ORGANIZACIÓN DE REUNIONES DE TRABAJO

ORGANIZACIÓN DE REUNIONES DE TRABAJO

1. CONCEPTO BÁSICO:

Las reuniones de trabajo pueden definirse como grupos de personas convocadas para trabajar juntas, durante un tiempo determinado, con un objetivo específico.

Destacan dos afirmaciones: “con un objetivo específico” y “durante un tiempo determinado”. Son estos dos elementos los que diferencian las reuniones de trabajo productivas de aquellas ineficaces. Si tienes la experiencia y los recursos humanos y materiales para organizarlo tú mismo, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones móviles disponibles actualmente –y muchas más en vías de desarrollo– para facilitarte el trabajo.

Reunir al personal, coordinar temas, planificar la exposición y no perderse en el intento, parece ser todo un desafío para quienes buscan concretar este tipo de encuentros. Largas, tediosas y aburridas. Así definen muchos profesionales las recurrentes reuniones de trabajo, aquellas instancias creadas originalmente para discutir ideas y concretar planes de acción, pero que, más de alguna vez, terminan siendo un verdadera pérdida de tiempo.

Una reunión la constituye un grupo de personas de parecido o diferente perfil profesional unidas en un espacio y tiempo, y con una documentación concreta para su lectura, debate y aprobación, con el fin de coordinar actuaciones posteriores en el sistema organizacional

Las personas responsables de las reuniones deben tener en cuenta, en el momento de convocarla o prepararla, los elementos o variables que intervienen en ella. Su interacción condicionará el objetivo o modalidad de reunión, su tiempo o duración y las personas que deben asistir.«Es una actividad legitima insustituible para el logro de objetivos donde la inteligencia colectiva la necesidad de cooperación, el comprometimiento con la ejecución, el surgimiento de ideas o el intercambio de conocimientos sean factores fundamentales.»

Por lo que podemos inferir que involucrar a otros en esta actividad requiere que el directivo aplique con conocimiento las técnicas relacionadas con el manejo de grupo, las cuales tienen sus complejidades y características, más aun cuando el mundo actual altamente impredecible requiere de una alta cooperación e interacción entre los diferentes componentes de una organización.

1.1. NECESIDAD DE LAS REUNIONES:

La reunión es considerada como el procedimiento esencial de trabajo utilizado por los diferentes equipos para posibilitar el intercambio de ideas, pensamientos, actitudes o sentimientos entre sus componentes.

La reunión de trabajo es, por tanto, el espacio donde se toman decisiones consensuadas. Varias son las razones que consideran a la misma de cosa maldita y de distorsionador de la organización personal del trabajo pudiéndose llegar a las siguientes opiniones:

 Sensación de innumerables reuniones, largas e inútiles lo que conlleva a pérdida de tiempo y en ocasiones su presencia no es necesaria.

 Reuniones no preparadas: los directores, vice directores, jefes de Departamento convocan reunión, el resto del equipo acude y... ¡a ver qué pasa!

 Reuniones mal dirigidas o no dirigidas, al no emplear técnicas y estrategias adecuadas, o que acusan la falta de recursos procedimentales.

 No se toman acuerdos ni se determina un plan de actuación posterior.

 Si se toma algún acuerdo, no se especifica quién, cómo y cuándo se realizará el seguimiento y control de su puesta en práctica.

 El no llevar a efecto el acuerdo tomado invalida con frecuencia la eficacia de una nueva reunión.

No es como mucho piensan que la reunión se trata de diluir la responsabilidad entre un grupo de individuos para poder afirmar que el asunto se discutió con todos antes de ser elevado, llevar una idea preconcebida y oír a los demás pero sin escuchar realmente, buscar respaldo o simplemente cumplir el rito de reunirse.

1.2. TIEMPO O DURACIÓN DE LAS REUNIONES:

La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan «un intercambio entre miembros de un grupo o entre un miembro y el grupo entero». Podemos señalar que, a mayor participación, mayor número de interacciones y mayor tiempo y duración de la reunión.

Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta progresivamente el número de interacciones y se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo.

Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunión.

1.3. TEMA DE LA REUNIÓN:

El tema o temas de la reunión aparecen en el orden del día, que contiene los puntos a tratar. La finalidad de la reunión se especifica en el objetivo u objetivos que se pretende alcanzar. Hay que distinguir perfectamente entre el tema y el objetivo o finalidad.

1.4. TIPOS DE REUNIONES:

Brevemente enunciaremos a criterio de algunos autores las características de algunos tipos de reuniones:

 REUNIONES PARA INFORMAR. Su objetivo fundamental como bien dice su nombre es informar o enterar de algo a un grupo de personas. Se aplica en dar a conocer una decisión tomada, responder a inquietudes recibidas de varias fuentes cuyas respuestas es de interés común, dar instrucciones para la realización de una tarea, combatir un rumor, informar nuevos procedimientos, etc.

Sus características es que es unidireccional, puede conllevar aclaraciones de dudas y ampliaciones a petición del grupo, pero puede complicarse la reunión. No hay debate. No hay límites para la cantidad de personas a participar. La información debe ser transmitidas con claridad y comprensible para los receptores. Este tipo de reunión puede sustituirse, si obtuviesen el mismo resultado por circulares, cartas memos el correo electrónico, el mural, por ser más económico y consume menos tiempo.

 REUNIONES PARA INFORMARSE. Su objetivo es obtener información o ideas de grupo cuando por medio de métodos más sencillos que la entrevista o indagaciones a nivel de despacho no le sea factible. Sus aplicaciones son amplias como son las de buscar criterios sobre un proyecto o decisión no aplicada aun, captar estado de ánimo o sentimientos de un grupo, obtener una amplia cantidad de ideas con respecto a un asunto, hallar factores para la solución de un problema, etc. Es unidireccional del equipo o grupo hacia el que dirige o preside, debe dominar las técnicas de trabajo en grupo, que le permita animar, facilitar, estimular el aporte de informaciones e ideas, puede ser en varias sesiones para.

No hay debate, no deben excederse de más de 15 o 20 personas, es extremadamente útil cuando un miembro del grupo pueda favorecer positivamente la participación del resto para ampliar información y generar ideas, no es útil cuando determinados miembros o el jefe tienen un nivel de influencia tan alto que anulan la creatividad.

 REUNIONES PARA DEBATE PUBLICO, Su objetivo es someter a discusión ante una masa relativamente grande de personas uno o varios asuntos para que se pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos. Su aplicación es en aquellos casos donde prime un enfoque parlamentario, tales como congresos, asambleas, plenos, claustros, etc.

Su característica es ser multidireccional, pero con alto grado de formalismo, se efectúa bajo la conducción de la persona con mayor nivel jerárquico. Los asuntos se discuten bajo un enfoque rígido, donde predominan las intervenciones orales individuales predominan sobre el trabajo en equipo, los acuerdos se toman por mayoría de votos o por decisión del jefe. No hay limitaciones en la cantidad de participantes ni exigencias especiales en cuanto al local a utilizar , reglas sencillas de otorgar la palabra previamente solicitada, se autoriza excepcionalmente interrumpir por cuestiones de orden o una aclaración, no dialogo, se utiliza la crítica abierta o velada, se mezcla la presentación de ideas con sus resultados y evaluación, se estimula la presentación de acuerdos los que son sometidos a votación, se levanta acta. Su principal problema es que genera perdedores y ganadores.

 REUNIONES PARA EL DESARROLLO DEL PERSONAL. Su objetivo es que el equipo perfeccione sus conocimientos y habilidades, desarrolle nuevas formas de pensar y trabajar, empleando su propia capacidad individual y colectiva de análisis y síntesis. Su principal aplicación es en el entrenamiento de directivos y profesionales.

Es multidireccional bajo la presentación de alguien que presenta una tesis, un caso, exhibe un filme o simplemente coordina, se busca mejorar el conocimiento común a partir del intercambio intensivo y dinámico de información hasta lograr la identificación de nuevas ideas., tendencias o técnicas propuestas o surgidas de la propia interacción. No se toman acuerdos por mayoría si no conclusiones por consenso. No debe excederse de 15 personas que estén motivados en el tema o temas a tratar, aceptables condiciones del local, la utilización de medios audiovisuales, la adecuada preparación de un facilitador y un registrador que anote a la vista de todos la síntesis de lo que se dice y concluye.

Muy útil en el desarrollo de la capacidad de análisis, creatividad y la adquisición de conocimientos y habilidades por parte de directivos y profesionales, forma de aprender haciendo.

 REUNIONES PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS.

Su objetivo es analizar uno o varios problemas en grupos hasta

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