Sucursal , Agencia

SUCURSAL, AGENCIA, SUBSIDIARIA Y GRUPOS ECONOMICOS

AGENCIAS Y SUCURSALES

Son lugares de negocio sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento típico de expansión.

Los objetivos de las empresas de abrir Agencias o Sucursales, entre otros son los siguientes:

• Incrementar las Ventas,

• Ampliar su radio de acción,

• Tener el dominio de ciertas plazas

• Contacto con los clientes,

• Poner al alcance de los clientes los productos que maneja,

• Conocer las necesidades del mercado,

• Saber que productos son de mayor demanda,

• Vender sus mercancías en otros lugares; y

• Extender sus operaciones en lugares distintos de la casa matriz.

AGENCIA.

(Art. 264 C.Co.) Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla.

Es una entidad, física, o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa Matriz. Su función consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Por tal razón el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

SUCURSAL

Art. 263 C.Co. Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar la sociedad.

Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal.

CONTABILIDAD.

Es muy común que una compañia con sus oficinas principales por ejemplo en Bogotá D.C. (Casa Matriz), tenga sucursales por ejemplo en las ciudades capitales de deptos. En algunos casos la Casa matriz mantiene todos los registros de la contabilidad, incluyendo los de las sucursales, caso en el cual la compañia lleva únicamente un juego de libros. Sin embargo, otras empresas hacen que cada sucursal lleve su propio juego de registros contables, y en este caso la empresa tendrá un juego de libros en conjunto, no solo para la oficina principal, sino también para cada sucursal.

El análisis de la contabilidad la podemos dividir en dos partes:

1. Contabilización de las transacciones de la sucursal, las cuales unas veces serán con la oficina principal, y otras, con los particulares; y

2. La Consolidación periódica de las cuentas de la oficina principal con las de la(s) sucursal(es) con el fin de preparar estados financieros para la compañia en conjunto. (Consolidación).

CONTABILIDAD DE LA SUCURSAL.

Cuando una compañia abre una sucursal, y esta lleva su propio registro de contabilidad, (control), que la sucursal llevara como si fuera una empresa jurídicamente independiente. Tendrá sus propios libros auxiliares, mayor, etc., y allí se registraran todas las transacciones que la afecten (particulares - Casa matriz).

La diferencia entre la contabilidad de una sucursal y la de una compañia jurídicamente independiente consiste en que la sucursal no lleva cuentas de patrimonio. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino la Casa Matriz. La Cuenta que reemplaza a la de Patrimonio y que es llevada por la sucursal es la cuenta oficina Principal por Pagar - (2310) Cuentas por Pagar a Casa Matriz. También se llevara una cuenta reciproca en la Casa Matriz, denominada Sucursal por Cobrar (132015) Cuentas por Cobrar a Vinculados Económicos - Sucursales y siempre debe ser igual a la cuenta reciproca Oficina Principal por Pagar.

EJERCICIO.

Una compañia ubicada en la ciudad de Villavicencio, abre una sucursal en la ciudad de Restrepo en Enero 05 de 2003. La sucursal llevará sus propios registros, cerrara los libros y prepara estados financieros al final de cada mes.

La sucursal funciona en un local en arrendamiento, inicia operaciones con $5.000,oo en efectivo y $50.000,oo en inventario de mercancías que le ha dado la principal.

Otras Transacciones hechas por la sucursal.

1. Compra mercancías a crédito por $10.000,oo

2. Vende a crédito $50.000,oo

3. Vende de contado por $20.000,oo

4. Recauda cartera por sus ventas por $42.000,oo

5. Abona a proveedores por $7.500,oo

6. Paga arrendamiento del local por $12.000,oo en efectivo

7. Envia a la sucursal dinero en efectivo por $40.000,oo

Asiento de apertura de la sucursal

En la Sucursal

11050501 Caja Principal 5.000,oo

62053650 Despachos de la Principal 50.000,oo

23100501 Cuentas por Pagar - Casa Matriz 5.000,oo

22200505 Proveedores de Mercancia - Casa matriz 50.000,oo

En la Principal

13201501 Deudores - Vinculados Economicos - Sucursales Efectivo 5000,oo

13201502 Deudores - Vinculados Economicos - Sucursales M/cias 50.000,oo

11100501 Bancos 5.000,oo

41353650 Despachos a la Casa Matriz 50.000,oo

1. Compra de mercancias a crédito por $10.000,oo

62053601 Compra de Electrodomesticos 10.000,oo

22050501 Proveedores de Mercancia 10.000,oo

2. Vende a crédito la suma de $50.000,oo

13050501 Deudores Clientes 50.000,oo

41353601 Venta de Electrodomesticos 10.000,oo

3. Vende de contado la suma de $20.000,oo

11050501 Caja principal 20.000,oo

41353601 Venta de Electrodomesticos 20.000,oo

4. Recauda cartera por $42.000,oo

11050501 Caja Principal 42.000,oo

13050501 Deudores Clientes 42.000,oo

5. Abona a proveedores $7.500,oo en efectivo

22050501 Proveedores de Mercancias 7.500,oo

11050501 Caja Principal 7.500,oo

6. Paga $12.000,oo en efectivo por concepto de arrendamiento del local.

51201001 Arrendamiento Construcciones y edificaciones 12.000,oo

11050501 Caja Principal 12.000,oo

7. Envia la suma de $40.000,oo en efectivo, a la Casa Matriz como abono a la mercancia recibida.

En la Sucursal.

22050505 Proveedores Mercancias - Casa Matriz 40.000,oo

11050501 Caja Principal 40.000,oo

En la Casa Matriz.

11050501 Caja principal 40.000,oo

13201502 Deudores Vinculados Economicos - Sucursales Mercancia 40.000,oo

Si las compra, los Gastos y otras operaciones superan los topes para efectuar retención en la fuente, se debe descontar y contabilizar, así mismo si las operaciones generan iva este se debe contabilizar como recaudado o como descontable, según el caso. Las contabilizaciones de la retención e Iva son común y corriente es decir se afectan las cuentas 2365 y 2408 respectivamente.

Suponemos el cierre de enero 31 de 2003, los saldos a esa fecha son los siguientes:

En la sucursal

CODIGO CUENTA SALDO DEBITO SALDO CREDITO

11050501 Caja Principal 7.500,oo

13050501 Deudores Clientes 8.000,oo

22050501 Proveedores de Mercancias 2.500,oo

22200505 Proveedores de Mercancias - Casa Matriz 10.000,oo

23100501 Cuentas por Pagar - Casa Matriz 5.000,oo

41353601 Venta de Electrodomesticos 70.000,oo

51201001 Arrendamientos - Construciones y Edificaciones 12.000,oo

62053601 Compras de Mercancias - Electrodomesticos 10.000,oo

62053650 Despachos de Mercancias a Sucursales 50.000,oo

Si se efectua cierre en el mes de enero de 2003, se debe cancelar las cuentas de resultado, cargar a inventarios la suma de $20.000, y determinar la utilidad con un crédito a la cuenta 23100501 Cuentas por pagar a la Casa Matriz

En la Casa Matriz

Al efectuar el cierre a enero 31 en la sucursal, en la Casa Matriz se contabiliza la utilidad de $18.000, como un ingreso a Ingresos sucursal credito y un debito a la 13201501 Deudores Vinculado Economicos - Efectivo.

CODIGO CUENTA SALDO DEBITO SALDO CREDITO

11050501 Caja Principal 40.000,oo

11100501 Bancos 5.000,oo

13201501 Deudores Vinculados Economicos - Sucursales Efectivo 5.000,oo

13201502 Deudores Vinculados Economicos - Sucursales Mercancias 10.000,oo

41353650 Venta Electrodomesticos - Despacho M/cias a Sucursales 50.000,oo

SUMAS IGUALES 55.000,oo 55.000,oo

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