TRABAJO SEPTIMA SEMANA

NOMBRE: JAVIER RINCON SEDANO.

FECHA: 17 DE OCTUBRE.

ACTIVIDAD: SEPTIMA SEMANA.

TEMA: RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos

La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.

Reglas generales

• El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía.

• Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

• Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

• Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.

• Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.

Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería

Para objetos frágiles

• Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.

• Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

• Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.

• Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio.

• El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

• No considere que basta con poner etiquetas de “Frágil” y “Trátelo con cuidado” para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información.

Recibo Y Despacho De Documentos

• Todos los envíos deberán ir en sobre oficial del Departamento de la empresa indicando el nombre del remitente.

Establece la forma correcta de embalar: impresos; objetos pequeños; documentos de gran tamaño como planos, mapas, fotografías; documentos que no pueden doblarse ni enrollarse; objetos frágiles; líquidos y polvos secos.

• OBJETOS DE GRAN TAMAÑO MAPAS, PLANOS Y FOTOGTAFIAS

Deben utilizar tubos triangulares y no cilíndricos, tipo tubo parta embalar rolos de planos o proyectos.

• IMPRESOS

Tales como revistas u otras publicaciones deben ser embaladas correctamente para evitar que se muevan durante el transporte, manchando y dañando el contenido, todos los materiales impresos deben llevar flejes y retractilado, acolchado la caja después en el fondo, lados y parte superior con relleno.

• OBJETOS PEQUEÑOS

Proporcionarles sobres plásticos auto-sellados paquetes de papel burbuja, sobres de cartón y caja de cartón bajo pedido.

• LIQUIDOS Y POLVOS SECOS

Los líquidos deben ser embalados en envases anti-goteo y sellado con una bolsa plástica. Los semilíquidos como grasas y de olor fuerte deben ser embalados en latas fuertes preferentemente de aluminio y sellados herméticamente. Los polvos secos deben ir embalados de manera que no dañen a otros bienes, en recipientes plásticos sellados herméticamente y ubique el recipiente plástico en una caja redondeada de cartón corrugado.

2. Evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en tu empresa y:

 Describe cada uno de los procedimientos observados y señala las ventajas y desventajas que encuentras en cada uno.

 Diseña una propuesta que permita solucionar los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de documentos que se realizan en la entidad donde laboras.

VENTAJAS

• Se realiza en forma ordenada

• Es clara la recepción

• Es entregada en forma ágil y oportuna

DESVENTAJAS

• No presenta horario de atención

• No diferencia entre comunicación oficial y comunicación personal.

RTA: poner en un lugar visible el horario de atención al público para la consulta de sus documento como lo está establecido en el acuerdo 060 de 2001 en el artículo 15

ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

Escribir al frente de cada numeral las palabras que corresponden a cada una de las definiciones y resaltarlas en la sopa de letras.

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