TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Servicio Nacional de Aprendizaje

Sena

Tema

Conservación y preservación de documentos

Competencia

Organización de documentos

Técnico en Asistencia Administrativa

Código 964344

Aprendiz

Lizett Jazmín Guzmán Molina

Rosiris Astrid Arévalo Rodríguez

Instructora

Tatiana Margarita Pinedo Salgado

Fecha

23 de Febrero de 2016

Pasacaballos – Bolívar.

[pic 1]TECNICO ASISTENCIA  ADMINISTRATIVA

Competencia: organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

Resultado de aprendizaje: conservar y preservar los documentos (soporte papel o electrónico) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente

Actividad: De acuerdo a lecturas realizadas sobre conservación y preservación  de documentos, responda los siguientes interrogantes:

1. Defina Conservación Documental

1. ¿Por qué se deterioran los documentos?

1. ¿Cuáles cree usted que son las mejores condiciones de preservar los documentos?

1. ¿Cuál es la normatividad sobre prevención y conservación de documentos?

1. Identifique con una breve explicación cada uno de los factores de deterioro en los fondos documentales.

Solución.

1. Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante su manejo en mayor tiempo posible.

1. Los documentos se deterioran por dos causas:

Las causas externas que son producidas por agentes externos al objeto como los Ambientales, Biológicas, Catastróficas, Antropogenicos.

Las causas internas que son producidas por los propios componentes del objeto como es el tipo de calidad del material, el proceso, el encolado y aditivos, los elementos sustentados y presencia de elementos metálicos como las tintas.

1. Consideramos que en cuanto al almacenamiento es adecuado que la ubicación de los documentos y que los elementos con los cuales se utilicen para dicha preservación como archivadores, gavetas y demás, este en un ambiente apropiado donde las condiciones sean las necesarias para preservarlos adecuadamente.

Mientras que en el Medio Ambiente se debe garantizar la larga duración de los documentos por lo que es fundamental que se proporciones condiciones de higiene ambiental en el área de almacenamiento, es decir, un adecuado control de las plagas biológicas, de la luz, de la temperatura, de la humedad, de la contaminación atmosférica y del polvo.

También podemos considerar que se pueden tomar medidas de protección contra riesgos de Incendio, adecuando el sistema eléctrico en conductos especiales y colocando conmutadores principales fuera de las áreas de almacenamiento.

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