Tablas De Retencion Documental

INTRODUCCION

Se elaboraron las siguientes Tablas de Retención Documental de la empresa Asi Ingeniería S.A.S de acuerdo a los lineamientos y directrices fijadas por el Archivo General de la Nación y en ellas se determina el tiempo que los documentos deben permanecer en cada una de sus fases y el momento en el que deben ser trasladadas a la siguiente. Es decir, señala la permanencia de estos es sus etapas activa, semiactiva, inactiva y permanente. Para ello se llevó a cabo los diferentes procedimientos y exposiciones finales que le asignara a cada serie como la CONSERVACION TOTAL (CT), ELIMINACION (E) MICROFIRMACION (M) SELECCIÓN (S), de acuerdo a sus características primarias y secundarias.

METODOLOGIA

Para la elaboración de las Tablas de Retención Documental se contemplaron los siguientes pasos metodológicos:

1. Compilación de la información institucional

- Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)

2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución.

- Identificación y definición de unidades documentales.

- Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.

- Identificación de valores primarios de la documentación.

3. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

- Elaboración de Tabla de Retención Documental teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia.

ENCUESTA

1. ¿Función de la oficina que genera o tramita?

2. En el archivo central la oficina sigue consultando esta unidad documental?

Con que frecuencia:

Que años:

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3. Normas que regulan la producción tramite y conservación:

• Tramite

• Original

4. ¿Con que periodicidad se producen los documentos?

• Diaria

• Semanal

• Mensual

5. Características de los soportes:

• Papel

• Cinta magnética

• Microfilm

• Otro:

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