Secretaria Perfecta

LA SECRETARIA PERFECTA

1-LA FUNCION DE LA SECRETARIA:

La secretaria debe ser la asistente personal del jefe. Sus principales funciones consisten en representar al supervisor o empresa, organizar el trabajo y coordinar los diferentes tipos de comunicación.

2- FORMACIÓN Y ESTUDIO

La secretaria debe saber utilizar las computadoras y conocer diferentes programas, también debe tener ciertas cualidades éticas, como la discreción, la responsabilidad, la adaptación y la eficacia.

El conocimiento de otras lenguas puede facilitar el trabajo a la secretaria y darle una buena oportunidad para alcanzar una categoría profesional elevada.

3-LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

La organización del trabajo se divide fundamentalmente en 3 aparatos:

• Tareas administrativas

• Enlaces y coordinación

• Funciones de representación del superior o de la empresa.

4-LOS SISTEMAS DE COMUNICACIÓN DE LA SECRETARIA

Los sistemas de comunicación siguen basándose en dos procedimientos básicos:

• COMUNICACIÓN ORAL: en el que el teléfono es mas importante

• COMUNICACIÓN ESCRITA: principalmente la correspondencia y el fax.

5- LAS CONSTRUCCIONES BÁSICAS DE LA SECRETARIA IDEAL

-Dado que tiene acceso a información confidencial, la persona que desempeña las tareas de una secretaria debe tener como característica principal la prudencia y discreción.

-Se requiere una gran capacidad y dotes de adaptabilidad en su jornada de trabajo, ya que el ambiente laboral cambia día con día.

-Debe desempeñar sus funciones con firmeza, y saber anticiparse siempre a los acontecimientos laborales.

6-ÉTICA PROFESIONAL DE LA SECRETARIA

En todo momento la secretaria debe mantener una actitud positiva en su trabajo.

-lealtad en su trabajo.

- honestidad en su forma de actuar.

- objetividad.: tiene que tener sus propias ideas para el cambio de ambiente en su área de trabajo.

- modestia: no siente, ni muestra una opinión elevada de sí misma entre sus compañeros de trabajo.

7- EL ASPECTO PERSONAL DE LA SECRETARIA

-Tiene que marcar la diferencia entre los demás con su aspecto, hasta con los cuidados mínimos de la higiene.

- al maquillarse debe disimular los defectos y realzar sus cualidades físicas, pero siempre con moderación y discreción.

- tiene que tratar de ser lo más natural posible ya que eso da más personalidad y seriedad a la secretaria.

8- EL VESTUARIO

Una secretaria debe ser elegante con su forma de vestir, aunque muchas veces tienen que adaptarse a la situación de la empresa.

Es recomendable que la secretaria use prendas cómodas, lo cual no eso no significa no ser elegantes.

El uso de medias es necesario para conseguir una mejor apariencia.

9-LOS MODALES

No debe olvidar en ningún caso las normas de educación, evitando exageraciones y amaneramientos en el lenguaje y los gestos.

Tratara con educación a todas las personas que se dirijan a ella en calidad de secretaria. Sin importar cual sea su categoría.

Debe evitar los tuteos y respetar siempre las jerarquías de la empresa.

10-LAS RELACIONES EXTERNAS

Debe mostrarse diplomática con los familiares y amigos del jefe, y adaptarse a las situaciones que se le presenten.

Bajo ningún concepto proporcionara información relativa a su superior inmediato o a la empresa.

Con los proveedores comerciales y, en general, los colaboradores externos de la empresa, el trato debe ser pulcro y educado, ya que la secretaria se convierte en la representante de la razón social para la que trabaja.

11-LA SECRETARIA Y SUS COMPAÑEROS

Las relaciones siempre deben ser buenas y fluidas, nunca se sabe de quien se puede depender en un momento dado.

Ser la secretaria de un jefe no da derecho ni otorga ningún privilegio especial para tratar con altivez o desconsideración al resto de los compañeros de trabajo.

Trasladara de modo objetivo al jefe los mensajes de los compañeros.

12-EL COMPORTAMIENTO CON EL JEFE

Las relaciones deben ser cordiales y basarse en el respeto y entendimiento mutuo con lo que se establecerá una colaboración positiva y podrá cumplir todos los objetivos del dia de forma efectiva y diligente.

La secretaria a de adaptarse a los hábitos y métodos de trabajo de su superior y trabajar coordinadamente con él y a su mismo ritmo.

También es positivo que se adapte a su carácter, aun que no siempre es fácil.

El tratamiento debe ser de usted, totalmente respetuoso en todo momento.

Aun que en privado el jefe puede establecer un trato más relajado, en público la secretaria

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