TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA

1. Facilitan el manejo de la información.

2. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

3. Permiten a la administración proporcionar un servicio efectivo.

4. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

5. Garantízan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

6. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO

1. Permiten el manejo integral documentos.

2. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total

3. Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

4. Identifican y reflejan la funciones institucionales.

5. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos

6. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la Gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de Gestión

APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION

Una vez aprobada la tabla de retención por parte del consejo municipal de archivos o el departamento de archivos, la administración deberá proceder: Adoptar las TRD atravez de un acto administrtativo, bien sea un decreto o una resolución, en donde se establezca la fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento por parte de todas las dependencias de las entidades del orden documental.

MARCO JURÍDICO DE LAS TRD

- Ley 594 de 2000, Art. 24 “Obligatoriedad TRD”

- Decreto 1382 de 1995 “Obligatoriedad presentación TRD.”

- Acuerdo 009/2002 del AGN “TRD Mindefensa”

- Acuerdo 047/2002 del AGN “TRD Comando Fuerza Aérea”

- Acuerdo 006/2003 del AGN “TRD Comando General”

- Acuerdo 007/2003 del AGN “TRD Comando Ejército”

- Acuerdo 011/2003 del AGN “TRD Fondelibertad”

- Acuerdo 013/2004 del AGN “TRD Comando Armada”

- Acuerdo 016/2005 del AGN “TRD Policía Nacional”

- Acuerdo 038/2002 del AGN “Elaboración y Aplicación TRD”

- Resolución 0437/2004 MDN “Por la cual

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