papel, lápices y otros útiles de oficina es un deber administrativo. Las tareas asignadas a estos puestos incluyen tomar pedidos de otros empleados, hacer un seguimiento de los pedidos, repartir los elementos cuando lleguen y manejar las facturas.

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