RELACIONES INTERPERSONALES EN LA OFICINA

RELACIONES INTERPERSONALES EN LA OFICINA

Son relaciones formales de trabajo que tienes con compañeros, jefes, subordinados, proveedores. En estas relaciones no hay el elemento de comunicación de cantina o bar, hay respeto a la jerarquía de todos los integrantes por el bien de la empresa.

FORMAS DE COMUNICACIÓN EN EL MUNDO EMPRESARIAL

Todas las empresas hoy en día se comunican por medio del internet, por correo electrónico, por teléfono o por Fax.

TECNICAS PARA ATENDER LLAMADAS TELEFONICAS EN LA OFICINA

Normas generales a tener en cuenta al recibir llamadas.

*. Coger el teléfono apenas suene.

*. Cuando hayas levantado el auricular, responde inmediatamente, sin que tenga que esperar tu interlocutor.

*. Debes identificarte rápidamente, no puedes obligar a que reconozcan tu voz, esto podría resultarle algo violento a tu interlocutor.

*. Nunca descuelgues el auricular y sigas manteniendo otra conversación con otra persona de la empresa.

*. Nunca cubras el teléfono.

*. Sonríe levemente, este gesto ayuda a preparar una entonación amable. Está demostrado que una sonrisa genera eficacia, expresa alegría y buen humor. ¡Utilízala!.

*. No debes tener nada en la boca que pueda entorpecer la comunicación (cigarros, caramelos, chicles, bebidas, etc.).

*. Ten siempre, al alcance de la mano lápiz, papel y tu agenda personal.

*. No respondas simplemente ¿Sí? o ¿Qué?, esto muestra falta de modales.

*. En un principio, trata a la gente siempre de usted.

*. Sitúa el micrófono al lado de la boca, no lo apoyes sobre el hombro.

*. No hables deprisa. Cuando se hace, se suelen dar traspiés. Habla despacio, con el ritmo adecuado a lo que estés diciendo.

*. Nunca hables alto.

*. No importa lo aburrido u ocupado que puedas estar, has de mostrarte siempre amable, paciente y tolerante cuando hables por teléfono.

*. Cuando recibas una llamada, apunta el nombre de la empresa y la persona que te ha llamado.

*. Si no has entendido el nombre, pídele por favor si te lo puede deletrear.

*. Si durante la conversación no entiendes algo, di con un tono de voz normal o un poco más bajo, "lo siento, pero no le oigo bien, ¿puede repetírmelo, por favor?".

*. Escucha atentamente lo que tienen que decirte y evita las interrupciones hasta que haya terminado, así podrás determinar con exactitud qué es lo que quiere decir.

REGLAS DE CORTESIA EN EL USO DEL TELEFONO EN LA OFICINA

• Mencione en primer lugar el nombre de la compañía, luego salude, y por último identifíquese.

• El tono de voz debe ser siempre amable, aunque sin mostrar familiaridad alguna. Los términos mija, gordis, negrita, muñeca o corazón, quedan descartados de cualquier comunicación empresarial.

• No tutear es la regla de oro. Así usted conozca al interlocutor, lo mejor es mantener una prudente distancia.

• No admita bromas por teléfono ni trate de averiguar la identidad de la persona que llama: espere simplemente a que exprese el motivo de la llamada, tome nota de los datos necesarios o transfiera la llamada a otra dependencia o persona.

• Si la persona a quien llaman no puede contestar en ese momento o no está, tome debidamente el mensaje: el nombre de quien llamó, el motivo de la llamada y el mensaje. Incluya por último su nombre y la hora en que la llamada fue hecha, de manera que el interesado sepa quién recibió el recado.

• Si se ve en la obligación de pedirle a la persona que hizo la llamada que aguarde en la línea, emplee un tono amable y la frase por favor. No permita que espere más de dos minutos, es una falta de cortesía, sugiérale que vuelva a llamar o que usted le devolverá la llamada.

• Antes de hacer una llamada, anote

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