Trabajo remoto y Optimizacion de Reuniones Remotas

Algunas estadísticas para redes sociales:

Hace algunos meses planteábamos de forma clara los beneficios del trabajo remoto en torno al ahorro de gastos operativos para organizaciones tales como renta, energía, disminución de espacios físicos entre otros, y del lado de los empleados el ahorro en gastos de combustible, tiempo de traslado y por supuesto una mejora en la calidad de vida. Por esa razón algunas empresas ya contaban con políticas de trabajo remoto bien definidas.

• 82% de las empresas en el ranking “100 Best Companies to Work For” tienen actualmente políticas de trabajo remoto.

Sin embargo, hoy en día uno de los grandes puntos o factores nos han forzado a movernos al trabajo remoto, es la salud pública.

De acuerdo con estimaciones de HBR (Harvard Business Review), en el 2017 el 40% de la fuerza laboral mundial eran trabajadores remotos o virtuales, estimaban que para el 2020 tendría un incremento al 50% de la fuerza laboral remota a nivel mundial, no obstante

¿La situación actual de salud mundial incrementará en corto tiempo este porcentaje?

¿Las empresas están preparadas a nivel tecnológico para gestionar a esta fuerza de trabajo de la mejor manera?

Contenido del Webinar:

Cómo llevar reuniones remotas de forma efectiva

En México ante la crisis sanitaria muchas empresas han pedido sus empleados trabajar de forma remota. Si bien una pequeña parte de la fuerza laboral en México ya lo hace, existe otra gran parte que será la primera vez trabajando de esta forma, dejando así a muchos gerentes y miembros del equipo separados físicamente por primera vez.

Con el aumento de casos de coronavirus en México en los últimos días y las recomendaciones de la OMS a nivel mundial, definitivamente el aislamiento social es la mejor arma para combatir la pandemia de COVID-19.

Esto impacta de forma directa en la forma en la que muchos trabajamos, la fuerza de trabajo frecuentemente nos reunimos para discutir algún tema o trabajar en algún plan o estrategia, con las medidas de cuarentena no tenemos otra salida que las reuniones virtuales o remotas, pero ¿Realmente sabemos como llevar de forma efectiva una reunión virtual?

A continuación, enlisto el top 5 de puntos a considerar para mejorar drásticamente las reuniones virtuales:

1. Usa video: Uno de los puntos mas relevante de usar video es que personaliza la comunicación, el tener las caras visibles, expresiones faciales y observar el lenguaje corporal de los demás ayuda a recrear de forma remota aquellos puntos esenciales de una reunión presencial, ayudando a los colaboradores a llevarla de la mejor manera.

• El 80% de los trabajadores remotos se sienten más contentos utilizando videoconferencia, una de las mejores formas de conectar a tus trabajadores remotos es definitivamente con soluciones de video.

1. Prueba la tecnología previamente: Todos hemos sufrido retrasos en la apertura de una reunión virtual de hasta 15 minutos, ocasionado por descargar plugins o del set-up de los dispositivos como cámaras y audífonos. Se debe convertir en una práctica constante de todos los asistentes previa a la reunión probar todos los elementos, ya que esto ayudaría a arrancar la sesión en tiempo y forma. Recuerda tener un plan B en caso de que el internet o la tecnología fallen, ejemplo: tener un bridge de audio utilizando los teléfonos celulares o números fijos a manera de contingencia.

1. Lleva una Agenda: Establecer los temas a tratar y determinar las reglas de la reunión ayuda de forma significativa al éxito. Puedes apoyarte enviando previamente los temas o algún documento o estadística a debatir durante la reunión. Llevar un conteo del tiempo también ayuda, ya que para muchos usuarios puede ser algo frustrante que se desvié del tema principal de la reunión o que se le de muchas vueltas a un tema.

1. Recopilar comentarios e información en tiempo real: Es complicado reunir la información de retroalimentación de los asistentes a las reuniones, sin embargo, aprovecha la tecnología; existen aplicaciones que nos permiten utilizar secciones de preguntas y respuestas para documentar las dudas, inclusive, algunas otras aplicaciones nos permiten enviar encuestas durante y después de la reunión para enriquecer aun mas nuestra reunión.

1. Haz participar a los asistentes y evalúa su nivel de atención. No olvides que las reuniones deben ser enriquecidas con debates y no solo una comunicación unidireccional o una sola presentación de una hora. Practica usando dinámicas de mesa redonda (recuerda que hay aplicaciones de videoconferencia como Cisco WebEx que permite levantar la mano y llevar el orden de participaciones). Incluye hablar de temas delicados, no esperes a que pase la situación de salud para hablarlo personalmente. Otro punto para considerar es que los usuarios mantengan la atención en lo importante, muchos toman las reuniones virtuales como sinónimo de realizar múltiples tareas a la vez lo que puede causar un nivel bajo de atención, el hacerlos participar de forma recurrente hará minimizar este punto y mantenerlo atentos (adicional que la tecnología también nos puede apoyar a medirlo).

• 81% de los trabajadores remotos comentan que son más productivos desde su casa y que tienen menos distracciones que en la oficina.

Conclusión:

Tenemos que adaptarnos a los recientes cambios en nuestra forma de trabajo, el aislamiento social para los más extrovertidos pudiera ser muy complicado. Utilizar estas herramientas de video o tips mencionados anteriormente puede disminuir de forma drástica las consecuencias del aislamiento y las afectaciones a nuestras tareas diarias, de reuniones y trabajo.

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