TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Ensayo

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Según mi concepto, la tabla de retención el objetivo que se persigue al elaborar y aplicar los instrumentos archivísticos es un listado de series y subseries con sus documentos a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital, las tablas de retención se elaboran con el fin de que los documentos activos que se están produciendo en cada una de las dependencia de una entidad sea del estado o privada para llevar un control de que se encuentra en el área.

Los documentos poseen valores primarios y secundarios que pueden ser administrativos, contables, legales así como históricos, culturales o científicos.

Según lo expuesto por el archivo general de la nación los que se quiere es que las tablas de retención se fomenten su uso, de esta forma se tomaran decisiones sobre el modo de organizar los documentos de archivo y el tiempo que deben permanecer en la fase de archivo de gestión y que tiempo en archivo central para luego llegar a su etapa final de eliminación.

Para llevar este control de documentos se debe seguir unas normas las cuales regulan el manejo de la documentación.

Por último la tabla de retención de documentos se debe aplicar en su totalidad de documentos producidos por la entidad en el ejercicio de las funciones independientemente del formato o soporte en el que se encuentre, si por el contrario los documentos almacenados por los funcionarios en sus computadores son documentos electrónicos, es decir que son documentos de valor primario y deberán ser tratados conforme a los procesos archivísticos.

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