SISTEMAS DE CODIFICACION

7.4.02. Elaboración.

Construcción de un sistema de codificación:

La elaboración de un sistema de codificación es una actividad que se enmarca dentro del ciclo de vida de los sistemas de información y conocimiento. Se desarrolla en la etapa Diseño del nuevo sistema (la tercera etapa, acorde al ciclo propuesto), aunque las informaciones para elaborarlo se obtienen en las etapas anteriores, Investigación preliminar y Análisis detallado de la situación existente, pero sobre todo en esta última. Al tener todas las informaciones relacionadas sobre la problemática a codificar, los diseñadores podrán realizar su trabajo sobre una sólida.

Es una actividad compleja y no debe ser tomada a la ligera. Cuando se conocen todos los factores que influyen e inciden en la problemática a codificar, deben evaluarse todas las alternativas de posibles tipos de códigos a utilizar, va1orando la posibilidad de combinar algunos de ellos a fin de obtener una mejor solución.

Factores que inciden en la elaboración de un sistema de codificación

 Características de la información a utilizar.

 Utilización del código a diseñar en diferentes momentos del procesamiento físico de la información: preparación de la información primaria, captación de esta información, transmisión de la misma.

 Posibilidad de ahorrar tiempo y aumentar la seguridad de la información en la utilización, verificación y manipulación de los datos codificados.

 Empleo del código por todas las personas relacionadas a la información codificada.

Una adecuada codificación es un factor de vital importancia para el funcionamiento eficaz de un sistema de información y conocimiento, pues habitualmente muchos de los datos que se emplean en esos sistemas deben ser codificados. Es indispensable, pues, diseñar el código que mejor se adapte a cada uno de dichos datos.

Para la elaborar el código contable de una compañía, el contador debe seguir una serie de pasos mínimos con objeto de confeccionar la estructura de las cuentas. Los cuales se detallan a continuación:

7.4.02.01 Clasificación de las cuentas.

Corresponde en este paso, especificar números a los grupos generales de partidas, tanto del balance general como del estado de resultados.

Ejemplo 1. Ejemplo 2.

Código Grupo de cuentas Código Grupo de cuentas

1 Activo 1 Activo

2 Pasivo 2 Pasivo

3 Patrimonio 3 Patrimonio

4 Cuentas de orden 4 Cuentas de resultados

5 Ingresos operacionales

6 Costo de ventas

7 Gastos operacionales

8 Otros ingresos y egresos

Ejemplo 3.

Código Grupo de cuentas

1 Activo

2 Cuentas de orden deudoras

3 Pasivo

4 Patrimonio

5 Cuentas de orden acreedoras

6 Ingresos operacionales

7 Gastos operacionales

8 Otros ingresos y egresos

7.4.02.02 Identificación de Niveles y Sub-niveles o Jerarquización.

Cuando se identifican los niveles y sub-niveles se deben considerar las siguientes observaciones:

• El número de niveles en un sistema mecanizado, siempre servirá para emitir listados por subtotales hasta el nivel máximo de dígitos que se esté requiriendo.

• El número máximo de dígitos estará determinado por las características del software contable.

• El número de niveles del código estará determinado por el grado de clasificación que se asignará al total de cuentas que utilizará la empresa.

Ejemplo de niveles de un código contable.

9-9-99-999 Indica siete dígitos y cuatro niveles.

Nivel 4 (auxiliar) Hasta mil subdivisiones.

Nivel 3 (detalle) Hasta cien subdivisiones

Nivel 2 (subgrupo) Diez subdivisiones

Nivel 1 (grupo básico) Hasta

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