Los objetivos de las empresas de abrir Agencias o Sucursales

AGENCIAS Y SUCURSALES

Son lugares de negocio sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento típico de expansión.

Los objetivos de las empresas de abrir Agencias o Sucursales, entre otros son los siguientes:

Incrementar las Ventas,

Ampliar su radio de acción,

Tener el dominio de ciertas plazas

Contacto con los clientes,

Poner al alcance de los clientes los productos que maneja,

Conocer las necesidades del mercado,

Saber que productos son de mayor demanda,

Vender sus mercancias en otros lugares; y

Extender sus operaciones en lugares distintos de la casa matriz.

AGENCIA.

(Art. 264 C.Co.) Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla.

Es una entidad, física, o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa Matriz. Su función consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Por tal razón el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

VENTAJAS.

Esta modalidad de comercialización de los productos representa un muy buena opción para muchas empresas:

No representa una cantidad representativa de gastos fijos, no costos adicionales por la inversión en construcciones e instalaciones,

La comisión representa un costo variable de vantas para la casa matriz. ( Depende de las ventas)

DESVENTAJAS

No es posible utilizarlas para todo los tipos de productos en el mercado,

Gran cantidad de cartera,

Costos de control y mantenimiento; y

La poca fidelidad de los agentes comerciales.

CONTROL.

La Casa Matriz debera llevar un control contable de las ventas, costos y gastos de cada uno de los agentes.

El valor de los fletes, seguros y demas gastos que origine el envio de mercancia a sus agentes, debera ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de ventas.

CARACTERISTICAS.

Tiene surtido de muestras,

No mantiene existencias,

La Casa Matriz es la que cumple los pedidos,

La Casa Matriz es la que aprueba créditos y efectua cobros, (En algunos casos efectua cobros)

Fondo es reponible,

Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes. Cuando no hay contrato de exclusividad con la empresa el agente puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compañias, las cuales incluso manufacturen productos similares; y

Cobran una comisión por las mercancias vendidas. La facturación de las ventas la efectua directamente la casa matriz, y el agente sólo registra contablemente el ingreso por las comisiones.

La estructura legal se constituye mediante un contrato entre el agenta comercial y la compañia fabricante o mayorista del producto.

SUCURSAL

Art. 263 C.Co. Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar la sociedad.

Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribira en el registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendran las mismas atribuciones de los administradores de la principal.

CARACTERISTICAS.

Es la creación de extensiones de la misma compañia, en aquellos lugares en donde se efectuen operaciones con los clientes,

Son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo el mismo nombre o razón social,

Efectúan su propia facturación,

Tienen local propia, mantienen inventarios y pueden o no llevar una contabilidad propia, que sera integrada cada cierto tiempo a la de la Casa Matriz,

CONTROL.

En cada sucursal la Casa matriz debera llevar un control en los siguientes aspectos:

Mercancias en existencias,

Utilidades o perdidas generadas,

Contabilidad

El grado de autonomía garantizado a una sucursal lo determina la Casa Matriz. L amyor parte de las sucursales mantienen sus propios registros de ventas, cartera, etc. Algunas sucursales tienen autoridad para pagar muchos de sus gastos, mientras que otras sólo se les permite hacer pequeños desembolsos, lo que equivale por lo regular a una Caja Menor.

En ocasiones una sucursal puede tener autoridad para pagar a los proveedores por mercancias compradas por o para la sucursal. Sin embargo, la mayor parte de las empresas prefieren centralizar las compras y las cuentas por pagar.

CONTABILIDAD.

Es muy común que una compañia con sus oficinas principales por ejemplo en Bogotá D.C. (Casa MAtriz), tenga sucursales por ejemplo en las ciudades capitales de deptos. En algunos casos la Casa matriz mantiene todos los registros de la contabilidad, incluyendo los de las sucursales, caso en el cual la compañia lleva unicamente un juego de libros. Sin embargo, otras empresas hacen que cada sucursal lleve su propio juego de registros contables, y en este caso la empresa tendra un juego de libros en conjunto, no solo para la oficina principal, sino también para cada sucursal.

El analisis de la contabilidad la podemos dividir en dos partes:

Contabilización de las transacciones de la sucursal, las cuales unas veces serán con la oficina principal, y otras, con los particulares; y

La Consolidación periodica de las cuentas de la oficina principal con las de la(s) sucursal(es) con el fin de preparar estados financieros para la compañia en conjunto. (Consolidación).

CONTABILIDAD DE LA SUCURSAL.

Cuando una compañia abre una sucursal, y esta lleva sus propios registro de contabilidad, (control), que la sucursal llevara como si fuera una empresa juridicamente independiente. Tendrá sus propios libros auxiliares, mayor, etc, y allí se registraran todas las transacciones que la afecten (particulares - Casa matriz).

La diferencia entre la contabilidad de una sucursal y la de una compañia juridicamente independiente consiste en que la sucursal no lleva cuentas de patrimonio. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino la Casa Matriz. La Cuenta que reemplaza a la de Patrimonio y que es llevada por la sucursal es la cuenta oficina Principal por Pagar - (2310) Cuentas por Pagar a Casa Matriz. Tambien se llevara una cuenta reciproca en la Casa Matriz, denominada Sucursal por Cobrar (132015) Cuentas por Cobrar a Vinculados Economicos - Sucursales y siempre debe ser igual a la cuenta reciproca Oficina Principal por Pagar.

EJERCICIO.

Una compañia ubicada en la ciudad de Villavicencio, abre una sucursal en la ciudad de Restrepo en Enero 05 de 2003. La sucursal llevra sus propios registros, cerrara los libros y prepará estados financieros al final de cada mes.

La sucursal funciona en un local en arrendamiento, inicia operaciones con $5.000,oo en efectivo y $50.000,oo en inventario de mercancias que le ha dado la principal.

Otras Transacciones hechas por la sucursal.

Compra mercancias a crédito por $10.000,oo

Vende a crédito $50.000,oo

Vende de contado por $20.000,oo

Recauda cartera por sus ventas por $42.000,oo

Abona a proveedores por $7.500,oo

Paga arrendamiento del local por $12.000,oo en efectivo

Envia a la sucursal dinero en efectivo por $40.000,oo

Asiento de apertura de la sucursal

En la Sucursal

11050501 Caja Principal 5.000,oo

62053650 Despachos de la Principal 50.000,oo

23100501 Cuentas por Pagar - Casa Matriz 5.000,oo

22200505 Proveedores de Mercancia - Casa matriz 50.000,oo

En la Principal

13201501 Deudores - Vinculados Economicos - Sucursales Efectivo

5000,oo

13201502 Deudores - Vinculados Economicos - Sucursales M/cias

50.000,oo

11100501 Bancos

5.000,oo

41353650 Despachos a la Casa Matriz

50.000,oo

Compra de mercancias a crédito por $10.000,oo

62053601 Compra de Electrodomesticos 10.000,oo

22050501 Proveedores de Mercancia 10.000,oo

Vende a crédito la suma de $50.000,oo

13050501 Deudores Clientes 50.000,oo

41353601 Venta de Electrodomesticos 10.000,oo

Vende de contado la suma de $20.000,oo

11050501 Caja principal 20.000,oo

41353601 Venta de Electrodomesticos 20.000,oo

Recauda cartera por $42.000,oo

11050501 Caja Principal 42.000,oo

13050501 Deudores Clientes 42.000,oo

Abona a proveedores $7.500,oo en efectivo

22050501 Proveedores

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