Sedes Y Comites En Un Evento

SEDES Y COMITÉS.

Sede:

Uno de los elementos que es muy importante antes de la realización de un evento, es el lugar que nos servirá como punto de reunión el día en que se lleve a cabo, es decir, la sede.

La palabra “sede”, del latín “sedes” significa “silla o asiento”. Y se clasifica en 4:

Sede corporativa: Es el edificio que concentra las actividades y funciones más importantes de una corporación.

Sede social: Lugar donde se gestiona y administra las asociaciones y organizaciones culturales.

Santa sede: Estructura a cargo del Papa que incluye las instituciones de la iglesia católica.

Sede episcopal: Trono del obispo.

Sede electrónica: Vía internet.

Las características principales que se deben revisar así como los servicios que se decidan incluir al seleccionar una sede dependen del tipo de lugar del que se trate, a continuación se muestra el ejemplo:

Ciudad: Lugar sede para eventos “macro”, se toma en cuenta: infraestructura, hospedaje, los aeropuertos nacionales e internacionales con los que se puede contar para la llegada de los asistentes, alimentación y el transporte mientras estén hospedados ahí.

Lugar o recinto (dentro de la ciudad de origen): Instalaciones en buen estado, infraestructura (transporte para llegar al lugar y en algunos casos hoteles y restaurantes) y lo que se les pueda ofrecer a los asistentes, como: alimentación, seguridad, servicio de estacionamiento y servicio médico.

País: Este es el caso de los eventos a nivel mundial, en este tipo de evento se debe de tomar en cuenta todo lo mencionado anteriormente, pero sin duda lo más importante son las reglas y normas del país que se trate que sea necesario saber para no infringir alguna y evitar problemas durante el evento.

A pesar de que cada tipo de sede tenga puntos importantes que revisar o incluir, en todos se tiene que tomar en cuenta el tipo de evento que se realizará, fecha y hora, duración y el número de personas que están invitados al evento.

Comités:

Dentro del proceso administrativo, intervienen los comités. Un comité es un grupo de personas que tiene una actividad específica, se crean en la parte de la planeación y organización del evento (pre-evento) para delegarlo.

El objetivo de la creación de los comités, es que mediante el cumplimiento de las actividades de cada uno, se tenga todo lo necesario en tiempo y forma para la realización sin problemas del evento, esto de manera práctica y organizada.

Existen varios tipos de comités, en seguida se explicarán sus funciones:

Comité de montaje y exhibición:

• Espacios para stands, controla electricidad, agua, gas, teléfono, acceso a internet, etc…

• Supervisa el montaje

• Cotizaciones y presupuestos

• Acomodo y tipo de mesas y sillas

Comité de animación y festejos:

• Actividades artísticas y recreativas

• Elabora un plan de trabajo

• Presupuestos y contratos con el equipo de audio

• Responsable del evento en tiempo y forma

Comité

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